事務職の履歴書・志望動機の書き方｜例文やアピールポイントを解説

事務職への求人に応募する際、応募書類として履歴書の提出が求められます。人気職種である事務職にとって、履歴書は書類選考の採用・不採用に大きな影響を与えるため、正確な情報を記載しなければいけません。

そこで、本記事では、事務所への転職を成功させる履歴書の書き方について紹介します。事務職に役立てられる資格や、自己PR・志望動機の作成ポイントなども解説していますので、事務職への就職・転職の際にお役立てください。

事務職の履歴書の基本的な書き方

まずは、厚生労働省の推奨する履歴書様式を参考に、履歴書の項目ごとの基本的な記入内容を紹介します。履歴書によって項目が異なるケースがあるため、使用するフォーマットに従って記入してください。

項目ごとの記入方法

【事務職の種類別】履歴書の書き方のポイント

事務の仕事は分野によって業務内容や必要なスキルが異なるため、応募する先にあわせて履歴書に書く内容を変えることが重要です。まず、どの事務職でも共通するアピールポイントとしては、以下が挙げられます。

事務職共通のアピールポイント
・事務職の経験
・事務職に役立つ資格の取得（勉強中も含む）
・パソコンスキル
・作業の正確性やスピード
・コミュニケーション能力 など

事務職共通と後述する分野ごとのアピールポイントを織り交ぜながら、応募先企業に合ったアピールをおこないましょう。

総務事務の特徴とアピールポイント

総務事務は、部署をまたいで企業全体に関わる幅広い業務を担当します。書類作成・データ入力・来客対応といった基本的な事務作業に加え、企業規模によっては社内設備の管理や人事・経理といった専門領域にあたる業務を担当することもあるでしょう。
特別な資格やスキルを求められることが少ないため、未経験でも応募可能な求人が多く、ライフワークバランスを整えやすいこともあって人気の職種です。ただし、その分倍率も高いため、対人スキルやビジネススキルなど他社と差別化できる強みが求められる職種ともいえます。
総務では、特に事務処理能力とコミュニケーション能力が求められます。実務経験があれば、具体的にどのような業務に携わり、どのような結果を残したのかをアピールしましょう。

人事労務事務の特徴とアピールポイント

人事労務事務は、企業によっては一つの部署にまとめられていることがあり、それぞれの主な役割は次の通りです。

人事、労務の主な役割
・人事：
人材の採用・育成・評価・配属を通じて、組織の基盤づくりと従業員の活躍をサポートする
・労務：
給与・福利厚生・各種保険・労務トラブル・就業規則・健康診断といった幅広い管理業務を通して従業員をサポートする

給与計算や社会保険手続きといった業務も担当するため、高い事務能力が求められます。また、労働基準法に基づいて処理すべき業務も多く、法律に詳しい人にも向いている仕事といえるでしょう。人事労務事務に求められるスキルは、事務職共通のものに加え、スケジュール管理能力・プレゼン力・法律の知識などが挙げられます。

経理事務の特徴とアピールポイント

経理事務とは、主に会社で扱うお金の管理・記録をする職種であり、書類の作成やデータ入力スキル、正確性や素早さなどが求められます。一般的なパソコンスキルはもちろん、資産管理や予算管理・部門ごとの粗利益や人件費・備品購入費・営業経費など幅広い業務に携わるため、簿記の知識や資格も必要です。

ただし、企業によって求められる能力は異なり、経理のスキルや専門知識がなくても業務に携われる可能性もあります。経理事務を目指す場合、特に簿記と法律の知識（税法・会社法・金融商品取引法など）は大きなアピールポイントとなるでしょう。

合格難度は高いものの、実務に役立つ知識が得られる「日商簿記2級」は、ぜひとも取得しておきたい資格といえます。

営業事務の特徴とアピールポイント

営業事務は、主に営業職のサポート業務を担当します。書類作成やデータ入力、電話・来客応対といったオフィスワークを通して、営業部門の人たちが働きやすい環境を作る役割があり、企業にとって必須の職種です。

