履歴書の書き方
履歴書の書き方を項目ごとに解説！記入例や注意点も紹介
正社員採用を目指す転職活動や、アルバイト・パートの応募時には履歴書の作成が伴います。特に転職活動では、書類選考が行われるケースが多いため、履歴書の書き方を間違えてしまうと対面することなく不採用になってしまう可能性があります。
本記事では、履歴書の項目ごとに書き方を解説します。記入例や注意点も併せて紹介するため、履歴書の作成方法がわからない方はぜひ参考にしてみてください。
履歴書を書く前に必要な準備と心構え
履歴書を書く際は、まず事前準備をしましょう。
ここでは、作成前に準備しておくことや書く際の心構えを解説します。
パソコン・手書きのどちらで作成するかを決める
最近は、パソコンもしくはスマートフォンで履歴書を作成することも多いです。
ただし、100％デジタル履歴書でも問題ないとはいえないため、応募企業の募集要項を必ず確認しましょう。
なお、手書きの場合は黒インクのボールペンを使用し、にじみの少ないゲルインクや油性のボールペンで書くのがマナーです。消せるボールペンは避け、記入ミスがあれば修正液ではなく新しい用紙に書き直します。事前に見本を作成しておくと、後半の記入ミスによる書き直しを防ぐのに役立つでしょう。
履歴書のフォーマットを決める
履歴書には複数の規格があり、応募先の企業が指定するフォーマットを使用するのが基本です。
JIS規格の履歴書は職歴の記入欄が多く、自由記入欄が統合されているのが特徴です。職歴が少ない方や自己PRを強調したい方は、JIS規格とは別のフォーマットを選ぶと良いでしょう。また、特に指定がない場合は、市販の履歴書やダウンロード可能なフォーマットから自分のアピールしやすい項目や経歴に合ったフォーマットを選定することが重要です。
時間に余裕をもつ
履歴書を書き始める前には、十分な時間を確保して作成しましょう。急いで書くと記入ミスが増えます。丁寧に心を込めて書かれた履歴書は、採用担当者の第一印象に良い影響を与えるため、提出期限ギリギリではなく余裕をもって作成しなくてはなりません。
応募先に適した内容を心がける
履歴書の内容は、応募先企業ごとに変えるのがよいでしょう。同じ履歴書を使いまわすと、自己PRや志望動機などに違和感が生まれてしまい、採用担当者の不信へと繋がります。
応募企業に向けた履歴書を作成するためには、企業が求めている人材像を理解し、その企業において活かせる職務経歴を強調する必要があります。また、志望動機も具体的かつ応募企業向けの内容にすることが重要です。
【項目別】履歴書の書き方・記入例
履歴書にはさまざまな項目があります。それぞれ書き方のマナーが決まっているため、適切に対応しなくてはなりません。ここでは、履歴書の各項目における書き方と記入例をご紹介します。
基本情報の書き方
履歴書の基本情報には下記の項目があります。
・日付
・氏名
・印鑑
・住所
・写真
・連絡先
以下で、各項目について解説します。
日付の書き方は履歴書によって異なる
履歴書の提出方法によって、日付の記入が異なるため注意が必要です。郵送の場合は、ポストに投函（または郵便局に差し出し）する際の日付を記入します。一方、メール送付の場合は、メールを送信するときの日付を履歴書に記入します。また、履歴書内の年号はすべて統一しましょう。
日付の記入例は、以下のとおりです。
令和5年 3月1日現在 |
氏名の姓と名の間はスペースを空ける
氏名を記入する際は、姓と名の間にスペースを空けると読みやすくなります。「ふりがな」と書かれていれば、振り仮名は平仮名で記入しましょう。「フリガナ」と書かれていれば、振り仮名は片仮名で記入します。
氏名の記入例は、以下のとおりです。
ふりがな やまもと いちろう | 男・女 |
氏名 山本 一郎 |
印鑑はかすれや欠けがないように押す
履歴書に印鑑欄がある場合は必ず押印が必要になります。曲がらないよう注意して、かすれやにじみ、欠けがないようにしっかりと押印しましょう。
基本的に朱肉タイプの認印を使用し、シャチハタや実印は使用しません。
住所は省略しない
応募企業と同じ都道府県であっても、必ず都道府県名から省略せずに記入します。アパートやマンションに住んでいる方は、建物名と部屋番号も記入しましょう。振り仮名は、番地や部屋番号を除いて記入します。
住所の記入例は、以下のとおりです。
