履歴書をメールで送る際のマナーを解説！例文やよくある失敗例も紹介

Web上のエントリーで欠かせないのが、履歴書のメール送信です。どのような形式がマナー的に失礼がないか、悩む方も多いでしょう。「送信メールの文面から選考はスタートしている」と捉える方も少なくありません。

今回は、履歴書をメールで送る際の基本的なマナーと、メールの構成要素について解説します。ケースごとの例文も用意しているため、メールの文言に悩んでいる方はぜひ参考にして、マナーを身に付けてください。

履歴書送付時のマナー3つ

応募企業によっては、履歴書の送付をメールで行うことがあります。その際に「メールを送るときの文面がわからない」「ファイル形式を指定されていないけどなんでもいいの？」など、メールマナーで困る方も多いでしょう。

履歴書を送るだけとはいえ、採用担当者が初めて目にするのはメールであるため、すでに選考が始まっているともいえます。今回は、履歴書のメール送付で行き詰まっている方にも向けて、ビジネスメールのマナーについて解説します。状況別の例文や失敗例も後述するため、ぜひ参考にしてください。

送付の指示があったらすぐに送る

メールを送る前に気をつけたいポイントとしては、送付の指示から時間を空けないことです。指示があってから時間が空くほど、採用担当者から「時間にルーズな人間」と判別されてしまいます。指示があったときは、速やかにメール文を作成し履歴書を送付しましょう。

履歴書がまだ準備できていないときは「◯◯日までに送付します」と、具体的な期日を知らせましょう。また、一度送れば相手がいつでも見られるからといって、深夜に送るのはマナーとしてNGです。送付は8時〜17時のビジネスタイムの間に済ませると良いでしょう。

件名と本文はシンプルな内容にする

メールの件名と本文は、できるだけわかりやすく表現するのが無難です。例えば、言い回しのややこしい丁寧語や漢字が羅列された文面は、読む側もおっくうになってしまいます。件名は「履歴書の送付（名前）」と、端的に書くのが良いでしょう。

簡略しすぎて軽率な表現になってもいけませんが、長すぎる文面にも注意しましょう。

宛先やセキュリティを確認して送る

履歴書のメール送付もインターネットを介して送る以上、悪質な第三者の介入や宛先の誤入力に細心の注意を払わなければなりません。近年は、企業を狙ったなりすましやスパムをメール経由で送る手口のサイバー攻撃も多く、採用担当者もメール閲覧のセキュリティに注意を払っています。

応募企業が抱えるリスクを考慮するなら、クラウドストレージサービスの経由や、メールの暗号化など、なんらかのセキュリティ対策を行っておくと相手も安心です。

メール本文の注意点5つ｜件名にも注意が必要

ここからは、応募者が文面に詰まりやすいメールの本文について、例文を交えてポイントを解説します。

宛先

以下は、応募メールで宛先を記載した例文です。

株式会社◯◯ 人事部　◯◯様

宛先の入力では、基本的に「法人格+会社名・部署名・担当者名」の順で記載しましょう。宛先の情報はわかる範囲で記入します。部署名と担当者名がわからない場合は「法人格+会社名・採用担当者様」で問題ありません。

宛先を間違えると今後の信用問題につながります。誤字脱字の最終チェックはもちろん、法人格・会社名・担当者名に間違いがないか再確認しましょう。

挨拶文

以下は、応募メールにおける挨拶文の例です。

お世話になっております。 （名字 名前）です。

挨拶文の入力では、始めに「初めまして」「お世話になります」のいずれかを記入します。挨拶の次は「フルネーム + と申します」に続けましょう。転職者は現職を名乗る必要はありません。

手紙やビジネスメールで使う「拝啓」は、履歴書の送信メールには必要ありません。応募書類を郵送する際の送付状には使われますが、送信メールは簡潔にまとめるもののため、拝啓は余計な一文と捉えられる可能性があります。

