総務で印象に残る志望動機を書くには？ポイントや例文を紹介

総務職の採用担当者の印象に強く残る志望動機を作成するには、単に「総務が好き」というだけでなく、あなたの適性、経験、そして企業への貢献意欲を具体的に示す必要があります。

そこで今回は、採用担当者の心に響く志望動機の作成方法を解説します。会社における総務の役割や求められる適正、志望動機を書く際の具体的なポイントを詳しくご紹介しているので、そちらにも注目です。経験別の例文や注意点もまとめていますので、総務への就職、転職にチャレンジしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

会社における総務の役割

総務の役割は、会社の業務を円滑に進めるためのサポートを行うことです。社内外の調整役として関連部署と連携を取りながら裏方として全体をサポートし、会社の窓口となる重要な役割を担っています。

主な業務内容としては、福利厚生や健康診断といった社員への対応業務、契約管理、株主総会運営などの管理業務に加えて備品の発注・在庫管理まで多岐に渡ります。

経営陣をはじめとする社員全員と関わるのが特徴であり、他の部門が担当しない業務全般を行うことから、「社内の何でも屋」といわれることもあるようです。

総務の志望動機で求められるスキルや経験

総務で働くに当たって、求められるスキルや経験を理解しておくことが非常に重要です。ここからは、総務の志望動機を作成する際に必要とされる4つのスキルや経験について解説していきましょう。

事務処理能力

総務では、書類や報告書作成、データ入力などの業務を正確かつ迅速に行わなければなりません。これらの作業を日々効率的に行うには、高い事務処理能力が求められます。

必要なPCスキルは企業によって異なりますが、細かいデータや数字を扱うため、エクセルやワードなどのツールを使い、文字入力ができる程度の能力は必要です。
学生時代や前職で文書作成や情報整理の経験、資格を取得している場合は積極的にアピールするようにしましょう。

スケジュール管理能力

総務は、会議やイベントの企画・運営、社員の出張手配など、社内のスケジュール管理をする機会が多い部署です。必要な業務をスムーズに進行するには、予定の把握や他部署との調整といった細やかなスケジュール管理能力が求められます。

また、複数の業務を効率的かつ正確に行えるマルチタスク能力や、優先順位を付けられるタスク管理能力も必要です。学生時代のアルバイトや他業種で、複数の業務を同時進行していた経験がある方であれば、総務の仕事にも順応しやすいでしょう。

コミュニケーション能力

総務は、社内のサポート役としてさまざまな部署と関わるため、円滑なやり取りができるコミュニケーション能力が必要になります。他部署との連携をスムーズにするには、報・連・相や丁寧な言葉遣いはもちろんのこと、相手を納得させられる交渉力や共感力も大切なスキルのひとつです。また、チャットやメールなど文書でのやりとりも多いため、意図を明確に伝えられる文章能力も重要でしょう。

柔軟な問題解決能力

総務は、さまざまな部署や外部の関係者と連携を取りながら業務を進めることが多いため、予期せぬ問題や変更点が発生することがあります。急なトラブルにも迅速かつ冷静に対応できるよう、柔軟な問題解決能力が必要です。

時と場合によっては、ルールに縛られずその場に応じた適切な対応をする必要があるため、臨機応変な判断力も求められます。組織全体をサポートするには、常に柔軟性のある視点や改善点を見い出せる姿勢を持つことが重要です。

総務の志望動機を書く時のポイント

総務に求められるスキルや経験について解説しましたが、志望動機を書く際には、「働きたい」意思を伝えるだけでなく、理由や背景も明確に伝えることが重要です。

それでは、具体的な志望動機を書くためのポイントについて解説していきましょう。

初めに志望動機を簡潔に述べる
志望動機を書く際には、「自分がなぜ総務を希望するのか」理由を冒頭で伝えるようにしましょう。結論を最初に述べれば、読み手が履歴書全体を把握しやすくなり、採用担当者の印象に残る可能性があります。

