履歴書の書き方
【事務職】志望動機はどう書く？アピールしたいスキルや例文をご紹介
履歴書は、自分の学歴や職歴、保有している資格などを企業にアピールする書類です。なかでも重視したいのが、志望動機です。今回は、事務職への就職を目指す方に向けて、志望動機を履歴書に書くときのコツやNG記載例をまとめました。また、新卒・未経験者・経験者の志望動機の例文もまとめているため、「自分をしっかりとアピールしたい」「ほかの入社希望者と差別化を図りたい」という方はぜひお読みください。
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事務職の志望動機を考える前に！知っておきたい仕事内容・求められる能力
志望動機を考える前に知っておきたいのが、事務職の仕事内容と仕事をするうえで必要なスキルです。事務職には一般事務・営業事務をはじめさまざまな種類があり、行う業務もそれぞれ異なります。まずは、一般事務・営業事務・医療事務の仕事内容と求められる能力を、わかりやすく表にまとめました。
仕事内容 | 求められる能力 | |
|---|---|---|
一般事務 | 書類作成 来客対応 郵送物の仕分け 社員の業務サポート | 事務処理能力 コミュニケーション能力 コンピュータースキル スケジュール管理能力 |
営業事務 | 書類作成 データ集計 顧客情報の管理 来客対応 電話やメール対応 | 事務処理能力 会計に関する知識 コミュニケーション能力 接客スキル |
医療事務 | 診療受付 会計 診療報酬請求 | 医療保険に関する知識 事務処理能力 接客スキル |
それぞれの仕事の特徴や求められる能力を詳しく見ていきましょう。
【一般事務】に必要な能力
一般事務は、データ入力、書類作成、電話対応、お客様対応、郵便物の受け取りや郵送、社員の支援といった数多くの業務を行います。
仕事をこなすためには、速く正確に事務処理をする能力が必要です。
また、一般事務をしていると、書類を作成する機会も少なくありません。タスクを期日内にしっかり完了するためのスケジュール管理能力や、コンピュータースキルも身につけておくと良いでしょう。別の部署と協力し合ったり、来客に対応したりする場面も多いため、会話力も重要です。
【営業事務】に必要な能力
営業部署を支援する営業事務の仕事内容には、顧客管理、来客応対、電話・メール応対、書類作成やデータ集計があります。企業によって、営業担当に1対1でつくケースと、部署全体を複数人の営業事務でサポートするケースに分かれます。
営業事務の仕事を遂行するためには、事務処理能力、会計に関する知識が求められます。営業事務はほかの事務職よりも数字を扱う機会が多いことが理由です。また、顧客と直接やりとりすることも多いため、来客や電話に対応できる能力や接客スキルも求められるでしょう。
【医療事務】に必要な能力
医療事務は、受付・会計業務、クラーク業務、レセプト業務に分けられます。受付・会計業務は、カルテの作成や診察券の発行、医療費の会計などを行うため、接客スキルや事務処理能力、医療保険についての知識が必要です。
クラークは医療スタッフと患者の橋渡し的な役割を担います。外来では電話対応やカルテの整理、病棟では入退院の手続きや手術の日程管理といった業務を行うため、コミュニケーションスキルのほか、スケジュール管理能力も重要となるでしょう。
また、レセプト業務は、診療報酬明細書を作成して保険負担分を審査支払機関に請求するため、医療に関する知識や作業の正確さが求められます。
そのほかの事務職
事務の仕事には、ほかに経理事務や秘書もあります。
経理事務は、入金・出金の管理、請求書発行、税金の申告といった仕事を担っています。書類を作成したり各種数値を入力したりするための情報処理能力や正確性が必要です。
秘書は、管理職や特定の人の業務を陰で支えています。書類作成や顧客対応のほか、日程を調整したり管理したりすることも多いでしょう。上司の予定が滞りなく進むように、スケジュール管理能力はもちろん、素早く仕事をこなす力や柔軟な対応力も求められます。秘書が来客対応する相手は、取引先の役員や投資家など重要な人物であることが多いため、配慮ある言葉遣いや立ち振る舞いが必要です。
