履歴書の書き方
履歴書を入れる封筒の正しい書き方・選び方！郵送・手渡しのマナー・注意点も解説
履歴書を郵送で送る際は必ず封筒に入れますが、手渡しも同様に封筒に入れるのがマナーです。しかし、封筒の表面と裏面には何を書いて、どの向きで履歴書を入れるのかなど、封入時に不明な点がある方は多いかと思います。
本記事では、履歴書を入れる封筒の正しい書き方や選び方、郵送と手渡しのマナーを解説します。封筒の書き方が正しくないと、採用担当者にマイナスイメージを与える可能性もあるため、本記事を読んで正しい書き方を知っておきましょう。
履歴書の書き方を確認したい方はこちらをご覧ください。
履歴書を企業へ郵送する際の封筒の書き方
まずは、履歴書を企業へ郵送する際、封筒はどのように書けばよいのか見ていきましょう。郵送時に使う封筒も、履歴書と同様に書き方があり、そしてマナーがあります。たかだか封筒と思うことなく、社会人として最低限のマナーを守りましょう。
宛先住所
宛先住所は、都道府県から丁・番地・号、さらにビル名や階数なども省略せずに正しく書きます。これは間違いなく採用担当者のもとへ届くようにするためです。また、履歴書の前に採用担当者が目にするのが封筒です。
誤字脱字に注意することはもちろんですが、丁寧に記入しましょう。封筒は履歴書サイズよりも大きく、文字バランスが取りにくいため、じっくり丁寧に書くことをおすすめします。
宛名
応募先企業の部署宛に送る場合と、採用担当者へ直接送る場合、宛名の書き方はそれぞれで違いがあります。以下で各ケースについて説明します。
企業の場合
採用担当者の名前がわからない、または部署宛に送るように指示された場合は、会社名・部署名を書いた後に「御中」とつけます。もし企業から渡された封筒で「◯◯行」と記載されているのであれば、二重線で消してからその隣に「御中」と書きましょう。ちなみに、会社名・部署名と続く場合は最後の部署名にだけ御中をつけます。それぞれの御中をつけないようにご注意ください。
個人の場合
採用担当者の名前がわかっていたり、すでにメールでやり取りをしている場合は、会社名・部署名・採用担当者名を書き敬称である「様」をつけます。この場合、御中は必要ありませんので、間違って書かないように注意しましょう。また、「◯◯行」と書かれている封筒であれば、それを二重線で消し、隣に「様」をつけてください。
注意書き
注意書きとは、履歴書などの大切な書類が入った封筒であることを明らかにするために必要なものです。封筒の左下端の方に、赤い文字で「履歴書在中」「応募書類在中」と書きましょう。記入したら文字を同じく赤で四角く囲みます。文房具店などで販売されているスタンプを使ってもかまいませんが、必ず赤色のインクを使用します。
送り主
封筒の裏面に送り主、つまりご自身の郵便番号・住所・氏名・電話番号を書きます。宛先と同じように、都道府県から丁・番地・号、さらにマンション名や部屋番号などを省略せずに書くのが一般的です。裏面だからといって乱雑な字にならないよう、丁寧に間違いのないように書きましょう。
切手と封字
履歴書を封筒で郵送する際には、切手と封字も忘れてはいけません。切手は封筒の大きさや重さによってその料金が変わります。万が一不足すると応募企業に届かないため、郵便局の窓口にていくら必要なのか確認することをおすすめします。
封字は、封筒が途中で開封されていないことを示すものです。封筒を閉じたら、「〆」を書きましょう。「✕」ではありませんのでご注意ください。
履歴書を手渡しする際の封筒の書き方
応募企業によっては、履歴書を郵送ではなく面接時に採用担当者へ直接手渡しすることもあります。実は手渡しする場合も、履歴書は封筒に入れて渡すのがマナーです。封筒に入れることで、履歴書の破損や汚れを防ぐという実用的な意味もあります。こちらでは、履歴書を手渡しする際の封筒の書き方を解説します。
