履歴書を簡単に作成する方法｜めんどくさい履歴書の作成を効率化しよう

「履歴書を書くのがめんどくさい」そう思ったことはないでしょうか。就活や転職活動では、ほとんどの場合に必要となる履歴書ですが、いざ書き始めると、何をどのように書けば良いのかわからなくなったり、手書きで書くのが面倒だと感じることがあるでしょう。本記事では、履歴書作成の負担を減らす方法をご紹介します。

履歴書の作成が面倒に感じる理由は？

面倒だと感じても転職活動において履歴書の作成は避けて通れないものです。

まずは履歴書の作成が面倒だと感じる理由を考えてみましょう。

作成に時間がかかる

よくある理由として挙げられるのが、作成に時間がかかることです。現代社会では、手書きで文書を書く機会が減少し、キーボード入力に慣れている人が増えています。何枚も手書きで履歴書を作成するのは、時間と集中力を必要とする作業となり、負担に感じることが多いでしょう。

また、履歴書は企業に自分を売り込むための重要な書類です。誤字脱字や汚い字で書かれた履歴書は、相手に悪い印象を与えてしまいます。丁寧な筆記を心がける必要がありますが、時間と労力がかかりストレスを感じる人もいるでしょう。

さらに、履歴書には氏名、住所、学歴、職歴、資格など、多くの情報を記入する必要があります。正確な情報を入力するだけでなく、読みやすいレイアウトにする必要もあり、手間がかかります。

失敗したら書き直しになる

失敗したら書き直しになることも主な理由の一つです。手書きで記入した履歴書に誤字脱字を見つけたり、内容変更の必要があったりする場合、修正が非常に困難です。

修正跡が目立つと、相手に不誠実な印象を与えてしまう可能性もあります。記入内容に誤りがあった場合は、一から書き直す必要が生じるでしょう。時間と労力が無駄になり、精神的な負担も大きくなります。

パソコンやスマホであれば、簡単に修正や編集を行うことができます。しかし、手書きの場合は修正が難しいため、全体的な作業効率が低下します。また、手書きで履歴書を書くことは、精神的な負担を感じる人もいます。失敗できないというプレッシャーから、本来の能力を発揮できない可能性もあるでしょう。

履歴書の作成は手書きとパソコンはどっちでも良い?

近年では、手書きとパソコンどちらでも良いとする企業が増えています。パソコンで作成した履歴書をPDF形式で提出できる企業も増え、自分の得意な方法を選択することができます。

採用担当者は、応募者の能力や経歴、人柄などを重視して判断します。履歴書作成方法はあくまでも書類選考の一要素であり、それだけで採否が決まることは考えづらいでしょう。まず、応募先企業が手書きかパソコンのどちらを指定しているか確認し、指定がある場合はそれに従うのが基本です。

時間や労力を節約したい場合は、履歴書作成サービスを利用するのもおすすめです。これらのサービスは、テンプレートや例文を提供しているので、簡単に履歴書を作成できます。

履歴書作成がめんどくさいときの対策

履歴書作成は、時間と労力がかかり、めんどくさいと感じる人も多いでしょう。しかし、効率的に進めることで、負担を軽減することができます。ここでは、履歴書作成がめんどくさいときの対策をご紹介します。

転職エージェントに頼む

転職エージェントに作成を手伝ってもらう方法です。転職エージェントに履歴書作成を依頼すると、以下のメリットがあります。

・書類作成の負担軽減

転職エージェントは、転職活動に関する豊富な知識と経験を持っています。そのため、プロの視点からアドバイスを受けながら、効率的に履歴書を作成できます。

・書類の質向上

転職エージェントは応募先企業の求める人物像や職務内容を把握しており、それに沿った履歴書を提案してくれます。また、誤字脱字や文法の間違いなどもチェックしてくれるので、質の高い書類を完成させることが可能です。

・時間の節約

転職エージェントに依頼すれば、自分で情報を収集したり、書類をデザインしたりする必要がありません。そのため、自分の時間や労力を他の転職活動に集中できます。

・客観的な視点の獲得

自分自身のことになると、客観的な視点が失われがちです。転職エージェントは第三者として客観的な視点からアドバイスをくれるので、自分の強みや弱みを改めて認識し、より効果的なアピールポイントを見つけられます。

パソコンで作成する

パソコンで履歴書を作成する最大のメリットは、一度入力した情報を使い回せることです。氏名、住所、学歴、職歴などの基本情報はもちろん、職務経歴書の内容もコピー＆ペーストで簡単に転用できます。さらに、以下のようなメリットがあります。

・時間と労力の削減

手書きで何度も同じ内容を書く必要がなくなり、大幅な時間と労力の削減が可能です。複数の企業に応募する場合、データの使い回しによって効率的に作業を進めることができます。

・修正の容易さ

修正や変更も簡単に行えます。誤字脱字を見つけたり、内容を更新したりしたい場合は、該当箇所をすぐに修正できます。手書きと比べて、修正跡が目立つこともありません。

・見やすさの向上

フォントや文字サイズ、レイアウトなどを自由に調整できるため、読みやすく分かりやすいデザインに仕上げられます。見やすい履歴書は、採用担当者に良い印象を与えられるでしょう。

