総務の職務経歴書はどう書く？例文の書き方もわかる！

総務職への就職・転職活動において、職務経歴書はあなたの「組織運営の要」としての経験と、幅広い業務を円滑に遂行する能力を企業に示すための、最も重要な書類です。

この記事では、総務職特有の視点と正しい書き方を解説し、あなたの魅力を最大限に引き出す職務経歴書の作成をサポートします。ポイントをしっかり押さえて職務経歴書を作成することで、あなたが企業の円滑な運営を支え、社員が快適に業務に集中できる環境を創出できる人材であることを、応募先企業に伝えましょう。

総務の職務経歴書の書き方とポイントをチェック！

職務経歴書の基本的な書き方からチェックしていきましょう。数ある職種のなかから、今回は総務ならではの注意点やポイントもまとめました。職務経歴書の書き方をマスターして、希望の企業への就職を目指しましょう。

実績がある場合は明記する

これまでに総務で働いたことがある方は、職務経歴書に積極的に記入しましょう。また、具体的な実績を盛り込むことも覚えておきたいポイントです。総務の仕事は幅広いため「備品管理」「イベント企画・運営」のような、どのような業務に携わっていたのかを具体的に記載します。何ができるかを明記することで、企業側に自身の魅力をアピールしやすいのです。

また「経費カット」や「社員の満足度向上」といったように、具体的に貢献した内容を書くことも忘れてはいけません。加えて、取り組んだ業務によって得られた結果まで記入しましょう。いくら経費カットしたのか、社員の満足度は何％向上したのか、具体的な数字が分かるときは、一緒に書き込んでおくとあなたの魅力が伝わりやすい内容になります。

総務での実績がない方は、過去の経験や実績のなかから総務に役立ちそうな内容をピックアップしましょう。

専門知識や資格がある場合は記載する

備品や勤怠データの管理、契約書や議事録を担当することが多い総務では、パソコンスキルが求められることが多い傾向です。そのため、WordやExcel、PowerPointのような、パソコンに関連した資格や専門的な知識がある方は、職務経歴書に記載しましょう。企業によっては総務の仕事を行うためのシステムを導入していないケースもあり、Excelのスキルを重視するなど、企業によって求めるパソコンスキルにも違いがあります。パソコンスキルを使ってどのような業務がこなせるのかを意識して書いてみてください。

また、総務は他企業とのやり取りが多いポジションです。企業によっては海外のクライアントとやりとりする機会もあるため、英語力をチェックしていることもあります。パソコン系のスキルと一緒に、英検やTOEICといった語学系の資格を持っていれば、きちんと書き出すことで、魅力的な職務経歴書に仕上げることが可能です。

自身の人物像が伝わる内容を書く

職務経歴書には、自身の人物像が伝わる内容を盛り込むことも意識したいポイントです。総務はさまざまな仕事を担当する部署であるため、企業によって欲しい人材が異なります。そのため、まずは募集要項や企業のホームページをチェックして、どのような人材を必要としているのかをチェックしましょう。企業の想いや目的にマッチした自身の能力や長所を自己PR部分でアピールすることが大切です。
企業が求めている人材と職務経歴書の内容がミスマッチである場合、採用が遠のく、就職後も働きづらいといったことも起こりうるため注意してください。

例文付き！職務経歴書の具体的な書き方

ここからは、例文を交えて、総務への就職を目指す際の職務経歴書の書き方をご紹介します。混乱しないよう、項目ごとに分けて解説していきましょう。自身の経歴を当てはめながら作成してみてください。

職務要約の書き方・例文

職務要約の例文は以下の通りです。
【職務要約の例文】
2018年から現在まで、○○社の総務部門にて、備品や勤怠データの管理業務を担当して参りました。具体的には、パソコンのシステムを活用してデータを管理する業務に携わっております。今後は、これまでの経験を活かし、イベント企画・運営といった総務での仕事の幅を広げ、より専門性を高めたいと考えています。


職務経歴書の職務要約文とは、これまで自身が経験してきた経歴を分かりやすくまとめた文章です。企業が欲している人材であることをアピールするため、総務として今後に活かせる能力やスキルを盛り込みましょう。募集要項をチェックして、必須条件や仕事内容のなかから、キーワードとなる言葉をピックアップして作成するのがコツです。例えば「パソコンスキル優遇」と記載があれば、自身がパソコンを扱えることを書くことで、企業側からより魅力的な人材として注目されやすくなります。

