履歴書の書き方
総務の自己PRの書き方は？例文や面接官の印象に残るポイントを解説
総務職の自己PRを作成する際、「組織の縁の下の力持ち」としてのあなたの経験、スキル、そして何よりも「組織を支えたい」という熱意を、採用担当者に効果的に伝えるにはどうすれば良いか、頭を悩ませる方も少なくないでしょう。
単に「事務作業が得意です」といったアピールでは、数多くの応募者の中に埋もれてしまいます。採用担当者の目に留まり、「この人こそ、うちの総務に必要な人材だ！」と感じてもらうためには、総務職特有の視点と具体的なエピソードに基づいた自己PRが不可欠です。
今回は総務職を目指す方に向けて、自己PRで評価される適性や作成時のポイント、注意点を詳しく解説します。採用担当者の印象に残りやすい経験別の例文もご紹介しておりますので、総務への転職や新卒での就職を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
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総務の自己PRで評価される適性
総務の業務は、受付や窓口、給与関連から備品管理までさまざまです。その他、社内イベントの企画・進行や株主総会の運営などを行うこともあり、企業によって役割や業務内容が異なります。総務の自己PRを作成する際は、事前にエントリー先企業の業務内容を確認しておくようにしましょう。
以降の見出しでは、総務の自己PRで評価される適性について解説していきます。
専門知識や資格
総務の業務は資格を所有していない方でも行えますが、専門知識や資格を取得していることが有利に働くこともあります。応募先の企業が求めている人材を確認し、必要となる資格やスキルがあれば記載しましょう。
「日商簿記検定」「社会保険労務士」「中小企業診断士」「マイナンバー実務検定」といった資格は評価されやすいため、取得している方はアピールすると有利になります。
コミュニケーション能力
総務の業務は幅広く、社内のさまざまな人と関わりながら進行します。業務をスムーズに遂行するためには、円滑なコミュニケーション能力が必要です。また、「会社全体のサポート役」としてあらゆる部署と連携する必要があり、時には交渉能力も求められるでしょう。
総務未経験の方であっても、学生時代のアルバイトや他業種でコミュニケーション能力を培った経験があれば、十分なアピールポイントになります。
パソコンスキル
総務の業務は、データ入力や書類作成、メール対応のような事務処理を行う機会が多いため、パソコンスキルが求められます。企業によって求められる能力は異なりますが、WordやExcelといった基本ツールの操作スキルは必要です。
未経験の方でも、学生時代や前職でパソコンを日常的に使用していた場合は、総務での仕事に役立つ可能性があります。基本ツールの操作に加えて、会計システムや経理ソフトなど、総務の業務に関連した専門ソフトを使用していた経験がある方は、積極的にアピールするようにしましょう。
臨機応変な対応能力
総務の業務上、突発的なトラブル対応を行うこともあります。臨機応変さと柔軟性に加えて、その場に応じた的確な判断力も、求められる適性のひとつです。総務は企業全体のサポート役を担うため「縁の下の力持ち」と表現されることもあります。幅広い業務に対応できる臨機応変さをアピールしましょう。
マルチタスクな業務能力
社内整備や福利厚生、会議の運営など、総務の業務はさまざまあり、複数の仕事を的確に処理できる計画性やマルチタスクな能力が求められます。作業内容に優先順位を付けてタスク化し、スケジュール通りに進行するよう管理できることが重要です。幅広い業務に対応できる人材は企業において重宝される可能性があるため、アピールポイントとして積極的に活用すると良いでしょう。
協調性がある
総務はさまざまな部署と連携しながら業務を遂行するため、チームワークを大切にできる協調性のある人材が求められます。組織はひとつのチームとして動いています。会社にはさまざまな人がいるため、部署内メンバーと協力体制を築き、お互いの強みを活かすことが大切です。協調性のある人は周りの意見に耳を傾けられるため、チームのために行動できる人材として評価されるでしょう。
正確性がある
