2024.07.05

【履歴書の出し方】面接で手渡しするときに封筒は必要？面接時の出し方や注意点について解説！

面接は企業との最初の接点であり、第一印象を左右する重要な機会です。書類選考を通過して面接にこぎつけたからこそ、履歴書の出し方にも気を配りたいものです。特に履歴書を手渡しする場合は、「封筒は必要なのか」「どのように渡せばスマートなのか」など、さまざまな疑問が浮かぶのではないでしょうか。

本記事では、面接で履歴書を手渡しする際に封筒が必要かどうか、正しい渡し方、注意点について詳しく解説します。

面接時に履歴書を手渡しする際にも封筒は必要

面接時に履歴書を手渡しする際も、封筒に入れて持ち歩くことが推奨されています。理由は以下の通りです。

・履歴書を保護するため

封筒に入れておけば、履歴書を汚れや折れから守ることができます。特に、雨の日や風が強い日は、封筒に入れて持ち歩くことで履歴書が濡れたり、破れたりするリスクを防げます。

・丁寧な印象を与えるため

封筒に入れて渡すことで、書類を丁寧に扱っているという印象を与えられます。採用担当者は、応募者の書類の扱い方から、その人の几帳面さや責任感を判断する傾向があります。

・企業によっては封筒の提出を求める場合がある

企業によっては、履歴書を封筒に入れて提出するように指示している場合があります。事前に企業のホームページや面接案内を確認しておきましょう。

・企業のセキュリティ対策に配慮するため

個人情報を含む履歴書をむき出しで持ち歩くのは、企業のセキュリティ対策上問題になる場合があります。

封筒は「角形・白のA4用サイズ」を使用する

面接で履歴書を手渡しする場合、封筒は必須アイテムです。封筒のサイズは、角形・A4サイズがおすすめです。A4サイズであれば、履歴書を折らずに収納することができます。履歴書を折るとシワがつき、相手に悪い印象を与えてしまう可能性があります。

封筒の色は、白封筒が清潔感があり、フォーマルな印象を与えます。また、茶封筒は事務用として使用されるため、他の書類と混ざりやすいので避けたほうが無難です。窓つき封筒は、履歴書の個人情報が透けて見えてしまう可能性があるため、使用しないほうがよいでしょう。

封筒の素材は、上質紙がおすすめです。上質紙は厚みがあり高級感があるため、丁寧な印象を与えられます。

面接時に履歴書を手渡しする際の封筒の書き方

面接時に履歴書を手渡しする場合、封筒の書き方にも注意が必要です。ここでは、表面・裏面それぞれの封筒の書き方をご紹介します。

表面　

1.宛先の記入は不要

面接時に手渡す封筒には、宛先の記入は不要です。面接官と対面で書類をやり取りするため、郵送時のような住所や氏名は必要ありません。

2.必要最低限の情報を記載

履歴書のみの場合、表面の左下に赤字で「履歴書在中」と記入します。履歴書と職務経歴書など複数の書類がある場合は「応募書類在中」です。定規を使って丁寧に書きましょう。

使用するのは、油性の赤色ボールペンです。水性の筆記用具はこすれやにじみが起きる可能性があるので避けましょう。「履歴書在中」という文字はスタンプでも問題ありません。文房具店や100円均一店で販売していますので、複数作成する予定があれば購入するのもおすすめです。

裏面　

1.自分の情報を記入

左下に郵便番号、現住所、氏名を記載します。採用担当者は、同時に複数の履歴書を受け取ることが一般的なので、誰の封筒であるかを明確にしておきましょう。

また、左上には任意ですが、提出した年月日を入れておくのがおすすめです。提出年月日を記入すると、書類整理がスムーズになり、丁寧な印象を与えることができます。記入は任意ですが、時間があれば記入することをおすすめします。