事務職の志望動機でアピールできるスキル
履歴書を書くときは、就きたい仕事に合ったスキルや資格があることをアピールしましょう。新卒や未経験者であれば、求められる能力をもっていないケースもあるかもしれません。しかし、資格を保有していなくても、事務職の仕事に活かせる経験はあります。ここからは、事務職でアピールできるスキルを、経験と資格に分けてチェックしていきましょう。
アピールできるスキル～経験編～
事務職の志望動機でアピールしたい経験は、以下の通りです。
【アピールできる経験】
・請求書や契約書の作成
・データの入力や分析
・在庫管理
・発注業務
・カスタマーサービスでの電話応対
・接客や営業
・スタッフのシフト管理
・業務の効率化
大前提として、事務職にはパソコンスキルが必要です。職務未経験の方は、パソコンを用いて書類を作成したりデータを入力したりといった実績、在庫管理や接客業の経験などがあると、アピールしやすいでしょう。
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アピールできるスキル～資格編～
次にアピール可能な資格をチェックしてみましょう。
【アピールできる資格】
・パソコン関連の資格
・文書情報管理士
・TOEIC／実用英語技能検定
・秘書検定
・社会保険労務士
・医療事務関連資格（医療事務）
・簿記（経理事務）
先ほどパソコンスキルが必要とご説明しましたが、経験があるだけでなく資格をもっていると、よりアピールしやすくなります。文書情報管理士の資格は、文書のデジタル化や情報管理などの知識があることをアピールできるでしょう。社会保険労務士の資格がある方は、就業規則や労働者名簿の作成、人事労務の問題解決に向けたサポートが行えることをアピールできます。
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ほかの入社希望者と差別化するために志望動機に記載したい内容
「履歴書でほかの入職希望者と差をつけたい」と考える方もいるでしょう。志望動機で評価されたい場合は、「なぜ事務職を志望するのか」「なぜその企業を選んだのか」を記載するとよいでしょう。また「企業に貢献できる能力」と「客観的な評価」も重要なポイントです。各ポイントについて、もう少し掘り下げて見ていきます。
【ポイント1】事務職を志望する理由
まずは、志望動機に説得力をもたせるために、数ある仕事のなかで「なぜ事務職を志望するのか」を明確に記載します。「企業や社員を支える事務職に就きたいと考えた」というだけでなく、きっかけとなった実際のエピソードを入れられると良いでしょう。例えば新卒なら「部活動のマネージャーを通して部員を支えることにやりがいを感じたため」などの理由があると、説得力が増します。
また、過去の経歴をアピールしつつ、事務職でさらなる前進を希望している旨を記載しましょう。例としては「接客業務にやりがいを感じていたが、事務業務を効率化して組織に貢献したいと考えるようになった」「さらなるスキルアップを求めて転職活動を始めた」などが挙げられます。
【ポイント2】その企業を志望する理由
志望理由に「なぜその企業に入社したいのか」を書くと、採用担当者に良い印象を与えられるため、ほかの希望者と差別化できるでしょう。重要なのは、競合他社ではなく応募先企業ならではの要素を盛り込むことです。入社希望の企業の特徴や強み、事業形態を把握しておくと良いでしょう。企業情報をしっかり収集したうえで自分なりの思いを記載すると、意欲が伝わりやすいでしょう。
ただし、記載内容が企業のコンセプトや仕事内容にマッチしていないと、マイナスの印象を与えかねません。応募先企業について、しっかりと研究しておくことをおすすめします。
【ポイント3】企業に貢献できる能力