総務に限らずですが、どのような業務に対しても正確性が求められるのは当然といえるでしょう。総務は個人情報に関する業務も担っているため、文書の紛失やデータ漏洩といった重大なリスクが発生する可能性もあります。各業務の特性が異なっていたとしても、一つひとつの作業内容に対して理解を深め、正確に行うことが大切です。
しかしながら、正確性ばかりを重視してしまうと生産性が下がってしまうリスクも懸念されます。総務で自己PRをする際は、正確性に加えて、スピード感も求められるでしょう。
総務の自己PRの書き方のポイント
総務の仕事は多岐に渡るため、自分がどのような人材なのかを示せる自己PRが重要です。以下の見出しでは、自己PRを書く上で押さえておきたいポイントをご紹介しましょう。
企業が求める人材像を理解する
総務の自己PRを作成する上で重要となるのは、企業が求める人物像を理解することです。
まずは募集要項やエントリーシートを確認し、求められる適性や能力をリサーチします。その上で、応募企業が求めている人物像をつかみ、自分にマッチする経験やスキルを探し、自己PRに盛り込みましょう。
総務には幅広い業務領域がありますが、企業が求めるのは単なる事務処理能力の高い人材ではありません。会社の利益に貢献できる、組織全体のパフォーマンス向上に寄与できる人材です。自己PRでは、企業が求める人物像を深く理解することに加え、あなたがどのように会社の利益に貢献し得るのか、具体的な根拠を示しながら伝えることが不可欠となります。
経験者は具体的な実績や経験をアピール
総務の業務は企業もしくは個人によって異なるため、「総務経験者」というだけでは採用担当者に伝わりません。総務での経験がある方は、福利厚生、株主総会運営、社内イベント、コンプライアンス推進など、具体的な業務内容と経験年数を記載するようにしましょう。大小の規模に関わらず、プロジェクトに携わった経験や実績もアピールポイントになります。
前職での総務経験が浅い方は、転職後に活かせるスキルや知識を中心にまとめると良いでしょう。また、部署内で中心的な役割であったのか、アシスタント的立場だったのかといった自分の立ち位置を明記することも大切です。
具体的なエピソードで総務としての適性を裏付ける
総務の自己PRにおいて、抽象的な表現や単なるスキルの羅列では、採用担当者の心に響かず、あなたの強みが伝わりにくい可能性があります。「調整力があります」「問題解決能力が高いです」といったアピールを裏付けるためには、総務の具体的な業務場面におけるエピソードを盛り込むことが非常に有効です。
例えば、コスト削減に取り組んだ経験があれば、「〇〇の見直しにより、年間〇〇円のコスト削減を達成しました。具体的には、〇〇を行い、〇〇という効果が得られました」のように、具体的な行動と成果を数値で示すことで、あなたの貢献度と問題解決能力を明確に伝えることができます。また、社内外の複雑な調整を成功させた経験や、突発的なトラブルに冷静かつ迅速に対応したエピソードは、あなたの対応力や危機管理能力を示す強力なアピールポイントとなるでしょう。
総務の自己PRを書く上での注意点
自己PRにおいて、むやみにアピールポイントを羅列するだけでは分かりにくい印象になってしまいます。応募企業に好印象を持ってもらうためには、自己PRの注意点を押さえておくことが大切です。
総務職で活かせる強みを絞り込む
総務の自己PRでは、多岐にわたる業務経験やスキルをアピールしたくなる気持ちも理解できます。しかし、アピールポイントを詰め込みすぎると、焦点がぼやけ、本当に伝えたいあなたの強みが採用担当者に届きにくくなってしまいます。
「調整力」「細やかな気配り」「問題解決能力」など、総務職において特に重要となる資質の中から、最もあなたの強みを表すものを一つ、あるいは厳選して二つに絞り込み、具体的なエピソードを深く掘り下げてアピールすることが効果的です。絞り込んだアピールポイントに、入社後にどのようにその強みを活かしたいかというキャリアプランを肉付けすることで、一貫性のある、説得力のある自己PRとなるでしょう。
総務職に求められる「分かりやすさ」を意識した記述
自己PRや職務経歴書は、採用担当者にとってあなたの第一印象を左右する重要な書類です。総務職は、社内外への文書作成や情報伝達を担うことも多いため、書類の分かりやすさは、あなたの適性を判断する上で重要な要素となります。