必須の資格はありませんが、以下のスキルが特に求められる傾向にあります。

営業事務に求められるスキル
・Excel・Word・PowerPointのスキル：
　書類作成などで頻繁に使用する

・コミュニケーション能力やビジネスマナー：
　社内外の担当者と関わる機会が多いため

・自社商材・サービスの知識と理解：
　顧客からの質問などへ適切に回答するため

・スケジュール管理能力：
　複数の営業担当のスケジュールを管理することが多いため

事務職経験者はもちろん未経験者の人も、これまでに培ってきた経験のなかからアピールできるポイントを探しましょう。

法務事務の特徴とアピールポイント

法務事務とは、法務分野における事務職のことであり、契約書の確認（リーガルチェック）・顧問弁護士との窓口・知的財産の保護・管理・法的トラブルへの対応などを担当します。

事務能力・パソコンスキル・コミュニケーション能力といった事務に求められる一般的なスキルに加え、法律に関する幅広い知識や守秘義務の遵守などが求められるでしょう。法律やルールを遵守するモラルの高い人はもちろん、責任感があり学習意欲が高い人、慎重で細かい作業が得意な人に向いている仕事です。

アピールポイントとしては、以下が挙げられます。
法務事務のアピールポイント
・法律に関する知識や資格を保有している（宅地建物取引士資格、ビジネス実務法務検定など）
・学習意欲や情報収集能力、分析・提案のスキルがある
・正確性や文章作成能力 など

法律は改正されることも多いため「変化への対応が柔軟にできる」ことは、特に大きなアピールポイントとなるでしょう。

医療事務の特徴とアピールポイント

医療事務は、病院・クリニックなどの医療機関にて、受付や会計などの対応・医療費の計算・レセプト作成などを主に担当します。事務職に共通するスキルだけでなく、医療に関する専門的な知識が求められる仕事です。

特に、レセプト（診療報酬明細書）やレセコン（レセプトコンピューター）の知識・使用経験は有力なアピールポイントとなるでしょう。

貿易事務の特徴とアピールポイント

貿易事務は、輸出・輸入に関する事務業務をおこなう職種のことです。書類作成・電話・メールなど作業の多くを英語でおこなう必要があること、貿易の流れや外国為替を理解する必要があるため、ビジネス英語力・輸出入や貿易の専門知識、調整に関わる能力など、高度な専門知識が求められます。

語学力・スケジュール管理能力・書類作成におけるパソコンスキル、また恒常的にトラブルが起こりやすい業種のため、トラブルへの迅速な対応能力も必要です。貿易事務の経験・未経験を問わず「英語力や貿易に関する知識がある」といった点をアピールできれば、採用率は高まるでしょう。

事務職の履歴書でアピールしておきたい資格

事務職の履歴書でアピールしておきたい資格を、事務職共通・分野別の2つに分けて紹介します。履歴書に記入する際は、応募先企業で役立つ資格から優先的に記入していきましょう。

事務職共通で役立つ資格

事務職に共通で役立つ主な資格は、次の通りです。
事務職共通で役立つ資格
・ITパスポート
・日商簿記
・秘書検定
・MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
・日商PC検定
・文書情報管理士
・ビジネス文書検定 など

基本的に、パソコンの操作スキルやビジネスマナーへの理解度を示す資格であり、どの事務職にも活かせます。加えて、事務職は企業のお金に携わる機会が非常に多いため、日商簿記2級を取得していると大きなアピールポイントとなるでしょう。

ただし、日商簿記2級の合格率は約20%と非常に低い点には注意が必要です。初めて日商簿記を受験する場合、2級から目指すのはハードルが高いため、3級からの取得を目指すか、もしくは3級と2級のどちらも合格を目指せる講座などを受講してみましょう。

分野別で役立つ資格

事務職の分野ごとに役立つ資格には、主に以下が挙げられます。
事務職の分野ごとに役立つ資格

分野によって求められる知識やスキルは異なるため、専門性のある資格を取得することで転職を優位に進められるでしょう。「取得に向けて勉強中で、〇月に取得予定」など、勉強中であっても積極的にアピールすることが大切です。