職務要約文は、2～3行程度でまとめるのがおすすめです。自分の長所をアピールしようと長文になりすぎると、採用担当者の時間をとってしまう、分かりづらい印象を与えるといったことにつながりかねません。職務要約文を読んだ時点で不採用になる可能性もあるため、分かりやすく自身のスキルをアピールできる文章を心がけてください。

職務経歴の書き方・例文

職務経歴の書き方の例文は以下の通りです。
【職務経歴の例文】

総務の職務経歴書において、職務経歴の部分は職務要約文と合わせて重要なポイントとなる項目です。冒頭には、企業情報を記載します。会社名は正式名称で、事業内容や資本金、従業員数や雇用形態の情報を具体的に記入しましょう。複数の企業に勤めた経歴がある際は、企業ごとに情報をまとめます。

各企業情報の下には、どのような仕事を担当していたかを詳細に書き込みます。職務経歴は、自身のスキルを漏れなくアピールするため、書き忘れのないようにしましょう。大まかに書くのではなく、例文のようにどのような業務に携わったのか、細かく書き出すことが大切です。また、取り組んだ業務によってどのような結果が出たかという点にまで触れ、今持っているノウハウをアピールします。他にも、社員や社外との取引といった、多くの人と関わった経験があれば、高評価につながりやすいため明記しましょう。

職務経歴では、いつどのような業務に携わったのかが分かるよう、年月日も一緒に添えるのが基本です。どのくらいの期間担当していたのかも入れ込むと分かりやすなります。

資格の書き方

総務に活かせる資格の書き方は以下の通りです。
【総務に活かせる資格の例文】
・Word（企画書、見積書などのビジネス文書作成）
・Excel（IF関数を使ったフォーマットの作成、売り上げデータのグラフ化など）
・PowerPoint　（一般的なプレゼン・企画資料作成）
・TOEIC® Listening & Reading Test　730点（○○○○年○月取得）
・ビジネス実務法務2級（○○○○年○月取得）

総務の仕事に活かせるスキルは、職務経歴の下に記載するのが一般的です。職務経歴のまとめのようなイメージで書きます。

保有している資格はジャンル別にまとめ、いつ取得したか分かる年月日まで記入しましょう。資格名や取得年月日に間違いがないか、確認しすることも大切です。

自己PRの書き方・例文

自己PRの例文は以下の通りです。
【自己PRの例文】
私は、総務において備品や売り上げデータの管理を任されており、パソコンスキルには自信があります。また、企画書の作成を任されることもあったため、自身でフォーマットを作り、円滑な作業を心がけてきました。正確性においても上司より高評価を得た経験があります。

現職では、諸経費の管理に関わる業務も任せて頂き、コストカットのためのノウハウを身につけております。今までの経験を活かして、より良い職場環境づくりや経費削減に取り組み、総務としての活躍の幅を広げていくことが目標です。貴社のお役立てるよう、パソコンスキルや過去の経験を生かし、尽力したいと考えております。

自己PRは、職務経歴書のなかでも加点要素となる項目です。これまで携わってきた総務の業務や他の職種において、どのような功績があるかを書き出し、自身の強みと、裏付け情報を一緒に記入して自己PRしましょう。また、企業側が欲している人材像にマッチする自身の長所を入れ込むことも大切です。

さらに、総務は移動が少なく、他部署との関わりが多い立場です。そのため、職場環境に馴染むことができ、スムーズな業務遂行ができるよう、コミュニケーションスキルや協調性があることを伝える文面を加えることも意識しましょう。

職務経歴書の完成度を上げるためのコツ

職務経歴書の完成度を上げるためには、書き終えた後に見返すことが大切です。正しい情報になっているか、漏れている情報がないかをしっかりチェックしてみてください。合わせて、ここからご紹介する内容を把握し、完成度を上げましょう。

「5W1H」で総務の業務を明確に記載できているか

職務経歴書では、「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」の「5W1H」を明確に記述することが重要です。在籍期間、所属部署はもちろん、どのような立場で、どのような総務業務を担当していたのかを具体的に書き込みましょう。
例えば、「〇〇株式会社 本社総務部にて、従業員〇〇名に対し、オフィス環境整備、備品管理、庶務業務全般を担当」のように記載します。担当していた業務の量や規模（例：年間〇〇件の備品購入、〇〇拠点全体のオフィス管理など）も盛り込み、採用担当者が具体的な業務内容をイメージしやすいように工夫してください。
作成後は声に出して読み返し、文章がスムーズで分かりやすいかを確認しましょう。主語と述語が正しく対応しているか、曖昧な表現はないかなど、客観的な視点でチェックすることが大切です。