件名と用件

以下は、応募メールにおける件名と用件を記載した例文です。

【件名】◯◯職応募の件および履歴書の添付（フルネーム） お世話になっております。 （名字 名前）です。 この度、貴社の求人を拝見し、○○職に応募させていただきたくご連絡差し上げました。 応募に伴い、履歴書を添付させていただいております。 ファイル形式の指定がなかったため、PDFにて用意しましたが、お間違いなかったでしょうか。 指定等ございましたら、下記連絡先へご連絡くださいませ。 再度送付させていただきます。

件名と用件の入力では、件名に「応募書類のご提出および履歴書の送付（フルネーム）」「◯◯職応募の件（フルネーム）」などと記入します。用件は、伝えたい内容を始めに持っていきましょう。用件の内容は簡潔に、脚色なく記入します。

件名と用件は、できるだけ簡潔かつ失礼のないよう記載しましょう。余分な話や表現は省いて、シンプルな構造にするのが無難です。

締めの文章

以下は、応募メールの締めくくりを記載した例文です。

お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。

締めの文章では、「ご多用の折恐れ入りますが」「お忙しいなか恐縮ですが」など、冒頭に相手への感謝の言葉を添えましょう。「感謝の言葉 + よろしくお願い申し上げます」の2文で十分締めくくれます。

相手のメールを読んでもらう以上、読んでもらったことへの感謝の言葉は必須です。「よろしくお願い申し上げます」だけだと投げやりな印象を与えてしまうため、ワンクッション置く意味でも感謝の一言は用意しましょう。

署名

以下は、応募メールにおける署名の例です。

============================== （フルネーム） 〒000‐0000 ◯◯県◯◯市◯◯0‐0‐0 電話：000-0000-0000 メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯.jp ==============================

署名の入力で必要な情報は「フルネーム・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレス」です。そのほかの情報はなくて問題ありません。上下を「-」「=」で仕切ると、担当者が見やすいでしょう。

返信の形式は企業によって異なります。応募企業の担当者が連絡手段に困らないよう、署名は記載するようにしましょう。

添付する際にも注意点がある

ここからは、メールにおける添付ファイルの注意点について解説します。履歴書の添付には、一定のルールがあります。特に、履歴書のデータは採用担当者が自社のデータファイルに保存するため、規定のルールに則った形式でなければなりません。

ファイル名をつける

履歴書のファイルは添付したときの名称をそのまま使わず、ファイル名に自身でタイトルをつけましょう。基本的な記載事項は「日付_履歴書_名前」の順でアンダーバーを使うのが一般的です。

例えば「20240101_履歴書_名前」と記載します。日付の記載ルールは企業ごとで異なりますが、一般的に使われるのは上記のような「yyyymmdd」形式です。応募企業からファイル名の指定があれば、そちらのフォーマットを使いましょう。名前は原則フルネームで記載します。

パスワードを設定する

セキュリティを重視する企業からは、添付ファイルやメールにパスワードの設定を指示される場合があります。一般的にパスワードの設定方法は指示されますが、企業によっては詳細な設定方法が明記されないこともあるでしょう。指定がなければ、以下の方法でパスワードを設定しましょう。

・WordやExcelのパスワード設定機能

・PDF閲覧ツールのパスワード設定機能

・ファイルの圧縮時に「暗号化」エリアでパスワードを設定

どの方法を使うかは、履歴書のファイル形式で決めると良いでしょう。PDFはアプリケーションか閲覧ソフトが別途必要です。相手から指示されていない限り、パスワードの設定は義務ではありません。しかし、応募企業のセキュリティを重んじるなら設定しておいたほうが無難といえるでしょう。

ファイル形式は指定されたものか

履歴書を添付する際、ファイル形式に指定がないか事前に確認しましょう。指定のファイル形式でないと、履歴書を見る前に選考から落とされる可能性も否定できません。

応募企業から指定の旨を記したメールが届くこともありますが、必ずしも指示があるとは限りません。募集要項や会社の採用ページに記載されていることもあるため、事前に確認しておきましょう。

企業によってはあえて指示のメールを出さず、会社情報を網羅しているか試している場合もあります。社会人としてルールを守れるかどうかを見られるため、ファイル形式は指定のものを添付しましょう。

