職務経歴書「職務要約」の書き方を解説！人事が注目するポイントと注意点も併せて紹介

就職・転職活動の際には、履歴書とともに職務経歴書が必要です。また、職務経歴書を作成する際には、職務要約も作成しなくてはなりません。

職務要約は企業の採用担当者が、求職者を選別する際に確認するため、非常に重要です。しかし、はじめて就職・転職活動を行う方は、どのように書けばよいのかがわからないかもしれません。そこで今回は、職務経歴書に記入する職務要約の書き方と人事が注目するポイント、注意点などをご紹介します。

職務要約とは？

そもそも職務要約とは、どのようなものなのでしょうか。ここでは、職務要約の概要と目的を解説します。

職務要約の概要

職務要約は職務経歴書の冒頭に記載され、その後の詳細な職務経歴の要点を簡潔にまとめたものです。

人事の採用担当者は、多くの応募者の職務経歴書に目を通すため、まず職務要約を読んで、その内容に応じて詳細な経歴書を読むべきか判断することが一般的です。したがって、職務要約をきちんと書くことは採用の可能性を高める大きな要素といえます。

職務要約の目的

職務要約のおもな目的は「つかみ」を作り出し、採用担当者の興味を一気に引き寄せることです。職務要約で興味をひければ「この人は企業にとって役に立ちそうだ」「入社後に期待できる働きがありそうだ」といった印象を与えられるため、詳細な職務経歴書を読んでもらえる可能性が高まります。

そのため、職務要約に自身の強みや期待される働きに関する情報を盛り込んでおけば、面接時に採用担当者の質問にもスムーズに対応でき、面接での応対を有利に運べるでしょう。

人事の採用担当者が注目するポイント

職務要約は、採用担当者が応募者の経歴を理解しやすくするための重要な部分です。具体的には、以下の2つのポイントが注目されます。

・経験スキルと強みの明確化

職務要約は、応募者の経験スキルや強みを端的に伝える場所です。具体的な業務経験やスキルを簡潔に記載し、採用担当者が一目で理解できるようにしましょう。例えば、プロジェクトマネージャーとしての経験や、プログラミングスキル、コミュニケーション能力などを具体的に示すことが重要です。

・求められる人材像との一致

募集職種の人材要件や経験スキルが要約に含まれているかを確認します。求人情報をよく読み、企業が求める人材像を理解した上で、自身の経験をアピールしましょう。例えば、営業職の場合は顧客開拓や数字に基づく成果を強調し、エンジニア職の場合はプロジェクトの規模や使用技術を具体的に記載することが求められます。

このように、職務要約は自己PRの重要な部分であり、採用担当者に興味を持ってもらえるよう工夫することが大切です。

職務要約を作成する前の準備

職務要約の作成に取りかかる前には、自身のキャリアやスキルの棚卸しを行うなど準備が必要です。ここでは職務要約を作成する前に、どのような準備が必要なのかをご紹介します。

自身のキャリアをリストアップする

職務要約を作成する前に、まず自身のキャリアをリストアップしておきましょう。キャリアをリストアップする際は、履歴書の職歴欄を詳細に掘り下げることが重要です。会社名だけでなく、事業内容や担当業務にも詳しく記述して、どのような企業で経験を積んできたのかを相手に伝えなくてはなりません。

自身の経験やスキルをできる限り具体的に示すことで、採用担当者により詳細なイメージを伝えられるでしょう。

スキルや実績を整理する

職務要約を作成する際には、スキルや実績を整理することも重要です。特別な経験や実績を強調する場合、受賞歴や特殊なプロジェクトの経験などを具体的に詳細に記載する必要があります。これにより、自身の強みや努力した点が伝わり、採用担当者にアピールできるでしょう。