宛先や宛名
封筒を直接渡す場合は、宛先や宛名を書く必要はありません。これは、当事者である採用担当者と応募者が直接やり取りするためです。もちろん書いてもかまいませんが、受け取る側・渡す側双方ともに、どこに宛てたものかがわかっていますので、敢えて書かなくてもよいでしょう。ただし、宛先・宛名以外は記載が必要なのでご注意ください。
注意書き
封筒の左下端に赤字にて「履歴書在中」「応募書類在中」のいずれかを書きます。そして赤でその周囲を四角く囲みます。注意書きは封筒の中に履歴書が入っていることを明示するためのものです。文房具店などで注意書き専用のスタンプが販売されていますので、応募企業が多い場合はそれを使用するのもよいでしょう。
送り主
封筒裏面の左下にご自身の郵便番号・住所・氏名・電話番号を書きます。都道府県から丁・番地・号、さらにマンション名や部屋番号など省略せずに丁寧に書きましょう。氏名は相手に応募者の名前が正しく伝わるように、住所などよりも大きめの文字で書きます。また、やや大きくすることで、送り主部分のバランスが取れます。
切手や封字
採用担当者や応募企業の受付に手渡し、履歴書をすぐに取り出すのが前提なので、切手や封字は不要です。封をしてしまうと面接時に履歴書を取り出せませんので、封をしないようにご注意ください。面接時に採用担当者へ直接手渡しする場合は、履歴書を出し封筒を一番下にして一緒に差し出します。「本日はよろしくお願いいたします」と一声添えると丁寧です。
履歴書を入れる封筒の書き方のポイントと注意点
履歴書に入れる封筒は、ただの封筒ではありません。大切な履歴書を送るためのものであり、採用担当者が最初に目を通すものでもあります。マイナスイメージを持たれないためにも、ルールやマナーを守って書くことが大切です。ここでは、履歴書を入れる封筒を書く際のポイントや注意点をまとめて紹介します。
縦書きが基本
郵送する履歴書を入れる封筒に書く宛先・宛名などは、右端から順に縦書きにするのが一般的です。宛先の住所は都道府県から省略せずに書き、番地などの数字も書いていきます。数字については漢数字・算用数字どちらでもかまいませんが、どちらかに統一しましょう。ただし、会社名や氏名に使われている数字は正式名称の方を必ず書くようにしてください。
油性ペンで書く
履歴書を入れる封筒に書く宛先・宛名などは、必ず油性ペンで書きましょう。水性ペンで書いてしまうと、雨で文字が滲んでしまい、判別できなくなる可能性があるためです。また、消えるボールペンは温度変化で文字が消える恐れがあります。そのため、履歴書やそれを入れる封筒には絶対使用してはいけません。
丁寧に書
封筒に書く文字は丁寧に書くようにしましょう。採用担当者は、文字を見て応募者の人柄などをイメージします。上手で丁寧な字であれば「教養やマナーがある」と思われますし、乱雑な字だと「落ち着きがない」と思われてしまうかもしれません。そのため、できる限り丁寧に書くことが大切です。
誤字脱字・記入漏れがないようにする
当たり前のことですが、誤字脱字・記入漏れがないように気をつけましょう。もし誤字脱字等があると、採用担当者にマイナスイメージを持たれてしまうためです。また、宛先や宛名の間違えや記入漏れがあると、応募企業や採用担当者に届かなくなる恐れもありますのでご注意ください。
省略せずに正式名称を書く
封筒に書く宛先・宛名は省略せずに正式名称を書きましょう。社名や採用担当者の名前はもちろんですが、住所も都道府県から丁・番地、ビル名・階数まで正確に書きます。丁・番地などで使う数字は、漢数字か算用数字、どちらかで統一しましょう。
履歴書を入れる封筒の選び方
履歴書を郵送する場合は、封筒の選び方も覚えておきましょう。履歴書は大切な書類であり、折れたり曲がったりしてはいけないため、封筒サイズは履歴書より一回り大きいものを選びましょう。