ほかの入社希望者と差別化するために志望動機に記載したい内容

「履歴書でほかの入職希望者と差をつけたい」と考える方もいるでしょう。志望動機で評価されたい場合は、「なぜ事務職を志望するのか」「なぜその企業を選んだのか」を記載するとよいでしょう。また「企業に貢献できる能力」と「客観的な評価」も重要なポイントです。各ポイントについて、もう少し掘り下げて見ていきます。

【ポイント1】事務職を志望する理由

まずは、志望動機に説得力をもたせるために、数ある仕事のなかで「なぜ事務職を志望するのか」を明確に記載します。「企業や社員を支える事務職に就きたいと考えた」というだけでなく、きっかけとなった実際のエピソードを入れられると良いでしょう。例えば新卒なら「部活動のマネージャーを通して部員を支えることにやりがいを感じたため」などの理由があると、説得力が増します。

また、過去の経歴をアピールしつつ、事務職でさらなる前進を希望している旨を記載しましょう。例としては「接客業務にやりがいを感じていたが、事務業務を効率化して組織に貢献したいと考えるようになった」「さらなるスキルアップを求めて転職活動を始めた」などが挙げられます。

【ポイント2】その企業を志望する理由

志望理由に「なぜその企業に入社したいのか」を書くと、採用担当者に良い印象を与えられるため、ほかの希望者と差別化できるでしょう。重要なのは、競合他社ではなく応募先企業ならではの要素を盛り込むことです。入社希望の企業の特徴や強み、事業形態を把握しておくと良いでしょう。企業情報をしっかり収集したうえで自分なりの思いを記載すると、意欲が伝わりやすいでしょう。

ただし、記載内容が企業のコンセプトや仕事内容にマッチしていないと、マイナスの印象を与えかねません。応募先企業について、しっかりと研究しておくことをおすすめします。

【ポイント3】企業に貢献できる能力

入社後の活躍をイメージしてもらうためには、企業に貢献できる自分の能力やスキルをアピールすることも重要です。求められているスキルを読み取ったうえで、自分の強みを記載しましょう。例えば、「文書情報管理士の資格を活かして貴社に貢献したい」「前職で身につけたコミュニケーション力を発揮したいと考えている」のように、応募先の企業の即戦力になれること・働く意欲があることを伝えると効果的です。

事務職の経験がなくても、過去に似た業界で仕事をした過去があれば、戦力になることを十分にアピールできます。応募先企業のビジネスに関連づけて、再現性のあるエピソードを記載しましょう。

【ポイント4】客観的な評価

即戦力になれる旨を記載するときは、第三者からの冷静な評価を盛り込むと説得力が増します。「作成した資料が見やすいと上司に評価された」「丁寧な対応が功を奏して契約を獲得できた」など、上司・同僚・顧客から得た客観的なコメントを記載してアピールしましょう。自分では褒められた事実を覚えてなくても、仕事をするなかで高い評価を得ている可能性もあります。任された業務内容も思い出しながら、振り返ってみましょう。

事務職の志望動機で避けるべきNG記載

履歴書を書く際は、志望動機で避けるべき内容を知っておくことも大切です。前職に対する不満や、待遇に関する考え方を記載すると、仕事に対する熱意がないと判断される可能性があります。以下のNG記載例を参考に、志望理由でマイナスな印象を与えないよう気をつけましょう。

【NG記載1】意欲のない印象を与える内容

事務職を選んだ理由として「前職がいやだから」「前職が向いていないから」といったネガティブな印象を与える内容を記載することは避けましょう。また「デスクワークだから」「人の目を気にせず仕事に没頭できるから」「ノルマがないから」という記載も、相手に「楽をしたいのでは？」と思わせてしまう可能性があります。

マイナスの印象を与えずに意欲をアピールするためには、「教えてもらいたい」という受け身ではなく、自分で学ぶ姿勢が求められます。前向きな内容を記載して、プラスの印象をもってもらえるようにしましょう。

