【テンプレート有】｜履歴書の基本的な書き方とルールを解説！PCで書くのが主流？

履歴書には自己PRや志望動機、職歴など様々な項目がありますが、「最初にどの箇所から書き始めるべきか」「各項目の書き方がわからない」と書き方に迷う方もいるかと思います。

本記事では、履歴書のテンプレートに合わせた各項目の書き方を中心に解説します。

近年主流となっているブラウザで履歴書を作成することのメリット・デメリットも併せて紹介するので、参考にしてみてください。

履歴書テンプレート：厚生労働省作成

履歴書のテンプレートには、複数の種類があります。2021年4月より、厚生労働省からも履歴書様式例が提供されており、これらは採用選考や求職活動で利用可能です。求職者本人が持つ適性や能力を明確に表記して、適切な採用選考が行えるようにするための様式で、求職者のプライバシー保護にも配慮した履歴書です。

性別の記入が任意になっており、「通勤時間」「扶養家族」「配偶者」「配偶者の扶養義務」の4項目は設けられていません。新卒から転職、アルバイトまで、さまざまなシーンで活用できる履歴書です。

※厚生労働省の履歴書テンプレートがダウンロードできるようリンクを設置いたします。

PDF方式：https://jsite.mhlw.go.jp/aomori-roudoukyoku/content/contents/R3_pdf_rirekisyo.pdf

Excel方式：https://jsite.mhlw.go.jp/aomori-roudoukyoku/content/contents/R3_excel_rireisyo.xls

履歴書テンプレートの選び方

こちらでは、履歴書テンプレートの選び方を紹介します。フォーマットは、主にPDF形式もしくはExcel・Word形式の2パターンです。各フォーマットの特徴を知り、履歴書作成の際に自分にあった形式を選べるようにしましょう。

PDF形式のテンプレート

履歴書のテンプレートでは、はじめからPDF形式のものがあります。PDF形式は一般的に、記入していない空白の状態のフォーマットを印刷して、手書きで各項目を記入します。失敗する可能性を考慮して、複数枚印刷しておくとよいでしょう。

印刷は、テンプレートの用紙サイズに合わせて行います。記入サンプルがあわせて提供されていれば印刷し、見本を確認しながら記入を進めていきましょう。PDF形式の履歴書テンプレートは、効率よく手書きで作成したい方におすすめです。

Excel・Word形式のテンプレート

Excel・Word形式のテンプレートは、パソコン上で入力が可能で、項目を埋めた後はPDFに変換して印刷ができます。データ送付の場合は、入力したものをPDF変換して、そのままメールで送付可能です。パソコン上で記入をしているため、必ず最後に誤字脱字や形式のバランスを確認しましょう。

Wordは、環境によって印刷結果が左右される心配が少ないので、印刷時の調整を手間に感じる方におすすめです。ExcelもWordも入力間違いがあってもすぐに削除して訂正ができるため、修正の手間がない点が魅力といえます。

履歴書の作成はパソコンが主流

近年、履歴書を手書きではなくパソコンで作成する方法が主流になりつつあります。一昔前までは手書きの履歴書がほとんどでしたが、現在は、パソコンで入力された履歴書を見る機会も増えてきているでしょう。パソコンで履歴書を作成する方法は、求職者側と企業側の双方にメリットがあります。

また、パソコンで履歴書を作成すると、WordやExcelなどの基本的な操作ができると判断してもらえる可能性があります。とくにパソコンを使う仕事や企業を目指している場合や、社員の年齢層が若い会社へ履歴書を提出する際は、パソコンでの作成がおすすめです。

履歴書テンプレートにパソコンで入力するメリット・デメリット

こちらでは、履歴書のフォーマットにパソコンから直接入力する作成方法の、メリット・デメリットを紹介します。主流となりつつあるパソコン作成の特徴を理解し、自分にとっては手書きとどちらが大きいメリットを受けられるか確認しましょう。

パソコンで入力するメリット

パソコン入力での履歴書作成は、スピーディーかつ効率的というメリットがあります。また、入力内容の間違いが発生してもすぐに修正が可能で、手書きのように一から書き直す必要がありません。手書きよりも、作成・修正ともに手間が減るため、内容のブラッシュアップに時間を使えるようになるでしょう。

また、1枚作成しておけば、自分のオリジナルテンプレートとして使い回しが可能です。氏名や学歴など固定の情報はそのまま活用し、志望動機や自己PR文を企業に合わせてアレンジすれば、効率よく複数の企業に対して履歴書を作成できます。応募企業が多い場合は、パソコンでの作成がおすすめです。