具体的なサイズ・色など封筒の選び方を解説します。
封筒サイズ
履歴書を入れる封筒サイズは「角形2号」または「角形A4号」を使用しましょう。履歴書はほとんどの場合、A3またはB4サイズの用紙が二つ折りになっていて、A4またはB5サイズで売られています。たとえば、A4サイズは297×210mmであり、角形2号は332×240mmです。つまり、一回りくらい大きいサイズである「角形2号」や「角形A4号」であれば、履歴書を折ったり曲げたりすることなく綺麗に封入できます。
封筒の色
履歴書を入れる封筒の色は白・茶色・水色から選ばれますが、ほとんどのケースで白の封筒が使われます。白は清潔感や真面目さ、丁寧さなどの印象を与えやすいため、最も無難な色であるためです。ただし、白でなければいけないわけではありません。ビジネスシーンで使われやすい白・茶色・水色であれば、どれでも問題はないでしょう。
切手代の目安
履歴書を封筒で郵送する場合、切手が必要です。おすすめサイズである「角形2号」または「角形A4号」は「定形外郵便物（規格内）」で、切手は以下のような料金になります。
郵便物の重さ | 切手料金 |
50g以内 | 120円 |
100g以内 | 140円 |
150g以内 | 210円 |
250g以内 | 250円 |
封筒・履歴書・添え状・クリアファイル・職務経歴書を入れると70～80g程度になります。そのため、切手料金は140円が目安です。もし心配であれば、郵便局で重さを量ってもらい正確な料金を出してもらいましょう。
封筒への履歴書の入れ方
封筒に履歴書を入れる際にもさまざまな気遣いが必要です。採用担当者にマイナスイメージを持たれないため、そして大切な履歴書を雨などから守るためにも、履歴書の入れ方を覚えておきましょう。封筒へ履歴書を入れる際のポイントをいくつか解説します。
履歴書の向き
履歴書を封筒に入れる際は、封筒の表面と履歴書の文章が書いてあり、写真が貼られている面（表面）の向きを同じに揃えて入れます。上下については氏名や写真の部分が封筒の上になるようにします。このように正面と上下が揃っていれば、採用担当者が履歴書を出したときにすぐに確認できますし、丁寧な印象を与えることができるでしょう。
履歴書を入れる順番
封筒には、送付状・履歴書・職務経歴書・その他書類（あれば）の順番で入れます。送付状の挨拶文の後に履歴書・職務経歴書が目に入る形になるため、丁寧な印象を与えられます。また、複数の書類を入れることになりますので、各書類の正面・上下に気をつけて入れましょう。
クリアファイルに入れる
履歴書を封筒で郵送する場合、各書類をクリアファイルに入れましょう。万が一雨などで封筒が水に濡れてしまっても、書類を守ることができるためです。書類の折れや破れなどのトラブルも防げます。また、クリアファイルに入れることで見栄えがよくなりますし、採用担当者に丁寧さや気遣いができるイメージを与えやすいです。
二つ折りにする
履歴書は二つ折りにして封筒に入れましょう。多くの履歴書はA3またはB4サイズの用紙が二つ折りになっていて、A4またはB5サイズで売られていますので、その状態にするということです。名前や職歴などを記入した面が外側になるように気をつけましょう。
封筒で履歴書を郵送・手渡しする際のマナーや注意点
封筒で履歴書を郵送または手渡しする場合、ビジネスマンとして最低限のマナーを守ることが大切です。ここでは、郵送・手渡しする際の意識したいマナーや覚えておくべき注意点について解説します。
郵送の際は送付状を同封する
履歴書を封筒で郵送する場合、必ず送付状を同封しましょう。送付状は、誰が・何を・どれくらい送ったのかを示すためのものです。採用担当者によっては、何十通もの履歴書を受け取って確認しています。少しでも手間を省くためにも、送付状は送るのがマナーです。また、送付状には挨拶の役割もありますので、簡単な挨拶の言葉を書きましょう。