例えば、以下のような情報の追加を検討してみてください。

・受賞歴

過去に受賞した賞や認定をリストアップしましょう。例えば、業界の優れた賞を受けたことや、チームでの卓越した成果に対して表彰されたことを記載します。

・特殊なプロジェクトの経験

過去に参加した特定のプロジェクトについて詳細に説明しましょう。プロジェクトの目的、役割、成果などを具体的に示すことで、自身の能力をアピールできます。

・スキルの詳細

自身のスキルセットを具体的に列挙しましょう。プログラミング言語、ツール、フレームワーク、コミュニケーション能力など、自身の得意分野を明確にします。

以上のポイントを考慮しながら、職務要約を充実させてください。自身の強みを最大限にアピールし、採用担当者に良い印象を与えましょう。

PRポイントを絞り込む

採用担当者にアピールしたいポイントを整理するために、自身の強みや経験を考え、職務要約に盛り込みましょう。応募先企業のニーズに合致するポイントを絞って記述し、採用担当者に自身の価値を明確に伝えてください。

また、PRポイントを記述する際には、具体的なエピソードを盛り込むことが効果的です。どのように課題に立ち向かったかなど、成果を上げた経験を具体的に伝えましょう。例えば、過去の業務で新しいアプローチを試みたり、難しいプロジェクトに挑戦したりした経験を振り返り、その結果をアピールできます。

各応募先にあわせて内容を精査する

職務要約は応募先企業ごとに微調整が必要であり、企業ごとに求められるポイントを中心に工夫する必要があります。応募企業のニーズや求めるスキルに焦点を当て、要約を調整して、自身の適正や価値を最大限にアピールしましょう。

具体的には以下のポイントを意識してください。

・企業のニーズを理解する

応募する企業のニーズを把握しましょう。求められるスキルや経験、文化に適合する要素を特定します。

・職務要約のカスタマイズ

一般的な職務要約を作成したら、それを企業ごとにカスタマイズします。具体的な業務内容やプロジェクトに焦点を当て、応募先企業に適した要約を作成しましょう。

職務要約の書き方｜注意したい4つのポイント

職務要約を書くための準備が整ったら、いよいよ作成に入ります。ここでは、職務要約の書き方を4つの注意点とともに解説します。

ポイント1.簡潔さを意識する

職務要約は、読み手にわかりやすく、簡潔であるべきです。通常は3～4行程度が読みやすいとされています。客観的な事実を中心に記載し、自己PRは控えることがポイントです。

職務要約はキャリアの要点を端的に伝えるものであり、採用担当者の興味を引く役割を果たします。具体的な業務内容や成果を簡潔にまとめ、応募先企業に合った経験をアピールすることが大切です。

ポイント2.具体的な実績を強調する

職務要約では、自身の達成した具体的な業績や成果を強調してください。売上実績や目標達成率などの数字を盛り込むことで、説得力を高め、採用担当者に印象づける効果が期待できます。

例えば、応募先企業やポストにマッチする経験や実績を中心に記載しましょう。関連性のある事例を具体的に示すことで、採用担当者の興味をひきやすくなります。

また数字や比較を使って、具体的な成果を示すのも効果的です。例えば、売上目標を何カ月連続で達成したか、どのようなプロジェクトでリーダーシップを発揮したかなどを具体的に記述します。

ポイント3.自己PRの一環として位置づける

職務要約は自己PRの一環と考えるべきです。そのため、採用担当者に「この人は求める人材に近い」と感じさせる情報を要約に盛り込みましょう。

企業が重視する能力や特徴を理解し、それに合ったアピールポイントを選ばなくてはなりません。ただし誇張はせず、自分らしさを保ちつつ、具体的なエピソードを通じてアピールすることが重要です。

ポイント4.経験社数によって構成を変える

転職経験の有無によって、履歴書の情報量は異なります。職務要約は3～4行で簡潔にまとめることが大切です。また、経験社数に応じて構成を考慮し、必要な情報を選択してまとめなくてはなりません。