現住所 （郵便番号100-1111） とうきょうと みなとく ろっぽんぎ ろっぽんぎまんしょん 東京都 港区 六本木1丁目3-3 六本木マンション203号 |
写真は直近のものを使用する
履歴書に貼る写真は、直近3か月以内に撮影したものを使用するのがマナーです。写真サイズは縦3.6～4cm、横2.4～3cmで、胸から上を正面からカラー撮影します。写真裏には氏名を記載しておき、身だしなみや表情に注意して撮影しましょう。
なお、写真撮影時における男女の注意点は、以下のとおりです。
・男性の注意点
スーツは紺やグレーなど明るすぎないダークな色調のものを選びましょう。ワイシャツはスーツに合わせてボタンダウンではない一般的なものにしておくのが無難です。ネクタイはシンプルなデザインの青や紺などを選びます。
色味や形も重要ですが、シワが入っているとせっかくのスーツが台無しになってしまうため、アイロンやスチーマーでの手入れは欠かせません。
髪型は、ほど良い長さの短髪が適切です。整髪剤を使用して軽く整えることで清潔感を保ちましょう。前髪が目や眉にかかるときは、サイドに流して目や眉の表情が見えるように調整します。強くワックスで固めることや、遊び心のある立ち上がりの髪型は避けるべきです。
・女性の注意点
男性と同様にスーツやジャケットは、紺やグレーなどの落ち着いた色合いが好ましく、無地や細かいストライプ柄がおすすめです。インナーは、顔色を明るく見せるために白や明るいベージュが適しています。襟付きのインナーを選ぶ場合は、ボタンをきちんと上まで留め、襟のないものは開きすぎないデザインを選びましょう。ラフな印象を与える素材のTシャツなどは避けるべきです。
アクセサリーは、小ぶりのネックレスやピアスが適しています。メイクについては、派手すぎる色合いのリップやチークなどは控えましょう。
ただし、証明写真では色が飛びやすいため、やや濃いめのメイクを心がけます。
髪型は、顔やスーツが隠れないように、長い髪は後ろでまとめるか背中に流し、清潔な印象を保ちましょう。まとめる際は、乱れた髪の毛が出ないように気をつけます。ショートヘアやミディアムヘアの方は、顔にかからないようにサイドの髪を耳にかけるなどの工夫が必要です。前髪が目や眉にかかる場合は、サイドに流して目や眉の表情をしっかりと見せるようにしましょう。
連絡先（電話番号・メールアドレス）は連絡が取れるものを記入する
電話番号は、日中に連絡が取りやすい番号を記入します。固定電話がない場合は、携帯の電話番号だけで構いません。現住所欄の下に連絡先欄がある履歴書は、現住所と同じであれば、「同上」と書きます。
メールアドレスは、添付ファイルが開けるフリーメールを使用し、会社用ではないプライベートなものを使用するのがマナーです。メールアドレス欄がない場合は、「連絡先欄」にメールアドレスを記入しておきましょう。
在職中の方は、会社の連絡先は使用せず、個人のメールアドレスと電話番号を記入します。
連絡先の記入例は、以下のとおりです。
・（）なしの場合
TEL 03-1234-5678 | 携帯番号 090-9876-5432 |
FAX なし | E-mail ●●@××mail.com |
・（）ありの場合
TEL （03）1234-5678 | 携帯番号 （090）9876-5432 |
FAX なし | E-mail ●●gmail.com |
学歴・職歴欄の書き方
履歴書には、学歴と職歴も滞りなく記入しなくてはなりません。ここでは、学歴と職歴欄の書き方を解説します。
学歴は高校卒業から記入する
新卒の方は中学卒業から記入します。転職活動時の履歴書は、高校（または高専）の卒業年次から記入が一般的です。高校名は正式名称で「○○県立△△高等学校」のように詳細に記入し、大学は学部・学科名まで詳細に記述しましょう。
応募職種に関連する内容や専攻・研究テーマは詳細に記入します。中退・休学がある場合は簡潔に理由を記入し、正確な情報を記載することが必要です。
学歴の記入例は、以下のとおりです。
年 | 月 | 学歴・職歴 |
学歴 | ||
2011 | 3 | ●●区立●●中学校 卒業 |
2011 | 4 | ●●市立●●高等学校 入学 |
2014 | 3 | ●●市立●●高等学校 卒業 |
2014 | 4 | ●●大学 ●●学部 ●●科 入学 |
2015 | 10 | ●●大学 ●●学部 ●●科 在学中 |
職歴は時系列に記入する
