履歴書の書き方
総務の履歴書の書き方・例文！作成ポイントや注意点も紹介
総務職への就職活動において、履歴書はあなたの「縁の下の力持ち」としての適性と、組織運営を円滑にするためのスキルや意欲を企業に伝えるための重要な第一歩です。基本的なビジネスマナーを守るのはもちろんのこと、総務職特有の視点を取り入れた内容で、あなたの長所や魅力を効果的にアピールできます。
今回ご紹介する例文や以下のポイントを踏まえて履歴書を作成することで、あなたが組織を支える上で不可欠な人材であることを採用担当者に印象づけ、好印象を獲得しましょう。
総務の履歴書作成のポイント
履歴書を書く際には、いくつか押さえておきたいポイントがあります。なかには、総務ならではのポイントもあるため、覚えておくことが大切です。まずは、総務への就職を目指している方が、履歴書を作成する際のポイントからチェックしていきましょう。
企業はどのような人材を欲しているのか把握する
総務の仕事は幅広いため、どのような業務に対応できる能力を持っているのかなど、企業が求めている人材を把握することが大切です。総務は、社員が気持ちよく働けるよう、そして会社運営をスムーズにするための業務をメインに請け負っています。具体的には、設備管理や備品管理、福利厚生の整備など、さまざまです。なかには、社内イベントの企画や来客・電話・メールの対応を行うなど、仕事内容は多岐にわたります。
人事部や経理部などが存在しない企業では、総務が人事・経理の仕事を担当することもあるのです。そのため、就職を希望している企業の総務では、どのような仕事をしているか、また、どのような人材を欲しているかをホームページや募集要項などからしっかりくみ取りましょう。
これまでの実績を記載する
総務として経験がある場合は、履歴書に記載することで企業に対するアピールになります。さまざまな仕事を行う総務の場合、具体的にどのような実績があるのか、明記することがポイントです。また、どのくらいの期間携わっていたのか、アシスタントだったのかそれともリーダーだったのかなど、勤務年数や立場についても記載することが大切です。
過去に総務で働いた経験がない場合には、コミュニケーション能力やマネージメント力など、総務の仕事に活かせる能力をアピールしてみてください。もちろん、実務経験と長所、両方記載するのもおすすめです。
充実した内容を意識する
履歴書では、充実した内容を意識することが大切です。特に総務では「株主総会の運営」「備品管理」といったように、実績などを1文では、具体的にどのような業務を行ったのかが分かりません。そのため、何を担当したのか具体的な内容を記載しましょう。
例えば「株主総会の運営」を行った場合には、来場者の対応やプログラムの作成、司会進行など担当した業務を記載します。また、手掛けたイベント運営はいくつあるのか、備品管理ではコストカットに貢献したなどの具体的な功績を数字を用いて記載すると分かりやすくまとまります。
持っているスキルをアピールする
総務の仕事に役立つスキルを持っている場合には、履歴書に記載してアピールすることが大切です。特に、総務の仕事ではパソコンスキルを重視されることが多い傾向があります。そのため、WordやExcel、PowerPointなど、扱える機能やパソコン関連の資格がある場合には漏れのないように記載しましょう。
幅広い業務に対応する総務は、他事業部や他企業とのやり取りが多いポジションです。そのため、コミュニケーション能力やマネージメント能力といったスキルもアピールポイントとなるため、履歴書に忘れないように記載しましょう。
間違えないように記載する
履歴書も正式な書類のひとつであるため、誤字や誤情報を避け、必ず正しい内容を記載しましょう。正しい情報の記載はどのジャンルの就職を目指す場合にも重要なポイントです。特に総務では、さまざまな部署や他企業と関わることもあるため、正確性が重要視されることもあるため気を付けましょう。
万が一間違えた場合には、二重線での訂正や修整テープの使用は避け、最初から書き直すのが基本です。そのため、履歴書を書く際は、予備を含めて多めに用紙を用意しておきましょう。
総務の志望動機・自己PRの書き方を例文でチェック