しかし、総務の業務内容は、多くの企業で共通する部分があるため、志望動機も凡庸になりやすいのがネックでしょう。未経験者の場合は、数ある部署の中から総務を選んだ理由を明確に示すことが大切です。

事前に企業理念や求められる人材を把握し、総務に魅力を感じた理由を簡潔に伝えるようにしましょう。

総務を志望する具体的なエピソードを記載する

志望動機を述べた後は、自分の経験やスキルがいかに総務に適しているか、具体的なエピソードを交えながら説明します。応募先企業に興味を持ったきっかけや、仕事への価値観を「自分らしく」表現することが重要です。具体的なできごとに結び付けながら、応募企業を選んだ理由や貢献したい意欲を示すようにしましょう。

応募に至った具体的なエピソードや背景があることで、志望動機に説得力が増し、熱意が伝わりやすくなります。

キャリアプランや入社後の意気込みを伝える

最後に、入社後どのような仕事をして企業に貢献していきたいのか、具体的なキャリアプランを伝えます。多くの企業は、自社に貢献してくれる優秀な人材を求めています。キャリアプランを示す際には、具体的な目標や長期的なビジョンを述べることが大切です。総務として成し遂げたい役割や将来の展望を伝えると、担当者に意気込みが伝わりやすくなります。また、応募者の入社後の姿を採用担当者がイメージしやすくなるでしょう。

総務の志望動機の例文とポイント

「経験者」「転職」「新卒」の3つに分けて、志望動機の例文とポイントを解説していきます。以下を参考にしながら、志望動機の例文を書く際の参考にしてみてください。

【総務経験者の場合】総務の志望動機の例文

総務経験者の志望動機の例文とポイントは、次のようになります。

総務経験者の志望動機の例文

私が貴社を志望した理由は、「組織の基盤を支え、安心して働ける環境づくり」という企業理念に共感したからです。前職では、営業サポートとして、5年間働いてきました。業務の進捗確認や資料作成を行う中で、担当営業のみならずさまざまな部門との連携を行い、円滑なコミュニケーションやPCスキル、問題解決能力を培ってきたと自負しております。総務での仕事は未経験ですが、前職でのコミュニケーションスキルや柔軟な問題解決能力を活かし、社員が働きやすい環境づくりや業務の効率化、問題解決に貢献していきたいと考えております。貴社の一員として、一日でも早く戦力になれるよう邁進し、会社全体をサポートしていきたいと考えている所存です。化に貢献したいと考えております。

志望動機のポイント

経験者の志望動機でポイントとなるのは、前職での詳しい業務内容や成果を述べ、即戦力であるアピールをすることです。例文から挙げるのであれば、新人研修や社内研修でさまざまな人と関わってきたコミュニケーション能力や、独自フォーマットの作成を行えるPCスキル、問題解決能力などでしょう。

さらに、応募企業の業務内容をリサーチし、志望理由を明確に伝えるようにしましょう。企業のビジョンや理念が自分の価値観に合致していると強調すれば、採用担当者に志望動機が伝わりやすくなります。

【他業種からの転職する場合】総務の志望動機の例文

他業種からの転職する場合の総務の志望動機の例文とポイントは、次のようになります。

他業種からの転職する場合の志望動機の例文

志望動機のポイント

前職が総務とは別の職種であっても、多業種での経験から得たスキルや関連性、総務で活かせる適正をアピールすることが重要です。例文で挙げるのであれば、営業サポートして培ったコミュニケーション能力や事務処理能力、スケジュール管理能力などでしょう。なぜ未経験の総務に応募したのかという点にも触れ、今後どのように貢献できるのかを明確に示すことが大切です。