職歴欄は、会社名だけでなく所属部署や雇用形態を時系列順に書き、短期間の勤務であっても正確に記入しましょう。入社・退社の年は和暦か西暦表記を統一し、「職歴」と1行目に書くのがマナーです。
勤務形態によっては「契約社員」や「アルバイト」など、雇用形態を詳細に記入しましょう。アルバイト歴を書く際は、長期間勤務した経歴のみを書き、短期間勤務は書かないのが一般的です。
転職活動のブランク期間や無職期間を記入する必要はありませんが、留学や介護などやむを得ない理由であれば理由を明記します。退職理由は「一身上の理由」と書くのが一般的で、詳細な理由は省略しても良いでしょう。最後に「現在に至る」と記入し、賞罰がない場合は「以上」と右詰めで締めくくります。
年 | 月 | 職歴 |
2015 | 4 | ●●株式会社 入社 |
東京支社 第二営業部 営業一課に配属 | ||
2018 | 3 | 一身上の都合により退職 |
2019 | 4 | 〇〇株式会社 |
法人営業部 第二営業部に配属 | ||
現在に至る | ||
以上 |
免許・資格欄の書き方
免許・資格は応募職種に関連し、正式名称で正確に記入しましょう。取得した順に、時系列に従って免許・資格を列挙するのがマナーです。記載できる免許・資格がない場合は、「特になし」と簡潔に明記します。
具体的な記入例は、以下のとおりです。
年 | 月 | 免許・資格 |
2020 | 2 | 実用英語検定 2級 取得 |
2021 | 7 | 普通自動車第一種 運転免許 取得 |
2023 | 5 | Microsoft Office Specialist Excel 2019 取得 |
志望動機欄の書き方
志望動機欄には、応募先企業や業界の魅力を感じ、他の選択肢よりもなぜこの企業・業界に応募したのかを強調し、志望した動機を記入します。過去の仕事や経験、獲得したスキルをもとに、応募職種での強みや活かせるポイントを明確に説明しましょう。
志望動機に給与や休暇条件が含まれる場合は記載しても問題ありませんが、「努力や成果を評価される環境で働きたい」など、仕事への意欲を示す要素も組み込む必要もあります。また、志望動機・自己PR・転職理由には必ず一貫性を持たせましょう。面接の際にも同じことを聞かれる可能性がありますが、一貫性のない回答をしてしまうと不信感に繋がります。
最終的な文章の長さは200～250文字程度に収め、要点を簡潔かつわかりやすくまとめましょう。
志望動機の記入例は、以下のとおりです。
私が貴社を志望する理由は、専門知識を磨きたいためです。前職では総務事務を担当し、総務部門が限られた人員で構成されていたため、株主総会や社内イベントの企画、備品の手配、経費の処理など、幅広い業務を経験しました。しかし、将来のキャリアについて考えると、総務の中で得意分野を見つけ、より専門性を高めたいという思いから今回の転職を決意しました。 貴社では社内イベントに力を入れており、総務部門に専門的なチームがあると聞いています。そのため、従業員の満足度を高めるためのイベント企画に専門的に関われるのではないかと期待しています。前職での経験から、マルチタスクで効果的に業務を進めることや進捗管理が得意であり、イベントを統括するポジションなどに挑戦したいと考えています。そして、楽しいイベントを企画・実行することで、社員の結束力や会社への満足度を高めることに貢献したい所存です。 |
趣味・特技欄の書き方
趣味・特技欄には、応募先の業界や業務に関連する趣味や特技を優先的に記載します。関連性があることで、自分がその仕事に向いていることや業務に興味を持っていることをアピールしやすいでしょう。
単なる趣味や特技だけでなく、どれだけその活動に打ち込んでいるかや、達成したこと、経験したエピソードを交えて具体的に記述するのがポイントです。例えば「ジョギングを3年前から続け、毎週7～8キロを走破しています」といった、具体的な情報を追加することでアピール力をより高められます。
趣味・特技欄は自分をアピールできる情報があるため「空欄」や「特になし」とせず、できるだけ記入することが望ましいでしょう。自分の個性を際立たせる要素が見つからなくても、一般的な趣味や特技を簡単に記載するだけでも良いです。
趣味・特技欄の記入例は、以下のとおりです。
