履歴書をPDF化する方法とは？メリット・デメリットもあわせて解説

就活において、履歴書をPDF化するかどうか悩む方も多いでしょう。PDF化には、読みやすさや編集の容易さといったメリットがある一方、手書きの温かみがないといったデメリットもあります。本記事では、履歴書をPDF化する4つの方法と、それぞれのメリット・デメリットを詳しく解説します。

履歴書をPDF化する方法

ここでは、履歴書をPDF化する方法をご紹介します。

パソコンで作成した履歴書をPDF化する

パソコンで作成した履歴書をPDF化するには、以下の2つの方法があります。

保存時にPDF化する方法

ExcelもしくはWord形式のファイルを保存する際に、PDF化する方法です。操作が簡単で、特別なソフトが不要です。ただし、ファイルサイズが大きくなる可能性があるので注意しましょう。

手順

1️.ExcelまたはWordで作成した履歴書を開きます。

2.画面左上の「ファイル」をクリックします。

3.「名前をつけて保存」を選択します。

4.ファイルの種類を「PDF」に変更します。

5.ファイル名を入力して保存します。

エクスポート機能を使う方法

ExcelもしくはWord形式のファイルをエクスポートする方法です。ファイルサイズを小さくできますが、Word 2010以前のバージョンの場合は利用できません。

手順

1.Wordで作成した履歴書を開きます。

2.画面左上の「ファイル」をクリックします。

3.「エクスポート」を選択します。

4.「PDF/XPSの作成」を選択します。

5.ファイル名を入力して保存します。

6.「発行」をクリックします。

手書きの履歴書をスキャンしてPDF化する

手書きの履歴書をPDF化する場合は、スキャナとパソコンを準備しましょう。

スキャナを起動しPCと接続したら、履歴書をスキャナに置きます。

解像度を4,000dpi以上で白黒またはグレースケールでスキャンを実行します。

プレビュー画面で履歴書を読み込めていることを確認したら、PDFファイルとして保存しましょう。

ファイル名は、「氏名_履歴書」のように、分かりやすく名付けましょう。証明写真は、別途貼り付ける必要があります。自宅にスキャナーつきのプリンターがない方は、コンビニのマルチコピー機を利用することがおすすめです。

スマホアプリでPDF化する

パソコンがなくても手軽に履歴書を作成できるスマホアプリは、就活生にとって便利なツールです。多くのアプリは無料で利用でき、テンプレートも豊富に用意されているので、簡単にオリジナルの履歴書を作成できます。

PDF化する際の一つ目の方法はアプリから出力を実施して、PDFファイルとして保存する方法です。

また、アプリに出力機能がない場合は、スクリーンショットをとってファイル形式をPDFに変更しましょう。

履歴書をPDF化するメリット

ここでは、履歴書をPDF化するメリットをご紹介します。

読みやすい

履歴書をPDF化する最大のメリットは、企業の採用担当者にとって読みやすいことです。Wordで作成した文章は、PCの環境が変わると正しく表示されないことがあります。フォントや行間、余白などが変わってしまうと、せっかく作成した履歴書が崩れてしまい、読みづらくなってしまいます。

一方、PDFはどのPCでも同じように表示されるので、レイアウト崩れの心配がありません。また、文字化けを防ぐこともできます。履歴書は、採用担当者に自分の能力や経験を正確に伝えることが重要です。PDF化は、読みやすさを向上させ、レイアウト崩れを防ぐことで、より効果的にアピールできるでしょう。

編集される危険性が少ない

履歴書のファイルをExcelやWord、Googleドキュメントなどで作成すると簡単に編集が可能できます。悪意のある第三者によって改ざんされたり、誤操作で内容が変更されたりするリスクがあります。一方、PDFは編集が困難なファイル形式です。パスワードを設定すれば、さらにセキュリティを高めることができます。自分の能力や経験を正確に伝えるこためにも、情報の正確性を保つようにしましょう。

基本的なパソコンスキルを持っていると証明できる

近年、多くの企業は業務効率化のためにパソコンを活用しています。そのため、基本的なパソコンスキルを持っていることは、就職活動において必須条件といえるでしょう。履歴書をPDF化することは、基本的なパソコンスキルを持っていることを証明する有効な手段です。

裏を返せばIT企業などで手書きやWordファイルのまま送信してしまうと、ITリテラシーがないのではという印象を与える可能性もあるので、注意しましょう。

履歴書をPDF化するデメリット

履歴書のPDF化はメリットも多いですが、デメリットもあります。ここでは、デメリットについて解説します。

手間がかかる

手書き書類をPDFに変換する方法はいくつかありますが、デメリットもあります。たとえば、手書きの書類をPDFに変換するには、いったん手書きで書いた後それをスキャンして変換する必要があります。そのため、作業が増えてしまいます。スキャナーを持っていない場合は、コンビニなどのスキャンサービスを利用する必要があります。1～2枚程度の少ない枚数であれば、手書きのままの方がスキャンして変換するよりも時間が短くて済む場合があります。

写真の画質が劣化する可能性がある

写真をPDFに変換すると、画質が劣化する可能性があります。コンビニのプリンターは、解像度が400dpiのものが多いため、高画質な写真でも画像が低画質化。これは、写真本来の解像度よりも低いため、画質が劣化することにつながります。そのため、手書きよりも見にくくなる可能性があるでしょう。また、使用するプリンターや印刷設定によっても画質が左右されます。高画質なプリンターや設定を使用すれば、画質の劣化を抑えられます。