ここからは、希望する企業の総務ヘの就職を目指して、志望動機の書き方を例文と一緒にご紹介していきます。新卒・未経験の場合と、経験者の2パターンの書き方をまとめました。
新卒・未経験の場合の総務の志望動機・自己PRの例文
新卒・未経験の場合の志望動機・自己PRの例文は以下の通りです。
【志望動機・自己PRの例文】
これまで勤務した営業での経験を活かし、会社の支えとなる総務職に就きたいという想いから志望いたしました。2018年から5年間にわたり、営業の仕事に従事するなかで培ったコミュニケーション能力やパソコンスキルには自信があります。
また、貴社の「人と人とのつながりを大切にする」という経営理念は、私が常に仕事で意識していることであるため大変魅力に感じ、転職を決意しました。総務の仕事は未経験ですが、これまで培ってきたノウハウを活かして、より良い職場環境づくりに尽力できればと思っております。
総務の仕事が未経験の場合は、前向きな姿勢をアピールしましょう。また、これまでの経験から、総務に活かせるスキルや経験がある場合には記載すると効果的です。ほかにも、なぜ総務を志望したのか、どのような点に貢献したいのかといった、具体的な内容を入れ込むことも忘れてはいけません。
総務経験者の志望動機・自己PRの例文
経験者の志望動機・自己PRの例文は以下の通りです。
【志望動機・自己PRの例文】
貴社の「人と人とのつながりを大切にする」という経営理念を拝見し、立場や経歴に関係なく意見を交換する場が設けられている体制に感銘し、志望いたしました。
私は、前職で備品管理や契約書の作成などに携わってきました。パソコンを使用して業務を行っていたため、正確さと分かりやすい資料作りには自身があります。ミスがないよう、フォーマットやチェックシートを作成する工夫を取り入れ、上司からも高く評価されました。これまでの経験で培ったパソコンスキルを活かしながら、今後はイベントの企画・運営など、より総務としての仕事の幅を広げたいと考えております。
総務の経験がある場合には、具体的にどのような仕事を担当していたのかを記載しましょう。また、上司から評価されたことがある場合や活かせるスキルがある場合には、好印象を与えやすいため履歴書に盛り込むのがおすすめです。これまでの経験を活かして、今後何を目標にしているのかも記載して、締めくくってみてください。
総務の履歴書に関するよくある質問
最後に、総務の履歴書を書く際によくある質問をまとめました。ちょっとした疑問を解決して履歴書を作成することで、より良い内容になるはずです。細かな部分にまで配慮して、魅力的な履歴書を完成させましょう。
総務未経験の場合は何をアピールするのが効果的？
総務の仕事が未経験の場合は、パソコンを使った業務や事務処理といった、総務に活かせそうな経験を記載しましょう。また、コミュニケーション能力や管理能力なども、総務への就職を目指す場合のアピールポイントとなります。
新卒の場合には、学生時代のアルバイトや部活動などの経験から、総務に役立つスキルをピックアップして記載するのも効果的です。インターンシップを行ったことがある場合は、どのような経験が総務に活かせるかを添えて入れ込むのも良いでしょう。
「楽しそう」「興味がある」は使っても良い？
「楽しそう」「興味がある」といった表現は具体性がないため、履歴書には記載しないのがおすすめです。採用担当者にとって、採用後のイメージが伝わりづらいためです。より実践に活躍できるイメージが伝わるよう、一歩踏み込んだ内容を意識しましょう。なぜ総務に興味を持ったのか、なぜその会社を選んだのかを明記してみてください。
また、福利厚生や待遇を志望動機にすると、熱意にかけていると思われやすいため、避けることも覚えておきたいポイントです。
正しく魅力的な履歴書で総務の採用を目指そう
総務の仕事は幅広く、企業によってもその内容が異なります。そのため、就職を希望する企業の仕事内容や、どのような人材を欲しているかを事前にしっかりと把握し、自身とマッチしているか確認して履歴書を作成しましょう。
「ワンポチ」は、PCやスマホから履歴書・職務経歴書が作成できるサービスです。自己PRや志望動機の各種テンプレートもあるため、総務への転職を希望する際にも重宝します。今回ご紹介した内容を参考に「ワンポチ」を活用して、好印象な履歴書を作成してみてください。