履歴書送付時のメール例文

ここからは、企業へ履歴書を送付する旨を記載したメールの例文をいくつか紹介します。メールの文言や記載方法には一定のルールがあり、それらを守ることで「一般教養のある人間」であることのアピールになります。

礼節とルールをわきまえたメールは、採用担当者からも好印象です。履歴書を見る前から有利な状態で選考をスタートできるため、下記の例文をぜひ参考にしてください。

応募先から送付指示があった場合

以下は、応募先から履歴書の送付について指示があったときの例文です。

【件名】応募書類ご提出の件および履歴書の添付（フルネーム） 【本文】 ◯◯有限会社 ◯◯部署 採用ご担当者様 平素よりお世話になります。（フルネーム）です。 先日ご指示のあった履歴書を送付させていただきました。ご査収のほどお願い申し上げます。 お手数をお掛けいたしますが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。 ======= （フルネーム） 〒000‐0000 ◯◯県◯◯市◯◯区0‐0‐0 電話：000-0000-0000 メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯.jp ========

応募企業から履歴書の送付に関して指定があれば、本文にて送付指示の旨を伝えましょう。採用担当者も多部署の応募を抱えているため、情報を助ける一言を添えるだけで理解が早まります。あくまで履歴書を送付するためのメールであり、アピールや別の話題は不要です。シンプルかつわかりやすい構造を心がけましょう。

自主的に応募・送付する場合

以下は、応募者が企業の応募用メールアドレスから自主的にエントリーするときの例文です。

【件名】◯◯職応募の件および履歴書の添付（フルネーム） 【本文】 株式会社◯◯ 採用ご担当者様 はじめまして。（フルネーム）と申します。 貴社の募集求人を拝見し、◯◯のポジションに応募したくご連絡させていただきました。前職で培った◯◯のスキルを、貴社で活かせればと考えております。 なお、添付ファイルは履歴書です。 選考材料にぜひご活用ください。 お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒、よろしくお願い申し上げます。 --------------------- （フルネーム） 〒000‐0000 ◯◯県◯◯市◯◯区0‐0‐0 電話：000-0000-0000 メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯.jp ----------------------

自主応募では、履歴書の送付メールがエントリーにあたります。履歴書の添付を伝える前に、新しくエントリーした旨の言葉を添えましょう。簡易的に応募のきっかけをプラスするのも効果的です。ただし、応募の動機が長くならないよう注意しましょう。

パスワード付きの履歴書である旨を伝える場合

以下は、エントリーと同時に履歴書がパスワード付きである旨を伝えるときの例文です。

【件名】応募書類ご提出の件および履歴書添付（フルネーム） 【本文】 ◯◯有限会社 ◯◯部署 採用ご担当者様 平素よりお世話になります。（フルネーム）です。 ご指示いただいた履歴書を送らせていただきました。ご査収のほどお願い申し上げます。 なお、セキュリティ上のリスクを考慮し、ファイルにはパスワードがございます。 後日、同メールアドレスにてパスワードをお送りいたしますので、ご不明点等ございましたら下記へご連絡くださいませ。 お手数をお掛けいたしますが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。 --------------------- （フルネーム） 〒000‐0000 ◯◯県◯◯市◯◯区0‐0‐0 電話：000-0000-0000 メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯.jp ----------------------

パスワードの設定を伝える際は、なぜパスワードを設定したのか、理由も添えると良いでしょう。もともとパスワード設定の指示があれば「ご指示の通り」といった文言で問題ありません。

なお、後日パスワードを送る例として、以下の文面が挙げられます。

【件名】履歴書のパスワード送付の件（フルネーム） 【本文】 ◯◯有限会社 ◯◯部署 採用ご担当者様 先日、履歴書をお送りしました、応募者の（フルネーム）です。 お伝えした、添付ファイルに設定したパスワードをご連絡いたします。 パスワードは ◯◯◯◯◯◯ です。 ご不明点等ございましたら、下記までご連絡くださいませ。 ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。 ================== （フルネーム） 〒000‐0000 ◯◯県◯◯市◯◯区0‐0‐0 電話：000-0000-0000 メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯.jp ==================