パソコンで入力するデメリット

履歴書をパソコンで入力する大きなデメリットはありません。しいて言えば、履歴書をほかの企業に流用する際、内容の変更し忘れに気を付けなければいけないということが挙げられるでしょう。パソコンで作成した履歴書は、そのままフォーマットをほかの企業に活用できます。しかし、複数の企業に応募する際、本来企業に合わせて変更しなければいけない項目の修正漏れが発生する可能性があります。

簡単に作成できる分、確認を怠ってしまうと小さなミスが発生しがちになるため、パソコンで作成した履歴書は最終チェックを欠かさず行いましょう。

履歴書テンプレートに手書きで記入するメリット・デメリット

こちらでは、履歴書テンプレートを印刷または購入して、手書きで記入していく方法のメリット・デメリットを紹介します。手書きは時間がかかりますが、人柄や熱意を見てもらえる可能性があります。手間とメリットを比較して、自分に向いている作成方法であるか判断しましょう。

手書きのメリット

手書きの履歴書からは、人柄をチェックしてもらえる可能性があります。お手本のようにきれいな字ではなくとも、丁寧かつ読みやすい文字での作成を心がけましょう。文章の丁寧さが伝われば、面接官から好印象を得られる可能性があります。

また、真剣度や志望度が高いと伝えるために手書きの履歴書を作成するケースもあるでしょう。手書きの履歴書では、整った文字を書いたほうがよい印象を与えられます。

手書きのデメリット

履歴書を手書きで作成する大きなデメリットとして、作成に手間と時間がかかる点が挙げられます。もし誤字脱字をしたり、誤った内容を書いてしまったりした場合、履歴書を一から書き直す必要があります。また、複数企業に応募する場合は、都度すべての項目を手書きで書かなければいけないため、作成の負担が大きいでしょう。

また、手書きで作成する際は、走り書きや殴り書きなどで雑な文字を書くと、かえって印象を悪くしてしまう可能性があります。内容を充実させることに集中しすぎて、文字を詰め込みすぎると読みにくくなってしまいます。手書きで履歴書を作成する際は、相手の読みやすさを考えたうえで作成しましょう。

履歴書テンプレートの基本的な書き方

こちらでは、履歴書テンプレートの基本的な書き方を紹介します。一般的に履歴書で用意されている項目ごとに、書き方や内容のポイントを解説します。手書きでもパソコンでも、項目に見合った内容の記入が大切です。ポイントを押さえて、採用担当者の興味を引くような履歴書を作成しましょう。

日付

履歴書には、日付を記入する箇所があります。日付欄には提出日を記入します。履歴書を作成した日付ではない点に注意してください。また、提出方法に合わせて日付を変える必要があります。メール送信の場合は、メール送信日を日付に記入しましょう。郵送の場合は投函日を記入します。面接に直接持参する場合は、面接当日の日付を記入します。また、日付は西暦か元号で記入するのが一般的ですが、他の項目でも入力する箇所があるため、表記は統一するようにしましょう。

氏名

自分の名前をフルネームで記入します。姓と名の間にスペースを空けると相手が読みやすいです。珍しい氏名の場合、姓と名の区切りがわかりにくい可能性があるため、スペースを意識することが大切です。また、フリガナはテンプレートの指示にあわせてカタカナまたはひらがなで記入します。

一般的な履歴書に押印は必要ありません。企業担当者から指示があった場合のみ押しましょう。また、押印を押す際は、基本的に氏名の右横に押します。

証明写真

履歴書には、求職者の本人確認をするために証明写真を貼ります。一般的なサイズは、横2.4〜3cm、縦3.6〜4cmです。写真は最新のものを利用し、タイミングでいうと3か月以内に撮影したものを使用するのが一般的なルールです。証明写真は、万が一はがれ落ちてしまった際に、どの履歴書に貼付されていたものかわかるよう、裏側に氏名を記入しておきましょう。

住所と連絡先

住所は都道府県から記入します。連絡先は基本的に固定電話を、所有していない場合は携帯番号を記入しましょう。また、企業によっては選考の説明をメールで行うケースがあります。連絡先としてメールアドレスを記入する場合は、連絡をよくチェックするアドレスを記入してください。

学歴

学歴欄では、学校の正式名称と、入学・卒業の年月を記入します。学歴をどこから記入するかについては、指定がなければ大学や専門学校卒の場合は高等学校卒業から書くのが一般的です。学歴が高等学校卒業までであれば、高等学校入学から記入します。学部や学科、専攻、研究科なども省略せずに正式名称で記入しましょう。