第三者が読んでも内容を容易に理解できる、論理的で簡潔な文章を心がけましょう。長文が続く場合は、適度に改行を入れる、重要なキーワードを強調するなど、視覚的な読みやすさにも配慮が必要です。箇条書きを効果的に活用することで、情報を整理し、要点を明確に伝えることができます。多くの応募書類に目を通す採用担当者の負担を軽減するだけでなく、あなたの情報整理能力を示すことにも繋がります。
【経験別】総務の自己PR例文を紹介
自己PR作成方法のポイントをお伝えしてきましたが、実際にどのような自己PRを書けばいいのか分からないという方もいるでしょう。
以下の見出しでは、総務の自己PRを「総務経験者」「未経験での転職」「新卒」別に例文を紹介していきます。
総務経験者の場合
一口に総務といっても、携わる業務は人によって異なるため、経験者の方は前職での仕事内容を詳しく記載するようにしましょう。また、マネジメント経験がある、社内企画のリーダーを任されていたなど、職務経歴についても細かく書いておくことをおすすめします。
自己PR例文
私は新卒で総務職に配属され、10年間働いてまいりました。
前職では業務効率の推進に貢献しており、具体的には、ペーパーレス化の実施、業務フローの見直しを行いました。この取り組みにより、チーム全体の業務時間短縮と効率化に寄与しております。
また、7年目からは主任として部下の教育にも携わっています。部下の管理業務に加えて、セキュリティ関連のマニュアル作成も行い、コンプライアンスに関する社内規定を強化しました。
前職での経験を活かし、御社の業務効率化や教育面において貢献したいと考えます。
関連記事：未経験の自己PRの書き方ガイド【職種別の例文あり】
他業種からの転職の場合
他業種からの転職の場合、前職で培ってきた経験から総務への適性をアピールするようにしましょう。例文のように、接客経験がある方はコミュニケーション能力の高さや協調性があることを伝えます。営業経験のある方は、コミュニケーション能力に加えて、事務処理能力をアピールしても良いでしょう。
自己PR例文
私は、販売員として8年間働いてまいりました。
前職では、在庫管理や商品陳列といった正確性や迅速さを求められる業務を担当しており、ミスのない作業を心掛けておりました。接客においては、お客様の多様な要望や苦情にも臨機応変に対応し、顧客満足度に貢献しております。
私の強みは、販売員として培ってきたコミュニケーション能力とチームワークです。さまざまな販売イベントでは、メンバーとの連携やコミュニケーションを大切にしながら目標を達成してまいりました。
前職での経験を活かし、チームのサポートや、社員の満足度向上に貢献できると考えます。
新卒の場合
新卒の自己PRでは、学生時代に培ってきた経験を総務での適性に当てはめてアピールしましょう。新しいことへ学習意欲と熱意を伝えることも効果的です。また、他の学生と差別化できるよう、エピソードにオリジナリティを持たせることも大切です。
自己PR例文
私は、学生時代に雑貨店で経理補助のアルバイトをしておりました。
業務内容は、日々の売り上げを専用システムに入力する単純作業でしたが、迅速さと正確性を求められます。
月末には請求書の発送作業があり、社員も含めて毎月残業が発生しておりました。作業分担が不完全だったことが原因であったため、社員に相談の上、工程の振り分けや効率化の提案を行いました。
結果的に作業時間が大幅に短縮され、アルバイトながら会社から表彰を受けたのです。
この経験を活かし、チームワーク向上や業務の効率化に貢献したいと考えます。
未経験ではありますが、新しいことを意欲的に学び、柔軟な姿勢で仕事に臨みます。
関連記事：【例文あり】新卒の自己PRの書き方ガイド|就活で自己PRには何を書く？
印象に残る自己PRで総務への一歩を踏み出そう
今回は、総務の自己PRを作成する上でのポイントや、効果的な例文の書き方について解説しました。
自己PRを書く上で大切なのは、企業が求める人物像を理解し、具体的なエピソードで自身の適性をアピールすることです。また、文章に一貫性を持たせる、読みやすさを工夫するなど、採用担当者への配慮も忘れないようにしましょう。今回の記事を参考に、採用担当者の印象に残る自己PRを作成してみてください。
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