後でパスワードを送る際でも、必ず件名・宛先・締めの言葉・署名は必要です。パスワードは、段落をわける、スペースを設けるといった方法で見やすい配慮をしましょう。

おって履歴書を送付する場合

以下は、履歴書の送付方法が企業側から指示されていないときに、履歴書の後日送付を提案する例文です。

【件名】◯◯職応募の件および履歴書の添付（フルネーム）

【件名】応募書類ご提出の件および履歴書の添付方法について（フルネーム） 【本文】 株式会社◯◯ 採用ご担当者様 はじめまして。（フルネーム）と申します。 貴社の求人を拝見し、◯◯職に応募したく、この度ご連絡を差し上げました。 つきましては、履歴書の送付方法について、ファイル形式やパスワードの有無等をご教授くださいますようお願い申し上げます。 お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒、よろしくお願い申し上げます。 --------------------- （フルネーム） 〒000‐0000 ◯◯県◯◯市◯◯区0‐0‐0 電話：000-0000-0000 メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯.jp —------------------

履歴書の送付方法が明記されていなければ、エントリーと同時に履歴書のフォーマットについて質問しても問題ありません。採用担当者も、履歴書の保存形式が応募者ごとでバラバラだと困るため、応募者が希望のフォーマットで提出してくれるほうが助かります。企業ホームページや求人に形式の指定がないか、事前に確認しましょう。

メール送付前に確認したいチェックリスト

メールの送付前は、記載情報や添付ファイルの形式など、チェックリストを作ると良いでしょう。必要項目を確かめられ、漏れのない完璧なメールを作成できます。

これまでの内容を踏まえたメール文のチェック項目は、以下の6点です。自身でメールを作成した後に確認しておきましょう。

・宛先の法人格・会社名・部署名・担当者名・送付先のメールアドレスは正しいか

・くどい言い回しをしていないか

・全体を通して読みづらさはないか

・誤字・脱字がないか

・挨拶・本文・締めの文章の言葉遣いに失礼な表現かないか

・件名・本文・署名に必要な情報をすべて載せられているか

・履歴書のファイル形式・ファイル名は指定通りか

・送る時間は常識の範囲内か

より確実な方法をとるなら、文面の作成・ファイルの添付・送信前の最終チェックなど、工程ごとでチェックボックスを設けるのが確実です。

履歴書送付のよくある失敗例

履歴書の送付メールを作成する際、避けるべきNG行為が何点かあります。よくある失敗例は、以下の通りです。

・段落が不適切で読みにくい

・文字サイズが統一されていない

・コピペ文章だとわかる状態になっている

履歴書の送付メールでは、プラスの要素を追加するよりも、いかにマイナスのポイントを避けるかが重要です。ここからは、履歴書送付における失敗パターンについて解説します。

段落が不適切で読みにくい

改行のない詰まった文章や過剰なスペースの挿入は、読みにくいメールにつながります。可読性の低い文章は相手から常識のない人間と認識される可能性があるため、適切に段落わけをしましょう。

また、改行と合わせて読点や句読点の数にも注意が必要です。気になる方は、できあがった文章を1度声に出して読むと良いでしょう。不自然な文は読んでいて違和感があるため、どこがおかしいかを明確にできます。

文字サイズが統一されていない

手書きの文章と違い、メールにはフォントと文字サイズという仕組みが存在します。奇抜なフォントやバラバラの文字サイズは、相手に読みにくさをあたえてしまいます。応募企業によっては「読み手のことを考えていない」と捉えられてしまうため、フォントと文字サイズはデフォルトのままにしましょう。

応募企業から指示メールが届いていれば、フォントと文字サイズをメールに合わせます。重要な情報は太字にしても問題ありませんが、読みにくい文章にならないよう使用場所は絞りましょう。

コピペ文章だとわかる状態になっている

多数の企業へエントリーシートを送付する人のなかには、テンプレートの文言を使う人もいます。テンプレートの使用は決して悪いことではありませんが、明らかにテンプレートを使った形跡が見られるメールはNGです。

別のツールからメールアプリにテンプレートをコピー＆ペーストすると、文字色・サイズ・フォントがメールのものと異なる可能性があります。例えば、Googleドキュメントのテキスト（デフォルトの標準テキスト）をGmailにコピー＆ペーストすると、文字サイズが異なります。