【NG記載2】待遇や条件ばかり重視していると思われる内容

「給与が高いから」「週末休めるから」という記載は、待遇や条件を重視していると捉えられるため避けるのがベターです。待遇さえ良ければ、競合他社を志望する可能性があると思われてしまいます。応募先企業に「何としてでも入社したい」という強い意志を伝えたいのなら、実際に待遇が良いと感じても、ほかの志望理由を記載しましょう。

【NG記載3】体調に関する内容

業務に支障がない限り、体調に関する記載はしなくても良いでしょう。「腰が悪い」「前職で体を壊した」といった内容は、職務遂行に関して不安を与える可能性が高くなります。職務遂行に影響がなければ、あえて記載する必要はありません。

【履歴書】事務職の志望動機例文をケース別にチェック！

最後に、履歴書に書く事務職の志望動機の例文をご紹介します。新卒・未経験者・経験者別に、事務職を志した理由を例文で挙げているため、履歴書を書くときの参考にしてください。

【新卒】一般事務の志望動機の例文

一般事務を目指す方の例文は、以下の通りです。
志望動機の例文
社会の根底を支える仕事に就きたいと考えていることから、幅広い事業領域で幅広い層のお客様にサービスを提供している貴社に魅力を感じました。学生時代は、サッカー部のマネージャーとして4年間活躍してきました。部員をサポートするなかで、先回りして周りを気遣う力を磨くことができたと感じております。

経験から身につけた先回りする力や気遣い、臨機応変な対応力といった強みを活かして、貴社に貢献できるよう努めて参ります。

事務職を志望する理由や、応募先企業を選んだ理由がはっきりと記載されています。新卒でも、部活動やアルバイトで身につけたスキルを明記すれば、即戦力になることをしっかりとアピールできるでしょう。

【新卒】医療事務の志望動機の例文

医療事務を目指す方の例文は、以下の通りです。
志望動機の例文
貴院への入社を志望したのは、「社会貢献」「患者第一」という理念に惹かれたためです。私は、学生時代にボランティア活動に励んできました。地域の小学生に勉強を教えたり、公園のゴミ拾いをしたりと、さまざまな活動に参加するなかで、人に喜んでもらえることに大変やりがいを感じました。

貴院には、多くの患者さんが来院されます。貴院の窓口である医療事務として、受診された方の心に灯を灯せる存在になりたいと考えて志望しました。

医療事務への強い思いが伺える志望理由です。新卒で学生時代の経験を活かして履歴書を書くときは、活動を通して自分が感じた内容や、メンバーとの協調性を記載するのがおすすめです。入社後の意気込みが書かれていることも、高評価につながるでしょう。

【未経験者】営業事務の志望動機の例文

営業事務を目指す方の例文は、以下の通りです。

志望動機の例文
私は6年間、人材派遣会社の営業職としてやりがいを感じながら勤めて参りました。しかし、業務を行うなかで、スムーズな営業活動のためには、効率的な事務作業が欠かせないと感じました。その気づきから、今後は営業スタッフや職場環境を幅広くサポートしたいという思いが強まり、来客応対、データ集計、書類作成のほかに、業務効率化などにも携われる貴社に応募いたしました。

上司から好評を得ている計算や作業の正確性を活かして、入社後は迅速に業務を行い貴社に貢献したい所存です。

未経験者が事務職の志望動機を書くときは、例文のように前職でやりがいをもっていたことを主張すると、ネガティブな理由による転職という印象を与えずに済みます。自分のやりたいこと、やるべきことを見つめ直し、具体的に行動しようとする姿が良い印象を与えるでしょう。

【未経験者】経理事務の志望動機の例文

経理事務を目指す方の例文は、以下の通りです。
志望動機の例文
私は4年間の飲食店勤務で、日々の接客業務にやりがいを感じながら仕事をしていました。働くなかで気になっていたのが、多くの事務業務を抱えて悩むスタッフの姿です。その姿を目にし、事務業務を効率的に行って組織に貢献することに興味をもつようになり転職を決意しました。簿記2級の資格を活かせる、経理に関わる事務職を希望します。