総務職としての自己PRになる文章があるか

応募企業が求める人物像を理解し、そのニーズに合致した自己PR文になっているかを再度確認しましょう。企業の事業内容や社風を考慮し、総務として貢献できるあなたの強み、実績、資格を具体的にアピールします。「コミュニケーション能力を活かし、社内外の関係者と円滑な連携を図り、〇〇に関する問題を解決に導いた」「〇〇の知識を活かし、〇〇費用の〇〇%削減に貢献した」など、具体的なエピソードや数値を盛り込むことで、説得力が増します。総務の仕事に対する熱意や、組織を支えたいという意欲が伝わる言葉を選ぶことも重要です。

総務の専門知識や経験が正確に伝わる内容か

文章の語尾や言葉遣いは丁寧で適切か、専門用語は分かりやすく説明されているかなど、正確かつビジネスマナーに沿った文章になっているかを確認しましょう。総務関連の資格（例：秘書検定、MOS、防火管理者など）や知識、経験（例：法務関連の知識、安全衛生管理の経験など）は、具体的に記載しましょう。職務経歴書の内容が正確に伝わるよう、レイアウトにも工夫が必要です。見出しや箇条書きを効果的に活用し、情報を整理することで、読みやすく理解しやすい職務経歴書を作成しましょう。

誤字脱字も確認しよう

誤字脱字は、職務経歴書の信頼性を大きく損なう可能性があります。細心の注意を払い、念入りにチェックしましょう。誤字脱字は、あなたの注意力や仕事への丁寧さを疑われる原因となり、総務職としての適性を判断する上でマイナスに働くことも考えられます。

もし誤りを発見した場合は、修正テープや二重線での訂正は絶対に避け、新しい用紙に書き直してください。修正箇所があると、書類の信頼性が低下し、採用担当者に不誠実な印象を与えかねません。常に予備の職務経歴書を用意しておき、万が一間違えてもすぐに書き直せるように準備しておくと安心です。

総務の職務経歴書に関するよくある疑問

総務の職務経歴書を書く際に、よくある疑問と回答をまとめました。疑問点を解決し、より良い職務経歴書を完成させましょう。

職務経歴は必ず時系列で記載する？

職務履歴は、必ずしも時系列で書く必要はなく、分かりやすくまとめることが大切です。もちろん、時系列で書いても分かりやすければ問題ありません。

例えば、これまでの経歴のなか一番古い経歴をアピールする際は年月日が古い順に、直近の経歴をアピールする際は新しい順に経歴を記載する方法もあります。また、より目立たせたい経歴がいくつかあるときには、アピールしたい順番に書くのもひとつの手段です。
ただし、アピールしたい順番にキャリアをまとめると、分かりにくくなることがあります。複雑にならないよう、時系列で経歴を簡単にまとめた略歴を一緒に添えるのがおすすめです。採用担当者の立場に立って、ひと目で分かりやすく、印象に残る内容にまとめてみてください。

総務ではどのようなスキルが有利？

総務の仕事は、備品管理や各種データの収集、社内外のイベント企画・運営と多岐にわたるため、企業によって欲している人材やスキルが異なります。まずは、就職を希望する企業が必要としている人材をチェックすることが大切です。

総務では、一般的にメール対応や書類の作成、データ管理を行う機会が多いため、パソコンスキルが重視されやすい傾向があります。事務処理の業務に携わることもあるため、作業の優先順位付けや円滑に進めるための工夫やマルチタスクの処理能力も求められる職種です。一度に複数の業務を行うケースもあり、正確さとスケジューリング力も問われることがあります。

他にも、他社や他部署の人と関わる機会が多いことも総務の特徴であるため、コミュニケーション能力や交渉力も重要です。自身の意図を相手に伝える文章力やビジネスマナーについても心得ておきましょう。

職務経歴書を正しく作成し総務への就職を目指そう

職務経歴書は、自身が持つ能力や強みを企業に伝えるための書類です。過去の経験をベースに、どのような仕事に対応できるのか、何を目標にしているのかを詳細に記入しましょう。自身が持つ能力が、就職を希望する企業にマッチした内容かどうかもチェックポイントです。情報の正確さと一緒に、分かりやすさや見やすさにも配慮して、職務経歴書を完成させましょう。

記載項目が複数ある職務経歴書の作成には「ワンポチ」を活用するのもおすすめです。スマホやパソコンを使ってスムーズに職務経歴書を作成できます。自己PRのテンプレートが用意されているため、書きなれていない方でも参考にすることが可能です。便利で手軽な「ワンポチ」を活用して職務経歴書を作成し、総務への就職を目指しましょう。