入社後の活躍をイメージしてもらうためには、企業に貢献できる自分の能力やスキルをアピールすることも重要です。求められているスキルを読み取ったうえで、自分の強みを記載しましょう。例えば、「文書情報管理士の資格を活かして貴社に貢献したい」「前職で身につけたコミュニケーション力を発揮したいと考えている」のように、応募先の企業の即戦力になれること・働く意欲があることを伝えると効果的です。
事務職の経験がなくても、過去に似た業界で仕事をした過去があれば、戦力になることを十分にアピールできます。応募先企業のビジネスに関連づけて、再現性のあるエピソードを記載しましょう。
【ポイント4】客観的な評価
即戦力になれる旨を記載するときは、第三者からの冷静な評価を盛り込むと説得力が増します。「作成した資料が見やすいと上司に評価された」「丁寧な対応が功を奏して契約を獲得できた」など、上司・同僚・顧客から得た客観的なコメントを記載してアピールしましょう。自分では褒められた事実を覚えてなくても、仕事をするなかで高い評価を得ている可能性もあります。任された業務内容も思い出しながら、振り返ってみましょう。
事務職の志望動機で避けるべき記載
履歴書を書く際は、志望動機で避けるべき内容を知っておくことも大切です。前職に対する不満や、待遇に関する考え方を記載すると、仕事に対する熱意がないと判断される可能性があります。以下のNG記載例を参考に、志望理由でマイナスな印象を与えないよう気をつけましょう。
【NG記載1】意欲のない印象を与える内容
事務職を選んだ理由として「前職がいやだから」「前職が向いていないから」といったネガティブな印象を与える内容を記載することは避けましょう。また「デスクワークだから」「人の目を気にせず仕事に没頭できるから」「ノルマがないから」という記載も、相手に「楽をしたいのでは？」と思わせてしまう可能性があります。
マイナスの印象を与えずに意欲をアピールするためには、「教えてもらいたい」という受け身ではなく、自分で学ぶ姿勢が求められます。前向きな内容を記載して、プラスの印象をもってもらえるようにしましょう。
【NG記載2】待遇や条件ばかり重視していると思われる内容
「給与が高いから」「週末休めるから」という記載は、待遇や条件を重視していると捉えられるため避けるのがベターです。待遇さえ良ければ、競合他社を志望する可能性があると思われてしまいます。応募先企業に「何としてでも入社したい」という強い意志を伝えたいのなら、実際に待遇が良いと感じても、ほかの志望理由を記載しましょう。
【NG記載3】体調に関する内容
業務に支障がない限り、体調に関する記載はしなくても良いでしょう。「腰が悪い」「前職で体を壊した」といった内容は、職務遂行に関して不安を与える可能性が高くなります。職務遂行に影響がなければ、あえて記載する必要はありません。
ご紹介した事務職の志望動機に関するNG記載例は、正社員、パート、未経験者、経験者すべてのケースに当てはまります。マイナスな印象につながりかねない事項については、慎重に判断しましょう。
【履歴書】事務職の志望動機例文をケース別にチェック！
最後に、履歴書に書く事務職の志望動機の例文をご紹介します。新卒・未経験者・経験者別に、事務職を志した理由を例文で挙げているため、履歴書を書くときの参考にしてください。
【新卒】一般事務の志望動機例文
一般事務を目指す方の例文は、以下の通りです。
社会の根底を支える仕事に就きたいと考えていることから、幅広い事業領域で幅広い層のお客様にサービスを提供している貴社に魅力を感じました。学生時代は、サッカー部のマネージャーとして4年間活躍してきました。部員をサポートするなかで、先回りして周りを気遣う力を磨くことができたと感じております。
経験から身につけた先回りする力や気遣い、臨機応変な対応力といった強みを活かして、貴社に貢献できるよう努めて参ります。
事務職を志望する理由や、応募先企業を選んだ理由がはっきりと記載されています。新卒でも、部活動やアルバイトで身につけたスキルを明記すれば、即戦力になることをしっかりとアピールできるでしょう。
【新卒】医療事務の志望動機例文