・データの保存

作成した履歴書は、パソコンに保存できます。過去の履歴書を参考にしたり、転職活動の履歴を管理したりすることに役立ちます。

スマホアプリで作成もできる

近年、スマホアプリで履歴書を作成できるサービスが増えています。これらのアプリを活用することで、パソコンがなくても簡単に履歴書を作成することができます。スマホアプリには、以下のメリットがあります。

・手軽さ

スマホアプリであれば、いつでもどこでも簡単に履歴書を作成できます。通勤時間や休憩時間など、スキマ時間を有効活用できるでしょう。

・フォーマット

多くのアプリでは、豊富なフォーマットが用意されています。職種や業界に合わせたフォーマットを選択することで、見やすく分かりやすい履歴書を作成できます。

・自動入力

アプリによっては、氏名、住所、学歴などの情報を自動入力してくれる機能があります。手入力の手間を省くことができ、誤字脱字も防げます。

・写真撮影

アプリ内で証明写真を撮影できる機能も提供されています。わざわざ証明写真館に行く必要がなく、手軽に履歴書に貼り付けられます。

・PDF出力・メール送信

作成した履歴書は、PDF形式で出力したり、メールで送信することができます。郵送や印刷の手間を省き、効率的に応募書類を提出できます。

履歴書をスマホやパソコンで作成する際のポイント

スマホやパソコンは、手軽に履歴書を作成できる方法ですが、実際にどのように作成すれば良いのか迷っている方も多いのではないでしょうか。スマホやパソコンでの作成には、いくつかのポイントもあります。ここでは、一般的なポイントをご紹介します。

志望動機は応募企業に合わせて書く

志望動機は、応募企業に合わせて書くことが大切です。同じ内容を複数の企業に送ってしまうと、熱意が伝わらず、印象が悪くなってしまいます。

履歴書の中でも、「志望動機」と「自己PR」は、採用担当者が応募者について理解を深める重要な情報です。そのため、他の項目よりも自己分析や企業研究など時間をかけて、丁寧に書きましょう。

志望動機を書くためには、まず企業研究が必要です。企業のホームページやパンフレット、求人情報などをよく読み、以下の点を確認しましょう。

・企業理念

・事業内容

・企業文化

・求める人物像

志望動機には、以下の内容を盛り込むのがおすすめです。

・なぜその企業を志望するのか

・その企業でどのように貢献したいのか

・自分の経験やスキルをどのように活かせるのか

また、志望動機は企業への熱意を伝えることが大切です。単に企業情報を羅列するのではなく、自分がその企業で働きたいという強い意志を表現しましょう。

修正し忘れがないか確認する

履歴書の修正し忘れに注意しましょう。履歴書は、応募企業の第一印象を左右する重要な書類です。

誤字脱字や内容の矛盾などで修正し忘れがあると、採用担当者に悪い印象を与えてしまう可能性があります。特に、スマホやパソコンで作成した履歴書は、以前応募した企業の情報が残っていたり、志望動機が異なる企業の内容になっていたりするなど、修正し忘れが起こりやすいです。

志望動機欄以外の内容は、どのような企業向けにも共通していることが多いですが、念のため全体を確認しておくことをおすすめします。誤記入がある書類や、誤った書類を送ってしまうと、注意力不足と取られかねません。最悪の場合、採用選考から外れてしまうこともあるため、送信前に必ず内容を再度確認しましょう。

書式を統一する

履歴書の書式を統一することで、読みやすく、見やすい書類になります。書式が統一されていないと、読みづらく、採用担当者に悪い印象を与えてしまう可能性があります。

特に重要なのが、フォントの統一です。特別な指定がない限り、使用するフォントは1種類に統一しましょう。履歴書でよく使用されるフォントは以下の通りです。

・明朝体

・ゴシック体

・游明朝体

これらのフォントは、読みやすく、フォーマルな印象を与えるのでおすすめです。フォント以外にも、以下の項目を統一すると、見やすい履歴書になります。

・文字サイズ

・行間

・余白

・文字色

書式を統一する際には、読みやすさを意識することが大切です。文字が小さすぎたり、行間が狭すぎたりすると、読むのが大変になり、内容が伝わりにくくなります。箇条書きを使用するときには分かりやすくするために、適切な記号を使用しましょう。企業によっては、書式に関する指定がある場合があります。その際には企業の指定に従いましょう。

不要な装飾はしない

履歴書は不要な装飾をせず、読みやすく分かりやすい書類にすることが大切です。履歴書は、企業の採用担当者に自分の能力や経験を伝えるための公式文書です。フォントの色変更や太字にするなどの余計な装飾は避け、読みやすく分かりやすいデザインにしましょう。

採用担当者は、応募者の能力や経験を効率的に判断したいと考えています。装飾があると、内容が読みづらくなり、誤解を招く可能性があります。派手な装飾は、企業によっては悪印象を与える場合もあるでしょう。