そのため、応募企業のニーズと重なる点を盛り込むことが必要です。複数社の職歴がある場合、特にアピールしたい経歴以外は簡潔にまとめるか、不要な経歴を省くことも考慮します。これまでの経歴や実績を整理し、テンプレートを用意しておくと職務要約の作成がスムーズに行えるでしょう。

経験による職務要約の書き方の違い

転職経験の有無によって、職務要約の書き方は異なります。ここでは、経験による職務要約の書き方の違いを解説します。

転職がはじめてのケース

はじめての転職の場合、職務要約はシンプルに「現職の企業名と職種」「現職での実績」をまとめます。在籍している会社での活動や実績をわかりやすくアピールすることが重要です。

転職回数が多いケース

企業の多くは転職回数よりも、応募者の能力や経験に重点を置いています。職務要約を作成する際には、獲得したスキルや志望ポジションでの活躍に焦点を当てましょう。

なお、転職は同業種と異業種によって、得られる経験が異なります。そのため、職務要約を記入する際にも注意が必要です。それぞれのケースについて解説します。

同業種の転職が多いケース

転職回数が多い場合、年代順で書くと転職の多さが印象に残る可能性が高いです。同一業界での転職が続いている場合、それぞれの経歴を整理し、業界での経験が一貫していることをアピールしましょう。職種を軸にして、各企業での職種ごとの実績をまとめ、一貫性のある印象を与えることが大切です。

異業種の転職が多いケース

異業種での転職が多い場合、印象を良くするために年代順ではなく、スキルや経験に焦点を当てて経歴をまとめるキャリア式で職務要約を作成するのがポイントです。また、もっとも強みとなる職種を掘り下げ、応募する職種に焦点を当てることが重要です。自身の仕事への姿勢や能力を強調し、ポリシーのある転職である点をアピールしましょう。

就職した経験がないケース

これまで会社員として就職した経験が一度もない場合は、アルバイトの経験を記載しましょう。

職務要約には、経験した職種や具体的な業務内容を明確に記載することが重要です。長期間のアルバイト経験があれば、社員と同等の業務をこなしてきた点をアピールし、好印象を与えられます。

職種別・職務要約の例文5選

職務要約は職種によって、書き方が変わります。ここでは、おもな職種における職務要約の例文をご紹介します。

1.営業

入社以来、○○株式会社で営業職を務め、4年間のキャリアを積み重ねてまいりました。おもに医療機器の提案や販売に従事し、既存の医療施設における設備の最適化や革新的な技術導入をサポートしてまいりました。電話やメール、チャットなど、効果的なアポイント手段の策定や顧客との信頼関係の構築に力を注ぎ、業績向上に貢献してまいりました。

営業の職務要約では、商材やサービスの詳細、取引規模を明確に示し、顧客が法人か個人かを明記してください。営業手法は新規開拓か反響営業かを明確にし、アポイント取得方法も具体的に記入しましょう。

2.エンジニア

大学卒業後、●●株式会社に入社し、5年間にわたり自動車産業向けの制御システム開発に従事しました。主にC++やMATLABを用いてエンジン制御システムや運転支援システムの開発を担当し、高い技術力を身につけました。特に最後の2年間はチームのリーダーとして、プロジェクト全体の計画立案や進捗管理、チームメンバーの指導・育成に力を入れました。その結果、プロジェクトの品質向上と納期達成に貢献し、プロジェクトマネージャーに昇格しました。

エンジニアの場合、開発経験やテクニカルスキルを記載する職務経歴書の完成度が合否の鍵となります。そのため、これまでの実績やプロジェクト参画内容、開発言語、データベース、フレームワークなどのスキルを簡潔に記入することが必要です。

3.事務職

〇〇大学を卒業後、株式会社●●に入社しました。入社後は営業事務として、営業チームの活動をサポートする業務に従事してきました。3年目にはインサイドマーケティングを導入する提案を行い、従前の営業マンによる直接訪問を減らし、効率的な営業活動ができるようになりました。その結果、すべて営業所で採用されることになり、社内で高い評価を得ました。

