履歴書の書き方
総務職で採用される志望動機の書き方｜ポイントと実例付きで徹底解説
総務職を目指す際、志望動機の書き方に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。総務職は会社全体をサポートする重要な職種で、自分の適性や意欲をしっかりと伝えることが採用に繋がります。
この記事では、総務に必要なスキルや経験を踏まえながら、採用担当者に好印象を与えられる志望動機を作成するときのポイントを詳しく解説します。
具体的な記入例も交えて、わかりやすく解説しているので、総務職への就職・転職にチャレンジする人は、ぜひ参考にしてみてください。
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総務の仕事内容
総務とは、会社の業務が円滑に進むためのサポートを行う部門のことです。設備管理や備品調達、労務対応など幅広い業務を担当することが特徴です。
また、社内外の調整役として、社内のコミュニケーションをスムーズにする役割も担っており、関連部門と連携しながら会社全体を支えることが大きな役割です。
総務職は、社内のルールの整備や組織運営にも関わるので、柔軟かつ臨機応変な対応が求められるといえるでしょう。
総務に必要なスキル・経験
会社全体の運営を支えるために、総務として働くには幅広いスキルや経験が求められます。主に必要とされるスキル・経験は、以下の通りです。
・事務処理能力
・スケジュール管理能力
・コミュニケーション能力
・柔軟な問題解決能力
ここからは、総務職に欠かせない具体的なスキルや経験をそれぞれ紹介します。
事務処理能力
総務では、データの入力や書類の管理、報告書作成など、正確かつ迅速に事務処理を行うスキルが求められます。
数字や細かいデータを扱うことが多いため、エクセルなどのツールを使いこなせる必要があります。
大学や前職で情報整理や文書作成をした経験があると、総務での仕事に役立てられるでしょう。
スケジュール管理能力
総務では、会議やイベントの準備、スケジュール調整など、全体の進行を管理することが多いので、スケジュール管理能力が求められる傾向があります。
細かな予定やデッドラインを把握し、他部署のスケジュールに合わせて調整できる柔軟性もスケジュール管理を行ううえでは重要なスキルです。
これまでにマルチタスクで業務を処理した経験があると、複数の業務を効率的に進めなければならないときでもタスクの優先順位を付けられるため、スムーズに業務を進められるでしょう。
コミュニケーション能力
社内外の関係者と意思疎通を図り、業務に必要な情報を円滑に共有する能力も総務として働く際に必要です。
また、他部署との連携が多いため、報連相のスキルはもちろん丁寧な言葉遣いができることも重要です。コミュニケーション能力とあわせて、相手の立場に立って対応できる共感力も必要とされるスキルのひとつです。
柔軟な問題解決能力
総務では、急な問題が発生した際に柔軟に対応して解決を進める能力が必要です。
また、場合によってはルールにとらわれず、その場に応じたベストな対応を迅速に行える判断力が求められます。組織全体の業務効率化を目指して、常に柔軟性のある視点で改善点を見つけ出す姿勢が重要です。
志望動機を書くときの手順
志望動機を書くときは、単に「働きたい」という思いや意欲を伝えるだけでなく、その理由や背景を論理的に整理し、採用担当者にわかりやすく伝えることが大切です。
ここでは、効果的な志望動機を書くための手順を3つのステップに分けて解説します。
1.結論として最初に志望理由を簡潔に述べる
志望動機を書く際、自分が総務を志望する理由を文章の冒頭で伝えます。また、具体的な経験や企業理念への共感を含めて、簡潔に志望理由を述べることが重要です。
結論を最初に提示することで、履歴書をパッと見ただけでも読み手が全体像を把握でき、採用担当の印象にも残りやすいでしょう。
企業のホームページで企業理念や事業内容、求める人材像を確認し、どの点に魅力を感じたのかを伝えてみましょう。
2.志望に至った具体的なエピソードを記載する
結論を述べた後、自分の経験・スキルがどのように総務職に適しているか、エピソードを交えて伝えます。
このとき、具体的な出来事・実績と結びつけながら他の職種ではなく総務を選んだ理由を強調することが重要です。自己成長や企業に貢献したい意欲が伝わる内容にしましょう。
応募先の企業に興味を持ったきっかけや、仕事に対する自身の価値観など「自分らしさ」を交えて、「数ある企業のなかで、なぜこの企業を選んだのか」を説明してみましょう。
3.将来のキャリアプランを伝える