多くある企業のなかでも、複数のサービスを展開している点に魅力を感じて、貴社を志望しました。簿記の資格や接客経験を活かして、円滑に業務が進むように貢献したいと考えています。

「簿記2級の資格や接客経験を活かしたい」という記載は、アピールポイントの1つになります。「複数のサービスを展開している」のように、企業ならではの特徴も入れ込んでいる点も素晴らしいといえるでしょう。

【経験者】医療事務から一般事務に転職する場合の志望動機の例文

医療事務の経験者が一般事務を目指す際の例文は、以下の通りです。
志望動機の例文
私は医療事務として4年間勤務し、受付・会計・レセプトといった幅広い業務を行い、多くのことを学びました。仕事をするなかで課題だと感じたのが、事務に特化した知識です。これまでの経験を通じて培った事務処理能力やコミュニケーション力を活かしながら、一般事務でパソコンスキルをさらにスキルアップしたいと考えています。

貴社の社員の方から、主体的に働ける環境があると聞き魅力を感じました。人事・経理・総務・法務・技術・営業など多くの部署をもつ貴社の事務職では、チームワークを強化しつつ業務を円滑に進めていきたいです。

具体的な業務内容や培ってきたスキルを明示し、応募先企業に貢献できることをアピールしましょう。

事務職の履歴書を作成する際によくある質問

最後に、事務職の履歴書を作成する際によくある質問を紹介します。

事務職が未経験の場合、志望動機になにを書けばよい？

事務職未経験の場合は「なぜ事務職を志望するのか」「なぜその企業を選んだのか」「入社後にどのように会社へ貢献したいのか」を中心に掘り下げましょう。特に「未経験なのに事務職を志望する理由」を採用担当者は知りたいため、例えば「コミュニケーション能力を活かしたい」「会社の運営を支える仕事に興味がある」「○○業界に貢献したい」など、自身の強みや経験、興味関心に基づいて志望理由を明確に伝えることが効果的です。

求められる人物像を理解し、これまでの経験を踏まえて応募先企業に役立てられるスキルを明確に伝えましょう。

事務職パートに応募する場合の履歴書のポイントは？

パートで応募する場合のポイントは「採用側にメリットがある内容を伝える」「働く意欲を過去の経験と合わせて伝える」などが挙げられ、過去の経験や保有する知識・スキルを具体的に伝えることが大切です。例えば、パートを志望する人は「子育てが落ち着いてきたので、短時間だけ働きたい」というケースも多いでしょう。

この場合、過去の事務職としての経験はもちろん「子育ての合間に時間を作って簿記の通信講座を受講し、日商簿記2級に合格しました」といった、休職中に業務で役立つ資格を取得したこともアピールポイントになります。

新卒はどのように自身をアピールすればよい？

新卒は社会人経験がないため「経験者に比べて不利になる」と感じるかもしれませんが、アピール次第では採用される可能性は十分にあります。企業が新卒に対して注目する点は「企業の考えや方針に合う人物か」「入社意欲が感じられるか」「事務職に合うスキルや能力はあるか」などです。

誠実さ・責任感の強さ・コミュニケーション能力・タイムマネジメント能力・作業の正確性やスピード・パソコンスキルなど、アルバイトを含め学生時代に学んできたことを具体的にアピールしましょう。

事前準備を徹底し事務職に応じた最適な履歴書を作成しよう！

履歴書は、基本的なルールや注意点などを把握したうえで作成を進めることが重要です。また、事務職にもさまざまな種類があり、分野によって求められる知識やスキルは異なるため、特徴を理解して適切な履歴書を作成しましょう。

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【ディスクリプション】
本記事では、事務所への転職を成功させる履歴書の書き方や事務職に役立てられる資格、自己PR・志望動機の作成ポイントについて紹介します。人気職種である事務職にとって、履歴書は書類選考に大きな影響を与えるため、適切な作成方法を理解しておきましょう。