医療事務を目指す方の例文は、以下の通りです。
貴院への入社を志望したのは、「社会貢献」「患者第一」という理念に惹かれたためです。私は、学生時代にボランティア活動に励んできました。地域の小学生に勉強を教えたり、公園のゴミ拾いをしたりと、さまざまな活動に参加するなかで、人に喜んでもらえることに大変やりがいを感じました。
貴院には、多くの患者さんが来院されます。貴院の窓口である医療事務として、受診された方の心に灯を灯せる存在になりたいと考えて志望しました。
医療事務への強い思いが伺える志望理由です。新卒で学生時代の経験を活かして履歴書を書くときは、活動を通して自分が感じた内容や、メンバーとの協調性を記載するのがおすすめです。入社後の意気込みが書かれていることも、高評価につながるでしょう。
【未経験者】営業事務の志望動機例文
営業事務を目指す方の例文は、以下の通りです。
私は6年間、人材派遣会社の営業職としてやりがいを感じながら勤めて参りました。しかし、業務を行うなかで、スムーズな営業活動のためには、効率的な事務作業が欠かせないと感じました。その気づきから、今後は営業スタッフや職場環境を幅広くサポートしたいという思いが強まり、来客応対、データ集計、書類作成のほかに、業務効率化などにも携われる貴社に応募いたしました。
上司から好評を得ている計算や作業の正確性を活かして、入社後は迅速に業務を行い貴社に貢献したい所存です。
未経験者が事務職の志望動機を書くときは、例文のように前職でやりがいをもっていたことを主張すると、ネガティブな理由による転職という印象を与えずに済みます。自分のやりたいこと、やるべきことを見つめ直し、具体的に行動しようとする姿が良い印象を与えるでしょう。
【未経験者】経理事務の志望動機例文
経理事務を目指す方の例文は、以下の通りです。
私は4年間の飲食店勤務で、日々の接客業務にやりがいを感じながら仕事をしていました。働くなかで気になっていたのが、多くの事務業務を抱えて悩むスタッフの姿です。その姿を目にし、事務業務を効率的に行って組織に貢献することに興味をもつようになり転職を決意しました。簿記2級の資格を活かせる、経理に関わる事務職を希望します。
多くある企業のなかでも、複数のサービスを展開している点に魅力を感じて、貴社を志望しました。簿記の資格や接客経験を活かして、円滑に業務が進むように貢献したいと考えています。
「簿記2級の資格や接客経験を活かしたい」という記載は、アピールポイントの1つになります。「複数のサービスを展開している」のように、企業ならではの特徴も入れ込んでいる点も素晴らしいといえるでしょう。
【経験者】医療事務から一般事務に転職する場合の志望動機例文
医療事務の経験者が一般事務を目指す際の例文は、以下の通りです。
私は医療事務として4年間勤務し、受付・会計・レセプトといった幅広い業務を行い、多くのことを学びました。仕事をするなかで課題だと感じたのが、事務に特化した知識です。これまでの経験を通じて培った事務処理能力やコミュニケーション力を活かしながら、一般事務でパソコンスキルをさらにスキルアップしたいと考えています。
貴社の社員の方から、主体的に働ける環境があると聞き魅力を感じました。人事・経理・総務・法務・技術・営業など多くの部署をもつ貴社の事務職では、チームワークを強化しつつ業務を円滑に進めていきたいです。
具体的な業務内容や培ってきたスキルを明示し、応募先企業に貢献できることをアピールしましょう。
事務職の志望理由では自分の強みを最大限にアピールしよう！
事務職の志望理由では、なぜ事務職なのか、さらには応募先企業を志望する経緯を記載することが大切です。また、パソコン関連や簿記の資格、事務処理能力・スケジュール管理能力・コミュニケーション力といったスキルで、自分が企業に貢献できることをアピールしましょう。ご紹介した例文も参考に、自分の魅力が最大限伝わる履歴書を作成してください。
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