最後に入社後にどのような業務でどのように貢献したいか、具体的なビジョンを伝えます。総務として成し遂げたい目標や、企業内での役割に応じた意気込みを伝えることが重要です。
また、長期的にどのようなキャリアプランがあるのか明確に伝えると、採用担当者に意欲が伝わりやすいでしょう。
【経験者向け】志望動機のポイントと例文
ここでは、経験者向けの志望動機のポイントと例文を紹介し、効果的な志望動機の書き方を解説します。以下を参考にして、前職での経験やスキルを最大限に活かせる志望動機を作成しましょう。
ポイント1. 総務業務で培った経験をアピールする
経験者は、過去に総務で経験した具体的な業務を踏まえ、その業務をどのように効率化・改善したか伝えることが重要です。
例えば、「総務に3年間携わりました」と伝えるだけでなく、「社内の備品や設備管理、入社式・記念式典などの社内行事の企画・運営のほか、受付での来客対応などを担当していました」といった具体的な仕事内容を伝えると、企業側もあなたの仕事ぶりをより具体的にイメージしやすくなります。
特に応募する企業で求められるスキルや経験をアピールし、企業の業務に合致する能力を伝えることが大切です。過去に工夫した事例や問題解決に貢献したエピソードを交えて、自分が即戦力になることを強調しましょう。
ポイント2. 応募先の会社で働く理由を明確に示す
他社ではなく応募先の会社を選んだ理由を明確に伝えましょう。このとき、応募する企業の理念や取り組みに共感した点を具体的に挙げることで、志望理由に説得力を持たせられます。
また、企業のビジョン・方針と自分の経験や価値観が一致していることを強調することで、自分がその企業にマッチしていることが採用担当者に伝わりやすくなります。
なお、複数の企業の総務に応募する場合、志望動機を使いまわすのは避けましょう。応募先の企業の事業内容や企業規模、市場での立ち位置、社風など、興味を持った点を具体的に伝えることが大切です。
志望動機が完成したら、ありきたりな表現になっていないか、他の人が読んでも理解しやすいかを確認するため、信頼できる第三者にチェックしてもらうのも良い方法です。
志望動機の例文
過去の総務業務で培った経験をアピールする場合、以下の例文を参考にしてみてください。
私が貴社を志望した理由は、社員の成長とスキル向上を重視し、個人のキャリア形成を支援する文化に惹かれたからです。
前職では、総務業務を通じて新人研修や社内教育プログラムの企画・運営に携わり、社員の成長を後押しする環境を整えることにやりがいを感じてきました。
この経験から、社員が自己成長を実感できる場を提供する総務の役割の重要性を実感しています。貴社の総務として、貴社の人材育成の取り組みを支える組織作りに貢献したいと考えております。
応募先の会社で働く理由を明確に示す際は、以下の例文を参考に作成してみましょう。
私が貴社を志望する理由は、貴社が積極的に革新を追求し、新たな価値を生み出し続けている点に強く惹かれたからです。
特に、業務プロセスや組織構造の効率化を目指す姿勢に共感し、私自身も総務として、こうした先進的な取り組みを支える存在でありたいと考えています。
前職では、総務部門の体制改善や業務の自動化を進め、企業全体の効率を底上げする役割を担ってきました。貴社でも、これまでの経験を活かし、革新を支える基盤づくりに貢献していきたいと思っております。
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【未経験者向け】志望動機のポイントと例文
ここでは、未経験者向けに志望動機を書くときのポイントと具体的な例文を紹介します。以下を参考にして、自分の経験や意欲を効果的に伝えられる志望動機を作成してみてください。
ポイント1. 総務を選んだ動機を明確に示す
未経験者は、他の職種との比較や経験をもとにして、総務を志望する具体的な理由を述べましょう。
具体的には、自分の性格やスキルが総務に適している点を伝えることで、総務でなければならない理由を強調できます。
ただし、「事務は単純作業だから」といった消極的な理由ではなく、「自分のスキルを活かして企業をサポートしたい」というように前向きな姿勢を伝えることが重要です。
また、幅広い業務を担当する総務だからこそ、会社全体に貢献したいことを動機にするのもひとつの方法です。
ポイント2. 総務で役立つ自身の経験とスキルをアピールする
前職が総務とは別の職種であっても、これまでに経験した業務や得たスキルが総務に活かせることを具体的に述べ、関連性を強調することが重要です。
例えば、問題解決能力や事務スキル、コミュニケーション能力など、総務で役立つスキルをアピールしましょう。総務未経験でも貢献できる点を具体例とともにアピールすることが重要です。
