履歴書の書き方
秘書の職務経歴書の書き方のポイント｜すぐに使える例文付き
秘書の職務経歴書は、単なる職歴の羅列ではなく、あなたの秘書としての専門性と、企業が求める能力との合致を示すための戦略的な書類です。これまでの経験を通じて培ってきた事務処理能力、コミュニケーション能力、調整力、秘書検定などの資格、そして何よりも、役員や上司を的確にサポートしてきた実績を、簡潔かつ具体的にアピールすることが重要です。
この記事では、職務経歴書の項目と役割、そして秘書の職務経歴書の効果的な書き方について解説します。秘書の経験者はもちろんのこと、未経験の方でもすぐに活用できる例文サンプルもまとめました。これから職務経歴書の作成を始める方は、ぜひ参考にしてください。
この記事を読む前に「基本の職務経歴書の書き方が知りたい」という人は先にこちらをチェック！
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【職務経歴書】各項目の役割と何を書くべきか
職務経歴書にはいくつかの項目があり、各項目に書くべきことが決まっています。主な項目は「職務経歴の要約」、メインとなる「職務経歴」、そして「資格・スキル」「自己PR」の4つです。フォーマットによっては、項目の見出し名が異なるケースもあります。
職務経歴書の項目一覧
職務経歴書の各項目と、書くべき内容は下記のとおりです。
職務要約
職務経歴を分かりやすく伝えるための「あらすじ」です。100文字程度にまとめます。
職務経歴
職務経歴の欄では、過去の職歴を順に説明します。「どこで」「誰の秘書を」「どんな体制でどんなサポートをしてきたか」が分かるように記載しましょう。具体的には、在職した期間・企業名・企業規模・職務内容・自分の担当業務を記載します。
スキル・資格
基本的なビジネススキル、PCスキルや保有資格を記載します。秘書に関連する資格を保有している方は、必ず記載してください。
自己PR
自己PRでは、これまで培ってきた経験やスキルを「志望先でどのように活かせるのか」をアピールします。箇条書き、または文章で記載しましょう。
自己PR・志望動機が思い浮かばなくて困っている時は、以下の記事も参考にしてみてください。
【秘書の職務経歴書の書き方】押さえるべき4つのポイント
ここからは、秘書の職務経歴書を書き方のポイントを解説します。秘書業務にフォーカスしたときの押さえるべきポイントを4つまとめました。
1.グループ秘書か個人秘書か？
秘書経験がある方は、まずグループに付いていた秘書なのか、個人の秘書なのかを記載してください。例えば、「会社役員の個人秘書」や「グループセクレタリー業務」と記載すると分かりやすいでしょう。
2.「誰の」秘書をやっていたか？
秘書経験を記載する際には、「誰の」秘書をやっていたのか明確に記載しましょう。例えば、「社長」「役員」「会長」「〇〇部の部長」といった役職を書き、秘書に付く方の仕事（責務）がイメージできるのが理想的です。
3.未経験の場合、役立つ経験・実績を記載する
秘書業務の経験がない方は、秘書として働くうえで役立つこれまでの経験・実績を記載します。例えば、営業部門でのアシスタント経験は、同じサポート業務として、秘書業務に活かせる仕事といえるでしょう。
業務内容がイメージできるように、具体的にサポートしていた営業の人数、営業部の売上・案件数を数値で入れ込むと説得力が増します。
4.秘書に役立つ資格、スキルを記載する
秘書に役立つ資格があれば、資格・スキル欄に必ず記載しましょう。代表的な秘書の資格といえば「秘書技能検定試験」です。他にも「日商簿記」、語学力をアピールできる「TOEIC」や「中国語検定試験」の資格や実務経験がある方は、記載すると良いでしょう。
資格を記載する際には、取得年月も書いておくことを忘れないようにしてください。
秘書の職務経歴書の見本サンプルをチェック！
ここからは、秘書の職務経歴書を書くときに役立つ、例文サンプルをご紹介します。秘書経験がある方（経験者）、未経験者の方、それぞれの例文サンプルをまとめました。ぜひ、実際に職務経歴書を書く際の参考してください。
【秘書経験者向け】職務経歴の見本サンプル・例文
秘書経験がある方の職務経歴内容の見本サンプルをご紹介します。
職務経歴の見本サンプル・例文
□200〇年4月～2024年12月 株式会社〇〇
◆事業内容：医薬品メーカー（非上場）
◆資本金：〇〇〇百万円 売上高：〇〇〇百万円 従業員数：〇〇名
業務形態：正社員
＜配属＞
秘書室秘書課
部署構成…5名チームで8名の役員秘書業務
＜担当＞
役員の個人秘書（3年間）
【業務内容】
＜担当業務＞
・スケジュール管理
・出張手配（国内外あり）
・メールチェック（英・日）
・経費精算
・営業戦略レポート作成、チェック業務（週次）
・議事録の作成
・顧客データベース管理
・他部署への連絡依頼
・その他庶務業務全般
秘書の職務経歴では、「誰の秘書なのか」「配属部署・人数」が記載してあることがポイントです。数字を用いて具体的な職場環境・仕事内容がイメージできるように記載しましょう。
【秘書未経験者向け】職務経歴の見本サンプル・例文
秘書業務が未経験の方は、秘書に役立ちそうな実務経験を記載してアピールしましょう。例えば、営業部門でのサポート事務の経験は、秘書の仕事につながります。
職務経歴書の見本サンプル・例文
＜配属＞
営業部 セールスサポートグループ
部署構成…営業メンバー40名を5名でサポート
＜担当＞
営業メンバーのサポート業務（2年間）
【業務内容】
＜担当業務＞
・製品の受発注業務
・納期管理業務
・顧客管理（アイテム数：50アイテム）
・営業用資料作成のサポート
・営業部門の顧客データ分析
・見積書作成
・電話、来客対応
・その他庶務業務全般
また、秘書技能検定試験をはじめ、秘書業務に役立つ資格があれば記載するようにしましょう。例文は下記のとおりです。
資格の例文
■資格
・秘書技能検定1級（2024年〇月取得）
・日商簿記3級（2022年〇月取得）
・TOEIC880点（2024年〇月取得）
秘書の職務経歴書作成では業務で役立つ経験やスキルをアピールしよう
秘書の職務経歴書を書くときには、秘書経験がある方は実務経験、未経験の方は役立ちそうな経験やスキルをアピールしましょう。
秘書は、個人またはグループをサポートする仕事であるため、これまでにサポート業務や資料作成の経験があれば、記載するのが望ましいです。本記事で紹介した書き方のポイントを参考に職務経歴書を書いて、秘書の内定獲得を目指しましょう。
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職務経歴書だけでなく、秘書の履歴書の書き方も自信が無い方は、以下の記事を確認してみてください。
転職活動に慣れていない方や、しばらく転職活動から遠ざかっていた方は、まず履歴書と職務経歴書の基本的な書き方を確認することから始めましょう。
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