また、総務未経験でも企業に貢献できるという前向きな熱意を伝えるのも忘れないようにしましょう。

【新卒の場合】総務の志望動機の例文

新卒の総務の志望動機の例文とポイントは、次のようになります。

新卒の志望動機の例文

私が総務を志望した理由は、社内のさまざまな部門と連携し、企業全体をサポートするという業務内容に魅力を感じたからです。私は、大学時代に接客のアルバイトを4年間経験してきました。お客様や従業員とのコミュニケーションを通じて、相手の要望をくみ取る力や協調性、柔軟な問題解決能力を培ってきたと自負しております。接客の経験を活かし、社員が業務を円滑に進められるように環境整備を行い、会社全体のサポートに貢献したいと考えます。またコミュニケーション能力を活かして、社内イベントの企画や運営にも積極的に関わり、組織を支える役割を担いたい所存です。貴社の一員となった暁には、正確かつ迅速に業務を遂行し、企業運営の基盤をサポートしてまいります。

志望動機のポイント

新卒が総務を志望する場合は、未経験である点を補うため、自身の強みやこれまでの経験が総務で活かせるとアピールすることが重要です。例文の接客業で得たコミュニケーション能力や協調性は、さまざまな部門と連携を取りながら進行する総務の仕事で活かせるでしょう。

企業側は、未経験者の応募に対して成長意欲や幅広い業務に挑戦する学習意欲があることを期待しています。数ある企業の中からなぜ総務を選んだのかという志望動機を明確にし、新しいことへの挑戦意欲や熱意をアピールすることで、ポジティブな印象を与えられるでしょう。

総務の志望動機作成の注意点

採用担当者は多くの履歴書に目を通すため、伝わりやすい志望動機を作成することが大切です。総務の志望動機を作成する際に気を付けたい4つの注意点を解説していきますので、参考にしてみてください。

抽象的な表現は避ける

志望動機を作成する際には、曖昧な表現や抽象的な表現は避け、具体的な総務への適正や貢献意欲を伝えるようにしましょう。例えば、「縁の下の力持ち」や「貴社に貢献したい」といった表現は、悪いイメージではないものの、漠然としておりどうしても具体性に欠けてしまいます。

応募者の熱意やビジョンを伝えるためには、「自分が入社すれば企業にどのような貢献ができるか」「誰をサポートしたいのか」といった具体的なイメージを伝えることが大切です。

志望動機を限定しすぎない

総務の役割は、企業全体のサポート業務であるため、業務内容は多岐に渡ります。総務の志望動機を作成する際は、特定の業務だけを応募理由にせず、社内全体のサポート役として貢献したいと伝えることがポイントです。「社内の企画・イベント運営に関わりたい」「人材育成に力を入れたい」など業務を限定しすぎると、「他の業務はできないのか」と採用担当者に懸念を抱かせてしまう可能性があります。さまざまな業務へ対応できる柔軟な姿勢を強調すれば、総務への熱意が伝わりやすくなるでしょう。

企業側の目線で作成する

志望動機は、企業側の目線に立ち、ニーズに合致した内容にすることが重要です。一方的に希望や熱意を伝えるのではなく、採用担当者が見て理解しやすい内容かどうか意識するようにしましょう。

経験やスキルをアピールする際は、企業側にどのようなメリットをもたらすのか具体的に示す必要があります。採用担当者にわかりやすくアピールするためには、事前に企業が求める人材をリサーチしておくことも大切です。

作成から時間を置いて読み返す

志望動機は、合否に影響を及ぼす初めの一歩です。一度作成し終えたからといって気をぬかず、最後までしっかりと確認することが大切です。ポイントを踏まえて志望動機を作成したつもりでも、読み返してみると具体性のない漠然とした内容に仕上がっている可能性があります。印象に残る志望動機になっているか確認するため、少し時間を置いてから読み返すようにしましょう。

総務で活躍するため印象に残る志望動機を作成しよう

採用担当者の印象に残る志望動機を作成するには、事前に応募企業が求める人材をしっかりとリサーチし、具体性のあるエピソードでアピールできるかどうかが大きなポイントとなります。また、入社をゴールとするのではなく、働き始めてからのキャリアプランや目標も示せると良いでしょう。今回の記事を参考に、総務職への第一歩を踏み出してみてください。

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