2.読みやすさを意識

以下のポイントに注意して記載しましょう。

・住所は省略せずに正式名称で記入

・文字は黒のボールペンで丁寧に書く

・誤字脱字がないように注意

面接時に履歴書をすぐに確認する場合が多いため、糊付けは不要です。

履歴書を面接時に手渡しする際の出し方

ここでは、履歴書を面接時に渡す際の出し方についてご紹介します。

面接時に直接渡す場合

面接時に履歴書を直接渡す場合、スマートな渡し方をすることで、好印象を与えることができます。ここでは、具体的な手順とポイントを詳しく解説します。

手順

1.面接会場に入る前に、封筒から履歴書を取り出す。

2.履歴書をクリアファイルに入れる。

3.面接官の前に座り、クリアファイルごと両手で渡す。

4.クリアファイルを封筒の上に重ね、面接官が読みやすい方向にする。

5.以下のように一言添える。

「私の履歴書です。本日はよろしくお願いいたします」

渡す際は、丁寧な態度で笑顔を忘れないようにしましょう。声のトーンは、明るくハキハキするように心がけます。履歴書と職務経歴書を一緒に渡す場合は、順番に注意しましょう。複数枚渡す場合は、クリップで留めておくのがおすすめです。

面接官によっては、履歴書を封筒のまま受け取る場合もあります。その場合は、無理に封筒から取り出す必要はありません。面接官が履歴書を受け取ったら、軽くお辞儀をしてから着席します。事前準備をしっかりと行い、自信を持って面接に臨みましょう。

あとから入室した面接官に手渡しする場合

面接開始後に面接官が入室する場合、履歴書を手渡すタイミングや方法に戸惑うこともあるでしょう。ここでは、あとから入室した面接官への履歴書手渡しのマナーについて解説します。

1.いつでも渡せるように準備する

面接開始前に、封筒から履歴書を取り出し、クリアファイルに入れて準備しておきましょう。封筒は机の端に置いておき、すぐに取り出せるようにしておきます。

2.指示に従って提出する

面接官が入室後、指示があれば指示に従いましょう。

「履歴書と職務経歴書を提出してください」

封筒とクリアファイルから履歴書を取り出し、まとめて渡します。

「履歴書を見せてください」

クリアファイルに入ったままの履歴書を差し出します。

どちらの場合も、面接官が読みやすい向きで渡すようにしましょう。

3.丁寧な所作で好印象を与える

両手で持ち、軽くお辞儀をしながら渡します。

「こちらが私の履歴書です。」と一言添えます。

声のトーンや表情にも気を配り、明るく丁寧な態度で接しましょう。

NG行動例

・封筒のまま渡す

・片手で渡す

・机に置く

・無言で渡す

これらの行動は失礼な印象を与えてしまうので、注意が必要です。

ただし、面接官から封筒ごと提出するように求められた場合は、指示に従います。

4.タイミングがわからない場合は遠慮なく尋ねる

指示がない場合は、面接開始後すぐに「履歴書を提出してもよろしいでしょうか？」と尋ねましょう。

面接官が他の準備に追われている場合は、無理に渡そうとせず、タイミングを見計らって再度尋ねるか、面接開始後に自然なタイミングで渡しましょう。

受付で手渡しする場合

面接会場に到着後、受付で履歴書を提出するケースがあります。面接官以外に履歴書を渡す場合、以下の点に注意しましょう。面接官以外に渡す場合は、中身を出さずに封筒のまま提出します。受付スタッフが氏名や住所を確認できるように、封筒の向きが正しいことを確認しましょう。「おはようございます」「失礼します」などの簡単な挨拶をしながら、両手で封筒を差し出しましょう。

NG行動例

・封筒を片手で渡す

・机に置く

・無言で渡す

これらの行動は失礼な印象を与えてしまうので、注意が必要です。

手渡しする際の注意点

ここでは、履歴書を手渡しする際の注意点をご紹介します。

クリアファイルに入れてから封筒に入れる

履歴書や職務経歴書などの選考書類は、クリアファイルに入れてから封筒に入れるのがマナーです。

クリアファイルを使うメリット

・書類の折れや汚れを防ぐ

・書類をまとめやすく、取り出しやすい

・採用担当者に書類を丁寧に扱っている印象を与える

履歴書、職務経歴書など、複数の応募書類がある場合は「履歴書→職務経歴書→その他」の順に重ねます。A4サイズの透明なクリアファイルを選び、書類が折れないように注意しましょう。シワや汚れのない、新品のクリアファイルを使用するのが望ましいです。クリアファイルに入れた書類を、長形4号（長4）サイズの封筒に入れます。