事務職はさまざまな業務に携わります。そのため、具体的にどのような業務を担当していたかを明確に記載しましょう。例えば書類作成や電話応対、来客対応、データ入力、会議資料作成などです。また、事務職は他部署や外部との連絡調整が必要です。

コミュニケーション能力や問題解決力、丁寧な対応などを強調するのも有効です。また、過去の成果や実績も忘れずに記入しましょう。

4.経理

私は株式会社○○の経理部門にて5年間勤務し、経理業務に従事してきました。おもな業務内容は、請求書の発行や受領、経費精算、そして月次および年次の決算作業です。また、経理に関する知識を高めるために、日商簿記検定2級と建設業経理検定2級の資格を取得しており、日々の業務に活かしてきました。最近の2年間は、会計ソフト「freee」を活用して管理会計業務にも取り組み、予算管理や原価管理を行いました。この取り組みにより、前年比で約○％のコスト削減を達成できました。また最後の1年間はチームリーダーとして、マネジメント業務にも携わりました。メンバーの育成とチームのモチベーション維持のため、2週間に1度社内勉強会を開催し、些細なことでも相談できる環境を作りました。その結果、業務効率と業務精度を向上させることができました。

経理業務に従事した期間や具体的な業務内容を詳細に記述します。例えば、請求書発行、月次決算、年次決算、税務申告などの具体的なタスクを挙げましょう。

また、どのような会計ソフトやツールを使用したかも具体的に記載することが大切です。さらに、簿記や税理士資格など、経理業務に関連する資格を持っている場合は、必ず記載しましょう。

5.マーケティング

〇〇大学を卒業後、●●株式会社のマーケティング部門にて、顧客獲得のための戦略立案と実行を専門的に担当してまいりました。市場調査や競合分析を通じてマーケットのトレンドを把握し、新規商品の企画や価格設定に反映させてきました。特に販売促進活動では、デジタル広告やSNSを活用した施策を展開し、顧客の興味を引きつけるクリエイティブなアプローチを行ってまいりました。その結果、新規事業の立ち上げから2年で目標の売上を達成しました。

マーケティング職の職務履歴を作成する際には、市場調査・分析、プロモーション、価格設定、流通など各領域での成果を具体的な数字とともに記載しましょう。マーケティングツールやターゲット、設計したシナリオも詳細に述べます。

また、リサーチ企業の場合は、クライアント業界や会社規模、担当件数なども明記するのがポイントになります。目標や戦略、手段、成果も具体的な数字を用いて簡潔に記述します。

6.サービス職

私は○○大学を卒業後、小売業界での経験を積んできました。近年は、メニュー開発やイベント企画に参加し、顧客のニーズに合ったサービスを提供することで、売上目標の達成に貢献しました。自身の提案や努力が実を結び、年間売上が前年比130％に増加し、会社全体の収益に貢献できたことを誇りに思います。また、カフェ●●では、マネージャーとして、店舗経営やスタッフの育成を担当し、売上管理も任されました。最も力を入れたのは、スタッフの育成です。学びやすい環境を整えるため、育成プランと専用のマニュアルを作成しました。その結果、これまで独り立ちするまでに5か月かかっていたところ、2か月まで短縮することができました。

販売・サービス業界では、売上成績や管理経験をアピールすることが重要です。また、自身の提案した施策や、その効果などをアピールするのもよいでしょう。

職種ごとに最適な職務要約を作成し内定につなげよう

就職や転職活動において、職務要約は採用担当者に自分の経歴を簡潔に理解してもらうために重要な役割を果たします。職務要約には、自分の経験やスキルを明確に記載し、企業が求める人材像と一致していることを示しましょう。本記事で紹介した書き方のポイントを参考に、職務要約を作成してみてください。

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