応募企業の採用担当者も、膨大な履歴書を見てきた採用のプロです。不自然なフォーマットの文章はコピペだとすぐバレるでしょう。

テンプレートを使用するにしても、フォントや文字色が文字間で変わらないよう「値のみ貼り付け」の機能を使います。テンプレートの痕跡が残るメールは、選考において大きなマイナスです。メール全体で文章が統一されているか確認してから送信しましょう。

他の企業名が残っている

コピー＆ペーストにおいてもう1つ注意すべきなのが、テンプレートに他社の名称や関係ないワードを残したままメールを送信することです。別の企業名や担当者名の入ったメールは、れっきとしたマナー違反です。

相手にも「個人情報の扱いがずさん」といった印象をあたえるため、大幅なマイナス評価は免れないでしょう。テンプレートを用いるにしても、前に使った文章をそのまま送るのではなく、ひな形からコピーするのをおすすめします。

また、画面から見切れた所に仮で入力したテキストが残っていることもあります。メールは、一度送信するとLINEのメッセージのように取り消しはできません。メールの最終チェックでは、文章を最後までスクロールして確認しましょう。

履歴書のメールマナーでよくある質問

ここからは、履歴書のメール送信におけるマナーでよくある疑問に回答します。初めての履歴書メールで困惑が多い方は、ぜひ参考にしてください。

スマートフォンから履歴書の送付は可能ですか？注意点はありますか？

履歴書のメールはスマートフォンで完結することも可能です。近年はスマートフォン上でエントリーする求職者も珍しくありませんし、マナー的にも問題ありません。その代わり、スマートフォンでのメール送信には、画面が小さいというデメリットがあります。

パソコンよりも文面や添付ファイルのチェックがやりづらいため、記入漏れが生じる可能性も考えられます。とくに「履歴書の添付・件名の未記入・文章間の誤字脱字・署名」には注意が必要です。使い慣れればスマートフォンでも十分ですが、不安な方は大画面でチェックできるパソコンを使いましょう。

相手の敬称はどう記載しますか？

応募企業の名称は、以下の記載方法を用いるのが一般的です。

・「◯◯会社◯◯部◯◯様」

・「◯◯会社◯◯部御中」

・「◯◯部長◯◯様」

・「◯◯会社採用担当者様」

・「株式会社◯◯採用担当者」

名称は、部署名や担当者の名前が判明しているなら、知っている限り詳細に明記しましょう。わからなければ「◯◯会社採用担当者様」で問題ありません。

メールが数日返ってこない場合はどうしたら良いですか？

応募企業から数日経ってもメールが返ってこない場合は、企業へ問い合わせる必要があります。しかしその前に、メールボックスや迷惑メール、返信メールがないか確認しましょう。

また、送信ボックスの宛先ももう一度チェックして、確実にメールが相手に届いたかも確認します。それでも返信が確認できないなら、5営業日を目安に問い合わせると良いでしょう。

ただし、企業によっては「1カ月を目安に結果をお知らせします」といった旨の自動メールが届いていることもあります。返信の予定日が明記されていれば、最低でも指定された期間は待ちましょう。なんらかの理由で日を急いでいるのであれば、電話で確認する方法もあります。

履歴書の送付メールはシンプルが一番

初めての就職活動やメールでのエントリーでは、履歴書の送付メール1つでも文面に困るものです。しかし、応募メールといってもあくまで履歴書を送付する旨を伝えるだけなため、難しく考える必要はありません。メールを送信する際は、基本のルールに則って作成するのをおすすめします。プラスの要素を付け足すより、マイナス面のないメールを心がけましょう。

履歴書作成「ワンポチ」ではPC・スマホから履歴書・職務経歴書が作成できます。

新卒・転職・アルバイト等のシーン別フォーマットで簡単入力。

自己PRや志望動機の各種テンプレートはもちろん、入力内容の保存機能、作成後のダウンロードも簡単にできるので、誰でも気軽にご利用いただけます。

履歴書を効率よく作成できるワンポチをぜひお試しください。