履歴書をPDF化する際のポイント

ここでは、履歴書をPDF化する際のポイントをご紹介します。

提出先企業がPDFの履歴書に対応しているか確認する

すべての企業がPDFの履歴書に対応しているわけではありません。中には、手書きの履歴書を希望する企業もあります。PDFの履歴書を提出する前に、必ず以下の点を確認しましょう。

企業の採用募集ページに提出方法について記載していることがあるため、まずはそちらを確認し、不安であれば企業に問い合わせしてしまうのもよいでしょう。

確認と修正は確実に行う

履歴書は、企業に自分自身を売り込むための重要な書類です。誤字脱字や記入漏れはもちろん、企業ごとに求められる内容も異なるため、送付前に必ず確認が必要です。誤字脱字や記入漏れはもちろんのこと、修正を忘れたり、別の企業向けの内容を誤って提出してしまう可能性もあります。応募先企業に合わせて、内容を修正していることを確認しましょう。特に、企業名や職種、経験などを間違えていないか注意が必要です。

履歴書に貼る顔写真の画質に気をつける

履歴書に貼る顔写真は、第一印象を左右する重要な要素です。画質が粗いと見にくくなり、採用担当者に悪い印象を与えてしまう可能性があります。PDFの履歴書に貼る顔写真は、少なくとも「560px×420px以上」の解像度おすすめです。それ以下の解像度だと、画像が粗くなり、顔の表情が分かりにくくなります。顔写真は明るく、いきいきとした表情で映るようにしましょう。暗い写真や、表情が硬い写真は避けましょう。

履歴書のサイズはA3かB5にする

履歴書のサイズは、PDF化する場合A4サイズ（見開きでA3サイズ）と、B5サイズ（見開きでB4サイズ）の2種類が一般的です。

1.見開きA3サイズ

・ビジネス上の書類を扱う上で最も適したサイズ

・企業が履歴書を印刷した後に管理しやすい

・学歴や職歴が多い人におすすめ

2.見開きB5サイズ

・コンパクトで持ち運びやすい

・書く内容が少ない人におすすめ

基本的には、応募先企業の指定に従いましょう。企業によっては、A4サイズのみの受け付けとしている場合もあります。指定がない場合は、自身の書きたい内容量や、見栄えなどを考慮して選択しましょう。

誤字脱字のチェックをする

誤字脱字があると、あなたの丁寧さや正確性を問われるだけでなく、企業に悪い印象を与えてしまう可能性があります。読みやすいフォントで、誤字脱字がないかしっかりと確認しましょう。PDF化した履歴書に誤字脱字があった場合は、修正液で修正することは避け、最初から作り直しましょう。誤字脱字のない完璧な履歴書・職務経歴書を提出することで、あなたの誠実さや正確性をアピールすることができます。

提出時の形式が決まっているか確認する

履歴書を提出する前に、必ず企業が指定する形式を確認しましょう。企業によっては、独自の形式を指定している場合があり、その場合は指定された形式で提出する必要があります。指定の形式と異なる場合は、書類が受け付けられない可能性もあるため、企業のホームページなどで確認しましょう。分からない場合は、採用担当者に問い合わせる方法もあります。提出期限に余裕を持って準備を進めることも大切です。

PDF化した履歴書をメールで送付する際の注意

ここでは、履歴書をメールで送付する際の注意点をご紹介します。

ファイル名から内容が分かるようにする

ビジネスメールでファイルを添付する際は、ファイル名から内容が分かるようにすることが重要です。相手にファイルを開いてもらう前に、何のファイルなのかを判断できるようにしましょう。

ファイル名には「氏名」と「履歴書」を含め、さらに送付日を追加するとより分かりやすくなるでしょう。また、日本語は全角、英数字とアンダーバーなどの記号はすべて半角としましょう。ただし、環境依存文字や特殊文字は使用しないようにします。

例

山田太郎_履歴書_20231114.pdf

ファイルにパスワードをかける

企業から指定がある場合や、セキュリティ上の懸念がある場合は、ファイルにパスワードを設定しましょう。パスワードを設定することで、ファイルの閲覧を制限し、情報漏洩を防げます。ファイル圧縮ソフトを使用することも可能です。パスワードは、ファイルとは別のメールで送りましょう。また、パスワードをメールの本文に記載したり、電話や口頭で伝えることは避けましょう。

容量に気をつける

ビジネスメールでファイルを添付する際は、相手の受信容量を考慮し、容量に気をつけることが重要です。企業ごとに受信できるメールの容量は異なるため、極端に大きいサイズのファイルを添付して送ってしまうと、相手が受信できない可能性があります。

添付ファイルの容量の目安は2MBまでで、企業によっては1MB以下に設定している場合もあります。相手の受信容量を考慮し、適切なサイズのファイルを送ることで、スムーズなコミュニケーションが可能になるでしょう。

メールの件名と本文に添付ファイルがあることを伝える

ビジネスメールでファイルを添付する際は、件名と本文に添付ファイルがあることを必ず伝えるようにしましょう。件名に「【添付】」や「[ファイル添付]」などの文字を入れることで、相手にファイルが添付されていることを伝えることができます。また、本文の冒頭で、「添付のファイル」や「下記ファイルの通り」などの文言を使って、添付ファイルがあることを伝えましょう。

履歴書をPDF化する方法を知ろう

パソコンで作成した履歴書をPDF化することで、フォントや文字サイズ、余白などのレイアウトが崩れることなく、どの環境でも綺麗に表示することができます。また、PDFファイルは編集が難しいため、改ざんされる可能性が低くなります。履歴書をPDF化するかどうかは、企業の要求や自分の状況に合わせて判断する必要があります。メリットとデメリットを理解した上で、最適な方法を選びましょう。

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