履歴書の書き方
秘書の職務経歴書の書き方のポイント｜すぐに使える例文付き
秘書の職務経歴書は、単なる職歴の羅列ではなく、あなたの秘書としての専門性と、企業が求める能力との合致を示すための戦略的な書類です。これまでの経験を通じて培ってきた事務処理能力、コミュニケーション能力、調整力、秘書検定などの資格、そして何よりも、役員や上司を的確にサポートしてきた実績を、簡潔かつ具体的にアピールすることが重要です。
この記事では、職務経歴書の項目と役割、そして秘書の職務経歴書の効果的な書き方について解説します。秘書の経験者はもちろんのこと、未経験の方でもすぐに活用できる例文サンプルもまとめました。これから職務経歴書の作成を始める方は、ぜひ参考にしてください。
【職務経歴書】各項目の役割と何を書くべきか
職務経歴書にはいくつかの項目があり、各項目に書くべきことが決まっています。主な項目は「職務経歴の要約」、メインとなる「職務経歴」、そして「資格・スキル」「自己PR」の4つです。フォーマットによっては、項目の見出し名が異なるケースもあります。
職務経歴書の項目一覧
職務経歴書の各項目と、書くべき内容は下記のとおりです。
職務要約
職務経歴を分かりやすく伝えるための「あらすじ」です。100文字程度にまとめます。
職務経歴
職務経歴の欄では、過去の職歴を順に説明します。「どこで」「誰の秘書を」「どんな体制でどんなサポートをしてきたか」が分かるように記載しましょう。具体的には、在職した期間・企業名・企業規模・職務内容・自分の担当業務を記載します。
スキル・資格
基本的なビジネススキル、PCスキルや保有資格を記載します。秘書に関連する資格を保有している方は、必ず記載してください。
自己PR
自己PRでは、これまで培ってきた経験やスキルを「志望先でどのように活かせるのか」をアピールします。箇条書き、または文章で記載しましょう。
【秘書の職務経歴書の書き方】押さえるべき4つのポイント
ここからは、秘書の職務経歴書を書き方のポイントを解説します。秘書業務にフォーカスしたときの押さえるべきポイントを4つまとめました。
1.グループ秘書か個人秘書か？
秘書経験がある方は、まずグループに付いていた秘書なのか、個人の秘書なのかを記載してください。例えば、「会社役員の個人秘書」や「グループセクレタリー業務」と記載すると分かりやすいでしょう。
2.「誰の」秘書をやっていたか？
秘書経験を記載する際には、「誰の」秘書をやっていたのか明確に記載しましょう。例えば、「社長」「役員」「会長」「〇〇部の部長」といった役職を書き、秘書に付く方の仕事（責務）がイメージできるのが理想的です。
3.未経験の場合、役立つ経験・実績を記載する
秘書業務の経験がない方は、秘書として働くうえで役立つこれまでの経験・実績を記載します。例えば、営業部門でのアシスタント経験は、同じサポート業務として、秘書業務に活かせる仕事といえるでしょう。
業務内容がイメージできるように、具体的にサポートしていた営業の人数、営業部の売上・案件数を数値で入れ込むと説得力が増します。
4.秘書に役立つ資格、スキルを記載する
秘書に役立つ資格があれば、資格・スキル欄に必ず記載しましょう。代表的な秘書の資格といえば「秘書技能検定試験」です。他にも「日商簿記」、語学力をアピールできる「TOEIC」や「中国語検定試験」の資格や実務経験がある方は、記載すると良いでしょう。
資格を記載する際には、取得年月も書いておくことを忘れないようにしてください。
秘書の職務経歴書の見本サンプルをチェック！
ここからは、秘書の職務経歴書を書くときに役立つ、例文サンプルをご紹介します。秘書経験がある方（経験者）、未経験者の方、それぞれの例文サンプルをまとめました。ぜひ、実際に職務経歴書を書く際の参考してください。
【秘書経験者向け】職務経歴の見本サンプル・例文
秘書経験がある方の職務経歴内容の見本サンプルをご紹介します。
職務経歴の見本サンプル・例文
□200〇年4月～2024年12月 株式会社〇〇
◆事業内容：医薬品メーカー（非上場）
◆資本金：〇〇〇百万円 売上高：〇〇〇百万円 従業員数：〇〇名
業務形態：正社員
＜配属＞
秘書室秘書課
部署構成…5名チームで8名の役員秘書業務
＜担当＞
役員の個人秘書（3年間）
【業務内容】
＜担当業務＞
・スケジュール管理
・出張手配（国内外あり）
・メールチェック（英・日）
・経費精算
・営業戦略レポート作成、チェック業務（週次）
・議事録の作成
・顧客データベース管理
・他部署への連絡依頼
・その他庶務業務全般
秘書の職務経歴では、「誰の秘書なのか」「配属部署・人数」が記載してあることがポイントです。数字を用いて具体的な職場環境・仕事内容がイメージできるように記載しましょう。
【秘書未経験者向け】職務経歴の見本サンプル・例文
秘書業務が未経験の方は、秘書に役立ちそうな実務経験を記載してアピールしましょう。例えば、営業部門でのサポート事務の経験は、秘書の仕事につながります。
職務経歴書の見本サンプル・例文
＜配属＞
営業部 セールスサポートグループ
部署構成…営業メンバー40名を5名でサポート
＜担当＞
営業メンバーのサポート業務（2年間）
【業務内容】
＜担当業務＞
・製品の受発注業務
・納期管理業務
・顧客管理（アイテム数：50アイテム）
・営業用資料作成のサポート
・営業部門の顧客データ分析
・見積書作成
・電話、来客対応
・その他庶務業務全般
また、秘書技能検定試験をはじめ、秘書業務に役立つ資格があれば記載するようにしましょう。例文は下記のとおりです。
資格の例文
■資格
・秘書技能検定1級（2024年〇月取得）
・日商簿記3級（2022年〇月取得）
・TOEIC880点（2024年〇月取得）
秘書の職務経歴書作成では業務で役立つ経験やスキルをアピールしよう
秘書の職務経歴書を書くときには、秘書経験がある方は実務経験、未経験の方は役立ちそうな経験やスキルをアピールしましょう。
秘書は、個人またはグループをサポートする仕事であるため、これまでにサポート業務や資料作成の経験があれば、記載するのが望ましいです。本記事で紹介した書き方のポイントを参考に職務経歴書を書いて、秘書の内定獲得を目指しましょう。
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