志望動機の例文
総務を選んだ動機を明確に示す場合は、以下の例文を参考にしてみてください。
私が総務を志望した理由は、組織の基盤を支え、社員が安心して働ける環境を整える仕事に大きな意義を感じたからです。
大学時代には学生団体の活動を支援する役割を担い、イベント運営やスケジュール調整、会計管理など、裏方のサポートを行ってきました。この経験から、目立たない役割でも人を支える仕事が組織全体の成功に直結することを学びました。
貴社でも、総務として環境整備に携わり、組織全体の成長に貢献したいと考えています。
総務で役立つ自身の経験とスキルをアピールする際の例文は、以下の通りです。
私が貴社を志望した理由は、「人と組織の成長を支える環境づくり」という理念に深く共感したからです。
前職では、営業サポートとして業務の進捗管理や資料準備を行い、部門間の連携を円滑にする役割を担ってきました。そのなかで、異なる部署や多くの関係者と調整しながら問題を解決するスキルを培い、サポート業務の重要性を実感しました。
こうした経験は、貴社の総務業務でも活かせると感じております。貴社の一員として、社員が働きやすい環境を整えることで組織全体の成長に貢献していきたいと考えています。
総務志望動機作成の際の注意点
ここでは、総務の志望動機を作成するときに注意すべき点について解説します。以下のポイントを参考にして、採用担当者に伝わりやすい志望動機を作成してみてください。
企業のニーズに合致した志望動機にする
志望動機を書くときは、採用担当者が理解しやすい内容かどうかを常に意識しましょう。
志望動機が企業の方向性やニーズに合致しているか、採用担当者の視点で考え、自分が企業にどのように役に立つのか、貢献できる内容を具体的に伝えることが重要です。
抽象的な表現は使わない
志望動機を記載するときは、曖昧な表現は避け、自分の強みや経験が応募企業にどう貢献できるかを具体的に説明しましょう。
例えば「企業の発展に貢献したいです」など抽象的な意気込みは熱意が伝わりづらいうえ、採用担当者もあなたが入社して活躍するイメージが湧きづらいでしょう。
志望動機では、採用担当者に対して熱意と今後のビジョンを具体的に示し、自分がどのように企業に貢献できるかを記載します。また、そのためのスキルや実績の役立つ場面がイメージできる内容にすることが重要です。
特定の業務に絞り込みすぎない
総務を志望する場合、特定の業務だけを志望理由にするのではなく、企業全体のサポート役として貢献したい意欲を伝えることもポイントのひとつです。
特定の業務に絞り込みすぎてしまうと、「一つの業務しか対応できないのではないか」と採用担当者に懸念を抱かせる可能性があります。
多岐にわたる業務に対応できる柔軟な姿勢を強調し、幅広い分野で活躍できることを強調しましょう。
待遇や福利厚生を理由にしない
志望動機を作成する際は、給与や福利厚生などを志望理由にせず、自分のキャリアやスキルを活かしたいという意欲を伝えることがポイントです。
給与や福利厚生を理由にすると、企業への貢献意欲が伝わりにくくなります。
企業側は、応募者がどのように自社に貢献し、共に成長していけるかどうかを重視しているため、採用担当者に「この人と一緒に働きたい」という印象を与えることが、就活や転職の成功への鍵といえるでしょう。
応募先企業と関連したスキルをアピールする
総務の志望動機では、企業が求めるスキルと自分の経験を結びつけ、具体的に役立てられる場面を伝えることが重要です。
具体的には、応募する企業の募集要項をしっかり確認し、求められている役割に応じたスキル・経験をアピールしましょう。
総務業務といっても、その内容は幅広く、企業によっては人事的な業務や社員の採用・教育支援なども業務に含まれることがあります。
例えば、「人材育成に関わった経験がある」「労務管理の知識を活かせる」など、求められている役割に合わせたスキルを強調することで、企業側も即戦力としてのイメージがしやすくなります。
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今回の記事では、総務に必要なスキルや経験、効果的な志望動機の書き方について詳しく解説しました。
志望動機を書く際は、応募先ごとに内容を調整し、「結論から述べる」「具体的なエピソードを盛り込む」などのポイントを押さえて、採用担当者に好印象を与えられる内容にしましょう。今回の記事を活用して、総務職への第一歩を自信を持って踏み出してください。
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