職歴

職歴には原則、これまでに在籍したすべての会社を記入します。会社名は正式名称で、入社・退社の年月がわかるように記入が必要です。応募企業にマッチした経験をしている職歴があれば、職務内容を強調して書くとよいでしょう。社会人歴が長く、履歴書の枠内ですべての職歴を書ききれない場合は、職務経歴書を利用して、すべての職歴を記入します。職務経歴書を併用する場合は、アピールしたい職歴をピックアップして履歴書に記入し、そのほかを職務経歴書に記入しましょう。

免許と資格

免許と資格欄では、はじめに免許を記入し、そのあとに資格を記入します。免許や資格は取得した時系列順に記入しましょう。また、名前は略称ではなく正式名称で書きます。履歴書によって、免許と資格を書く欄が分かれている場合と分かれていない場合があります。同じ欄に記入する必要がある場合は、順番が混在しないよう注意が必要です。

志望動機

志望動機は履歴書テンプレートによって書ける量が異なります。一般的には100～200文字程度と見ておきましょう。志望動機は、応募先企業を選んだ理由、活かせる経験やスキル、自身の強みを入社後どのように活かせるかを中心に作成します。応募先企業ならではの情報を盛り込む必要があるため、事前の企業研究が欠かせません。

また、どの企業にでもいえるような志望動機では、採用担当者の興味を引けません。経験に基づき、具体的かつ企業の強みや特徴をとらえた志望理由を作成しましょう。

自己PR

自己PR欄では、自分の知識やスキル、長所を活かして、応募企業にどのような貢献ができるかを記入します。自己PRでは、自分の強みを知る必要があるため、自己分析が欠かせません。また、単なる長所や強みを記入するだけでは、印象に残りにくいです。単なる自己紹介になってしまわないよう、企業に貢献できる強みや長所をアピールしましょう。

なお、自己PRのスペースも履歴書の種類によって大きさが異なりますが、基本的には100～200文字ほどとされています。

趣味と特技

趣味や特技を記入すると、応募者自身を知ってもらえるきっかけになり、興味を引ければ採用担当者へのアピールにも役立ちます。内容によってはインパクトのある印象を残せるでしょう。応募企業で活かせる趣味や特技があれば、自己PRにもつなげられます。

本人希望記入欄

本人希望記入欄は、入社するにあたって伝えておきたい条件がある場合に利用します。たとえば、家族の介護で勤務時間に制限がある場合は、勤務可能な時間を記入します。また、応募企業の職種が複数ある場合は、希望職種を記入するとよいでしょう。特に記入事項がない場合でも空欄は避けてください。「貴社規定に準じます」といった記入をしておくのがマナーです。

履歴書テンプレートに記入する際のルール

こちらでは、履歴書テンプレートに記入していく際に把握しておきたいルールを紹介します。

年月日の書き方は統一する

履歴書には、年月日を記入する箇所が複数あります。指定がない場合は、西暦と和暦のどちらで記入しても問題ありません。ただし、同一履歴書内では、どちらかに統一して書くようにしましょう。西暦と和暦のどちらかに統一していると、採用担当者が時系列を把握しやすくなります。なお、官公庁では和暦が好まれ、外資系では西暦が好まれるなどの特徴があります。

空欄は作らない

履歴書を作成する際は、基本的にすべての項目を埋めて空欄を作らないようにしましょう。特に記入する内容がない項目もあるかもしれません。その場合は、「特になし」「貴社規定に準じます」などと記入しておくと、採用担当者が記入漏れでないと判断しやすくなります。

文字は基本的に黒で書く

履歴書を作成するときは、原則黒で消えないペンを使用しましょう。シャープペンや色ペンは消えてしまったり、読みにくくなったりするため使用は避けてください。また、黒のペンでも、こすって消せるタイプのペンはおすすめしません。摩擦の熱により誤って消えてしまい、情報が確認できない可能性があります。

履歴書はテンプレートを活用して効率よく作成しよう

近年、履歴書をパソコンで作成する方法が主流になってきています。人柄や温かみが出るとして手書きの履歴書が好まれる場合もありますが、求職者と企業側どちらの利便性も上がるパソコン作成も増加しています。履歴書のフォーマットを使用すると、効率よく複数の履歴書作成が可能です。入力内容を間違えてしまってもすぐに修正できる点が好まれています。

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