他の応募者と差別化したい場合は、フォントや文字色を変えるよりも、具体的なエピソードや数字を用いて自分の強みやスキルをアピールするといった、内容で勝負しましょう。

履歴書作成ツールとは？

履歴書作成ツールは、Web上で簡単に履歴書を作成できるサービスです。手書きが苦手な人や、就活で複数社に応募したい人に向いています。作成ツールには、以下のような特徴があります。

・簡単に履歴書作成

履歴書作成ツールは、Web上で簡単に履歴書を作成できるサービスです。手書きが苦手な人や、就活で複数社に応募したい人におすすめです。

・豊富なフォーマット

多くのツールでは、豊富なフォーマットを用意しています。職種や業界に合わせたフォーマットを選択することで、見やすく分かりやすい履歴書を作成することができます。

・自動入力機能

氏名、住所、学歴などの情報を自動入力してくれる機能があるツールもあります。手入力の手間を省くことができ、誤字脱字を防ぐこともできます。

・写真撮影機能

アプリ内で証明写真を撮影できる機能を提供しているツールもあります。わざわざ証明写真館に行く必要がなく、手軽に履歴書に貼り付けることができます。

・PDF出力・メール送信

作成した履歴書は、PDF形式で出力したり、メールで送信したりすることができます。郵送や印刷の手間を省くことができ、効率的に応募書類を提出できます。

履歴書作成ツールを選ぶときのポイント

履歴書作成ツールは、Web上で簡単に履歴書を作成できるサービスです。手書きが苦手な人や、就活で複数社に応募したい人に向いています。作成ツールには、以下のような特徴があります。

・簡単に履歴書作成

履歴書作成ツールは、Web上で簡単に履歴書を作成できるサービスです。手書きが苦手な人や、就活で複数社に応募したい人におすすめです。

・豊富なフォーマット

多くのツールでは、豊富なフォーマットを用意しています。職種や業界に合わせたフォーマットを選択することで、見やすく分かりやすい履歴書を作成することができます。

・自動入力機能

氏名、住所、学歴などの情報を自動入力してくれる機能があるツールもあります。手入力の手間を省くことができ、誤字脱字を防ぐこともできます。

・写真撮影機能

アプリ内で証明写真を撮影できる機能を提供しているツールもあります。わざわざ証明写真館に行く必要がなく、手軽に履歴書に貼り付けることができます。

・PDF出力・メール送信

作成した履歴書は、PDF形式で出力したり、メールで送信したりすることができます。郵送や印刷の手間を省くことができ、効率的に応募書類を提出できます。

履歴書作成ツールを選ぶときのポイント

履歴書作成ツールは手軽に履歴書を作成できる便利なサービスですが、利用する際には以下の点に注意が必要です。

・誤字脱字チェック

ツールで作成した履歴書でも、必ず誤字脱字がないか確認しましょう。誤字脱字は、書類の質を下げ、印象が悪くなります。

・コンビニ印刷

ツールによっては、コンビニ印刷に対応していないものもあります。自宅にプリンターがない方は確認しておきましょう。

・複数回の使用

就活で複数社に応募する場合は、履歴書作成ツールを利用したほうが効率的です。1回だけの使用だと、手書きのほうが手間がかからないケースもあります。

・セキュリティやサポート体制

ツールによっては個人情報を入力する必要があるため、セキュリティ対策がしっかりしているかどうか確認しましょう。また、利用中に困ったことがあった場合に備え、サポート体制が充実しているかどうか確認することも大切です。利用する前に、他のユーザーの評判を調べてみるのもおすすめです。

メール送付の際の注意点

履歴書を送付する際にも、注意すべきポイントがあります。丁寧に確認して、印象を良く保ちましょう。

・件名

件名は、「履歴書送付」のように、分かりやすく簡潔な件名が望ましいでしょう。

・ファイル形式

履歴書の形式は、PDFがベストです。他の形式だと、文字化けやレイアウト崩れが発生する可能性があります。PDF形式であればパソコンやスマートフォンなど、どの環境でも開けます。

・ファイル名

ファイル名は、「履歴書+氏名」のように、分かりやすく簡潔な名前にしましょう。

・パスワード

個人情報を含むファイルを送付する場合は、パスワードを設定することをおすすめします。

・本文

メール本文には、以下の内容を記載しましょう。

1.応募する職種名

2.氏名

3.大学名・学部名

4.連絡先（電話番号・メールアドレス）

5.簡単な挨拶

6.応募理由

本文には、簡単な挨拶と送付する書類の内容を記載します。また、誤字脱字がないように注意することも大切です。

めんどくさいと感じたらデジタルでの作成を考えよう

パソコンでの履歴書作成は時間と労力を節約し、見やすく分かりやすい履歴書にできるだけでなく、アピールポイントを明確化し、転職活動を効率的に進めるための有効な手段といえます。履歴書の作成がめんどくさいと感じる方は、パソコンやスマホアプリでの作成を検討してみましょう。

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履歴書を効率よく作成できるワンポチをぜひお試しください。