送付状の書き方
送付状には、日付・宛名・応募者の連絡先と氏名・前文・応募経緯・志望動機・自己PR・面接の申し込み・結語・同封書類一覧の9項目を書きます。日付は履歴書の入った封筒を投函する日を書くといったように、ルールがあります。体裁を整えて丁寧に書きましょう。また、採用担当者の手間を省くためにも、送付状は1枚にまとめてください。
郵便料金を確認する
履歴書送付時には、郵便料金を必ず確認してください。切手の料金が足りなくなると、応募先企業に届かなくなる恐れがあるためです。また、たとえ料金が合っているとしても、少額切手を何枚も大量に貼り付けてはいけません。マナー違反として採用担当者にマイナスイメージを持たれる可能性があるためです。郵便局で重さを量ってもらい、それに合った切手を購入して郵送する方法が確実なため、おすすめです。
書留では送付しない
履歴書を郵送する際に絶対にやってはいけないこと、それは書留郵便で送ることです。書留郵便で郵送すれば、配達状況を確認できるため、応募者としては安心感があるかもしれません。しかし、受け取りの際には受領印を押さなければならず、採用担当者に手間をかけさせてしまいます。そのため書留ではなく普通郵便で送るのがマナーです。
提出期限を確認する
履歴書を郵送する場合は、提出期限を必ず確認しましょう。提出期限は企業によって異なります。特に注意したいのが、必着と消印有効の違いです。消印有効であれば、提出期限当日に郵便局で郵送すれば問題ありません。しかし必着の場合は、期限までに先方に届いていなければいけません。もし期限ギリギリであるならば、速達の利用も検討しましょう。
履歴書送付後の連絡
履歴書を郵送で送った後、採用担当者に別途連絡する必要はありません。メール確認や返信など採用担当者に手間をかけさせてしまうためです。ただし、事前にやり取りしていて親身に対応してもらっていた場合は、メールで連絡しておくと丁寧な印象を与えられます。また、企業によっては、履歴書でメールを送付するケースもあります。いずれの場合も、メールを送る場合はマナーに注意しましょう。
手渡す場合の渡し方
履歴書は郵送ではなく手渡しする場合も、マナーに気をつけなければいけません。採用担当者に直接渡すケースと、応募企業の受付に渡すケースがありますので、それぞれ解説します。
面接時に直接渡す場合
面接時に採用担当者へ直接手渡しする場合、履歴書は封筒から出します。そしてクリアファイルに入った状態にして、封筒は一番下にして渡すのがマナーです。また、履歴書がすぐ読めるような向きにして渡しましょう。
「封筒に入れたのにわざわざ出すなんて」と思うかもしれませんが、面接ではその場で履歴書を確認します。採用担当者の手間を省くためにも、封筒から出すのが常識なのです。
受付に渡す場合
採用担当者以外の受付などに手渡しする場合は、履歴書は封筒に入れたままで渡します。履歴書がその場ですぐに読まれるわけではないためです。ただし手渡しするときは、直接手渡しと同じように、すぐ読める向きにすることが大切です。受付の方も応募企業に属していますので、社会人として礼儀を尽くすべきだからです。
履歴書を郵送するなら封筒の書き方や送り方・渡し方に注意しましょう
今回は、履歴書を入れる封筒の書き方や入れ方、送り方や渡し方のマナーについて解説しました。たかが封筒と思われがちですが、封筒は大切な履歴書を入れるものです。採用担当者が目にするものでもありますから、ルールを守って丁寧に書くことが大切です。また、手渡しするケースもありますので、その際はマナーを意識して渡すようにしましょう。本記事を参考に、履歴書を入れる封筒の扱いを正しく行えば、採用担当者もよいイメージを持ってくれるはずです。
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