クリアファイルと封筒を正しく使うことで、書類を清潔に保ち、採用担当者に良い印象を与えることができます。

履歴書はすぐ取り出せる場所にしまう

面接では、履歴書をスムーズに提出することが重要です。そのため、すぐに取り出せる場所にしまうようにしましょう。提出タイミングは以下のように、企業によって異なります。

・面接開始前に提出を求められる場合

・面接開始後に自己紹介のタイミングで提出を求められる場合

・面接官が入室後に提出を求められる場合

事前に企業のホームページや面接案内を確認しておくと、慌てずに済みます。

履歴書は、封筒またはクリアファイルに入れて持ち運びます。カバンの中で書類が折れないように、大きめのカバンを用意しましょう。カバンの中のポケットなど、すぐに取り出せる場所に収納しておきます。

履歴書が折れてしまうと、相手に失礼な印象を与えてしまいます。書類が折れないように、バッグの中で書類を固定できる仕切りがあるものを選ぶのもおすすめです。カバンの中には、筆記用具やメモ帳、企業案内なども入れるので、折れたり、中でぐちゃぐちゃにならないように気をつけましょう。

履歴書はコピーしておく

履歴書は自分用に1枚コピーしておきましょう。面接前に履歴書のコピーを用意するメリットは以下の通りです。

・自分の書いた内容を確認できる

面接前の空き時間などに自分が書いた内容をじっくり確認できます。誤字脱字や記入漏れがないか、内容に矛盾がないかをチェックしましょう。

・次回の面接に参考にできる

次回面接を受ける際、前回の履歴書を参考に内容をブラッシュアップすることができます。志望動機や自己PRなどをより具体的な内容に書き換えたり、新たなアピールポイントを追加したりするのに役立ちます。

・企業ごとに内容を調整できる

応募する企業ごとに、必要な情報やアピールポイントは異なります。コピーしておけば、企業ごとに内容を調整し、より効果的な履歴書を作成できます。

履歴書を郵送する際のマナー

履歴書を郵送する場合は、封筒の書き方が異なります。ここでは、郵送する際のマナーについて解説します。

郵送時の封筒の書き方

履歴書を郵送する際には、封筒の書き方に注意が必要です。相手に失礼なく、好印象を与えるために、以下のポイントを意識しましょう。

1. 宛名

宛名は、都道府県から省略せずに正確に記入します。社名は正式名称で記入し、「（株）」などの略字は使いません。部署名がある場合は、部署名も記入します。担当者名がわかっている場合は、担当者名を記入しましょう。

2. 書き方

宛名は、封筒の表側の中央に縦書きで記入します。文字は黒色のボールペンで、丁寧に記入しましょう。誤字脱字がないかも確認します。

3.記載例

〒100-0000

東京都千代田区〇〇◯1-1-1

株式会社〇〇〇〇

人事部御中

4.左下

封筒の左下に、赤字で「応募書類在中」または「○○職応募書類在中」と記入します。

枠線で囲むと、より丁寧な印象になります。

文字は黒色のボールペンで、丁寧に記入しましょう。

5.差出人

封筒裏面に、自分の住所と氏名を記入しましょう。住所は、郵便番号から省略せずに正確に記入します。氏名は、フリガナも忘れずに記入しましょう。

郵送時の封筒の出し方

履歴書を郵送する際には、封筒の出し方にも注意が必要です。せっかく丁寧に書いた履歴書が、折れたり汚れたりして相手に届いてしまっては、せっかくの努力が台無しになってしまいます。履歴書を折らずに封筒に入れられるように、定形外の封筒を使用しましょう。A4サイズのクリアファイルが余裕で入る大きさの封筒を選びます。

・書類の入れ方

履歴書は、クリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。職務経歴書も一緒に送付する場合は、履歴書と職務経歴書をまとめてクリアファイルに入れます。送付状を同封する場合は、クリアファイルの一番上に入れるようにします。封筒は、糊でしっかりと貼り付けましょう。

・郵送方法

履歴書は、応募締め切り日までに確実に届くように送付しましょう。余裕を持って送付することが大切です。できるだけ、郵便局の窓口から直接送付することをおすすめします。