趣味 ・旅行（これまでに8か国、32都道府県を訪れました。旅の様子をインスタグラムやブログで共有しており、フォロワー数は3,000人です。） ・舞台鑑賞（ミュージカルやオペラなど、幅広い舞台を楽しんでいます。ドイツでのオペラ鑑賞も経験しました。） ・剣道（中学生時代から取り組んでおり、現在も継続中です。地元の道場で子供たちに指導も行っています。） 特技 ・マラソン（週に1時間のランニングを欠かさず行っています。ホノルルマラソンを目標にトレーニングを重ねています。） ・人との共通の話題を見つけるのが得意（人見知りをしない性格のため、どの世代の方ともすぐに打ち解けられます。） |
通勤時間欄の書き方
自宅から会社までの通勤時間は、自宅を出発してから会社に到着するまでの片道の移動時間を5分単位で詳細に記入します。複数の経路が考えられる場合は、最短経路を優先的に選び、それを明確に記述するのがマナーです。
移動手段についても具体的に記載し「電車」「バス」「徒歩」など、どのような手段を利用しているかを明示します。
具体的な事例は、以下のとおりです。
通勤時間 |
電車・自転車 約0時間45分 |
本人希望欄の書き方
本人希望欄には、基本的に「貴社の規定に従います」と記入します。企業が複数の職種や勤務地で求人を募集している場合は、希望する職種や勤務地を追加して記入することも検討できるでしょう。
特定の譲れない条件がある場合、その要望をこの欄に記入することも可能です。待遇面の要望などは面接で直接相談するほうが良いですが、迷う場合は「貴社の規定に従います」という記入が無難でしょう。なお、連絡・勤務開始の可能なタイミングを伝える事例は、以下のとおりです。
在職中のため、平日の午前10時から午後7時まで電話に出られません。 また、現職の引き継ぎが必要な関係で、新しい職場での勤務開始は2024年4月1日以降となります。 |
パソコン・紙の履歴書に関する注意点
履歴書はパソコンと手書きのどちらかで作成するかによって、注意点が異なります。以下で、それぞれの内容を確認しておきましょう。
パソコンで履歴書を書く際の注意点
近年、履歴書をパソコンで作成する方が一般的とされていますが、紙とは異なる注意点がいくつかあるため、必ず事前に確認しましょう。
スマホで履歴書を作成する方はこちらの記事を参考にしてください。
ファイル形式はPDF
履歴書をパソコンで作成する場合、WordやExcelを使うケースが多いですが、提出する際には、PDFのファイルを使用するがマナーです。また、個人情報保護のためにパスワードを設定することも忘れてはなりません。
メール送付時のマナー
履歴書をメール送付する場合、件名は簡潔でわかりやすいものにするように心がけましょう。例えば「履歴書ご送付の件（氏名）」などが一般的です。また、採用担当者が管理しやすいようにファイル名に氏名と送信日時を追加しておきましょう。
紙で履歴書を書く際の注意点
紙で履歴書を書く場合、筆記用具は消せるタイプのボールペンを避け、黒のボールペンか万年筆で記入します。また、記載ミスをしたときは、修正液や修正テープは避け、二重線と訂正印で訂正するのがマナーです。
封筒のサイズと書き方
封筒は白色を選び、A4サイズの履歴書であれば「角形2号」、B5サイズであれば「角形3号」の封筒を使用します。送付先企業の住所や担当者情報を正確に表記し、「履歴書在中」と明記しましょう。折れ曲がらないようにクリアファイルに入れ、送付状（添え状）を同封するのがマナーです。
履歴書を持参するときのマナー
面接に履歴書を持参するときは、必要書類をクリアファイルに挟み、白色の封筒に入れて持参するのがマナーです。
すべての項目を適切に記入し採用を勝ち取る履歴書を作成しよう
履歴書には多くの項目があり、それぞれ適切なマナーが存在します。人事の採用担当者の印象を良くするためにも、本記事の内容を参考に履歴書の内容を検討してみることが大切です。しかし、実際に作成をはじめると、項目が多いため作業を簡略化したいと思うことでしょう。そのような場合には、「ワンポチ」の活用がおすすめです。
履歴書作成「ワンポチ」ではPC・スマホから履歴書・職務経歴書が作成できます。新卒・転職・アルバイト等のシーン別フォーマットで簡単入力。自己PRや志望動機の各種テンプレートはもちろん、入力内容の保存機能、作成後のダウンロードも簡単にできるので、誰でも気軽にご利用いただけます。履歴書を効率よく作成できるワンポチをぜひお試しください。
